Qvantelin matka pilvipalveluun

Qvantel on suomalainen yritys, joka auttaa nopeuttamaan teleoperaattoreiden digitalisoitumista ympäri maailmaa.

Yrityksellä oli tietoja yli kymmenessä eri järjestelmässä, asiakasprojektien näkyvyys oli riittämätön eikä yritys pystynyt johdonmukaisesti suunnittelemaan tai laatimaan ennusteita, joten yrityksessä todettiin, että heidän on otettava käyttöön uusi pilvi-ERP-järjestelmä, joka tukee siirtymistä projektilähtöiseen toimintamalliin.

Kaj Wikström, Qvantelin Chief Financial Officer, kertoi X4U 2021 -tapahtumassa, miten hän tiimeineen valitsi Unit4:n kumppanikseen Qvantelin harvinaislaatuiselle siirtymiselle pilveen. Tässä muutamia kohokohtia.

Ainutlaatuinen yritys, ainutlaatuinen muutospolku

Tarina Qvantelin ERP-polusta on myös tarina ainutlaatuisesta liiketoiminnasta.

Yritys on tarjonnut teleoperaattoreille liiketoiminnalle strategisia ohjelmistoratkaisuja 25 vuoden ajan. Useita vuosia kestänyt vahvan kasvun jakso on tehnyt Qvantelista kansainvälisen yrityksen, jolla on kansainvälisiä asiakkaita 23 eri maassa. Pelkästään viimeisen neljän vuoden aikana yritys on vienyt läpi yli kymmenen digitaalista muutosta ja järjestelmien käyttöönottoa.

Menestys tuo omat haasteensa, ja Qvantel on tunnistanut neljä keskeistä estettä jatkuvalle kasvulleen:

• Asiakasprojekteja ei pystytä johtamaan tehokkaasti eikä resursoimaan dynaamisesti, koska näkyvyys projekteissa on riittämätön.
• Tietoja kymmenessä tai useammassa erillisessä järjestelmässä, joita käytetään eri liiketoimintayksiköissä ja toimipisteissä.
• Johdonmukaisen dynaamisen suunnittelun, ennusteiden laatimisen ja seurantamahdollisuuden puute, mistä seuraa, ettei raportointi linkity strategisiin tavoitteisiin.
• Tarpeettoman suuret yleiskustannukset hallinnosta ja IT:stä.

Qvantel totesi, että yrityksen oli aloitettava vielä yksi muutosprojekti, jonka avulla yritys pystyisi toimimaan projektilähtöisesti, ja sitä tukisi pilvipohjainen ERP-järjestelmä. Näin yritys pystyisi toteuttamaan koko organisaation laajuista strategiaa, joka yhdistäisi kaikki yrityksen työntekijät maailmanlaajuisesti.

Qvantel tiesi, että yrityksessä, joka kasvaa 50 %:n vuosittain, ERP:n käyttöönottoon liittyy merkittävä liiketoimintariski. Silti yritys lähti erittäin poikkeukselliselle kolmivaiheiselle muutospolulle:

Vaihe 1: Toimittajan valinta

Varmistaakseen, että muutos johtaisi uuteen työskentelytapaan eikä vain samaan työhön, mutta uusilla työkaluilla, tiedoilla ja malleilla, jotka on viety uuteen järjestelmään, Qvantel aloitti muutoksen määrittelemällä ensin, millainen uusi, ihanteellinen työskentelytapa olisi.

He määrittivät, miten asiakasprojekteja haluttiin luoda ja toteuttaa, miten jokaisen tulisi työskennellä luodessaan ja toteuttaessaan asiakasprojekteja ja miten liiketoimintaprosessien ja työnkulkujen tulisi toimia.

Vasta sitten aloitettiin toimittajien arviointi sen perusteella, millaisia valmiita ratkaisuja nämä pystyivät tarjoamaan ja miten ne sopivat yrityksen tarpeisiin.

Unit4 valittiin lopulta, koska meillä oli valmiudet toteuttaa oma ratkaisu ja halu suunnitella ja sopia mukautettu valikoima prosesseja, jotka olisivat toiminnassa heti käyttöönoton jälkeen. (Meitä ilahdutti erityisesti kuulla, että suoriuduimme erityisen hyvin tämän erittäin tarkan valintaprosessin live-esittelyvaiheesta.)

Vaihe 2: Käyttöönotto liiketoimintayksiköissä

Maailmanlaajuisten prosessien, kuten usein monimutkaisia vaatimuksia sisältävien talous- ja HR-järjestelmien, sijaan Qvantel päätti aloittaa muutoksen ruohonjuuritasolta niillä alueilla, joilla oli suurin tarve kehittää työskentelytapoja.

Tämä alhaalta ylöspäin -lähestymistapa minimoi operatiiviselle toiminnalle aiheutuvan riskin sekä riskin siitä, että tärkeintä tavoitetta eli uuteen työskentelytapaan siirtymistä ei saavuteta.

Unit4 ERP otettiin käyttöön liiketoimintayksiköissä seuraavassa järjestyksessä:

• Myyntimahdollisuuksien hallinta (Sales Opportunity Management)
• Projektisuunnittelu (Project Planning)
• Ajan ja matkustuksen hallinta (Time and Travel Management)
• Resurssien suunnittelu (Resource Planning)
• Henkilöstö- ja taloushallinto (HR& Finance), mukaan lukien vuosisuunnitelmien ja -budjettien laadinta

Vaihe 3: Käyttöönottostrategia

Teimme Qvantelin kanssa yhteistyötä, jotta he saivat otettua käyttöön ratkaisun tärkeimmät toiminnot vaiheittain kaikissa toimintamaissa samanaikaisesti, jolloin varmistettiin laaja ja nopea vaikutus liiketoiminnan kaikkiin osiin.

Uuden ERP:n taloustoimintojen käyttöönoton testiympäristöiksi valittiin kaksi johtavaa maata:

1. Suomi, jotta varmistettiin, että pääkonttori omaksui uudet toiminnot ja pystyi olemaan käytännönläheisesti mukana muiden maiden etenemisessä.
2. Intia, jotta voitiin varmistaa tehokas suorituskyky myös erittäin suurissa käyttömäärissä ja erittäin monimutkaisissa verotus- ja sääntely-ympäristöissä.

Tähänastiset saavutukset

Tähän mennessä Qvantel on saanut yhden merkittävän strategisen edun Unit4 ERP:stä: siirtymisen dynaamiseen toiminta- ja johtamismalliin, joka tekee työn suunnittelusta, suorittamisesta ja seurannasta paljon yksinkertaisempaa ja tehokkaampaa. Keskeisten liiketoimintaprosessien sekä työntekijä- ja tukiprosessien välillä on nyt saumattomat yhteydet.

Tämän lisäksi Qvantel arvioi, että toiminta on nyt 30% tehokkaampaa, yrityksen strategia toteutuu paremmin. He ovat tyytyväisiä kun kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta ja järjestelmien työntekijäkokemus on parantunut, koska niitä on helpompi käyttää ja ne säästävät aikaa.

Haluatko lisätietoja?

Lisätietoja Qvantelin ainutlaatuisesta siirtymisestä pilvi-ERP:hen sekä Kajn ja entisen CFO:mme Gordon Stuartin välisen CFO-to-CFO-keskustelun saat tilaamalla koko X4U 2021 -webinaarin täältä.