Qvantel's cloud transformatie

De Finse organisatie Qvantel helpt telecom operators wereldwijd bij het versnellen van de digitalisering. Met data verspreid over meer dan 10 silo's, onvoldoende zicht op klantprojecten, en een gebrek aan vermogen om goed te plannen of te voorspellen, realiseerden ze zich dat ze een nieuwe cloud ERP moesten adopteren die een overgang naar een project-gedreven operations model kon ondersteunen. Tijdens X4U 2021, vertelde Kaj Wikström, Qvantel's Chief Financial Officer, hoe hij en zijn team Unit4 kozen als partner voor hun ongebruikelijke cloud reis.

Een uniek bedrijf, een unieke transformatie

Het verhaal van Qvantel's reis met ERP is ook het verhaal van een uniek bedrijf.

Het bedrijf levert al 25 jaar bedrijfsstrategische softwareoplossingen aan telecom operators. In de afgelopen jaren heeft een periode van sterke groei Quantel omgevormd tot een internationaal bedrijf met klanten in 23 landen. Alleen al in de afgelopen 4 jaar hebben ze meer dan 10 digitale transformatie Go-Lives meegemaakt. Succes brengt zijn eigen uitdagingen, en Qvantel identificeerde 4 belangrijke barrières voor voortdurende groei:

•  Onvoldoende zichtbaarheid om klantprojecten en hun dynamische resourcing effectief te beheren.
• Data verspreid over 10 of meer silo systemen gebruikt over meerdere business units en locaties.
• Gebrek aan een dynamische planning, prognose, en tracking mogelijkheid, waardoor er geen rapportage was die kon worden teruggekoppeld naar strategische doelen.
• Onnodig hoge overheadkosten voor administratie en IT uitgaven.

Qvantel besloot dat ze een ander transformatieproject moesten starten. Eén die hen in staat zou stellen om als een project gedreven bedrijf te opereren, ondersteund door een cloud-gebaseerde ERP die helpt bij het invoeren van een bedrijfsbrede strategie voor alle werknemers in alle vestigingen. In een omgeving van 50% jaar-op-jaar groei, wist Qvantel dat een ERP-implementatie een aanzienlijk risico voor het bedrijf was. En dus, begonnen ze aan een zeer onconventioneel 3-stappen pad naar transformatie:

Stap 1: Leverancier selectie

Om er zeker van te zijn dat hun transformatie zou leiden tot een nieuwe manier van werken (in plaats van alleen maar hetzelfde werk met nieuwe tools en data en modellen verplaatst naar een nieuw systeem), begon Qvantel hun transformatie door eerst hun nieuwe ideale manier van werken te definiëren.

Ze bepaalden hoe ze wilden dat hun organisatie projecten voor klanten zou creëren en implementeren, hoe ze wilden dat iedereen daarbij zou werken, en hoe hun bedrijfsprocessen en workflows zouden functioneren. En pas daarna begonnen ze ERP leveranciers te evalueren op basis van hun vermogen om oplossingen te bieden met de best passende out-of-the-box productmogelijkheden voor hun behoeften.

Unit4 werd uiteindelijk geselecteerd vanwege het vermogen om eigen oplossing uit te rollen, en vanwege de bereidheid om een aangepaste reeks processen te ontwerpen die binnen Qvantel konden draaien zodra de uitrol voltooid was.

Stap 2: Uitrollen naar business units

In plaats van te beginnen met wereldwijde processen zoals financiën en HR - die vaak de meest complexe eisen stellen aan een ERP-oplossing - koos Qvantel ervoor om hun transformatie vanaf de basis voort te zetten in die gebieden met de grootste behoefte om hun manier van werken te verbeteren.

Deze bottom-up aanpak minimaliseerde het risico voor de operaties, en het risico van het niet halen van de belangrijkste doelstelling van het migreren naar een nieuwe manier van werken.

Unit4 ERP werd achtereenvolgens uitgerold over:

1. Sales Opportunity Management
2. Project Planning
3. Time and Travel Management
4. Resource Management
5. HR & Finance - inclusief jaarplanning en budgettering

Stap 3: Uitrol strategie

We werkten samen met Qvantel om de belangrijkste mogelijkheden van de oplossing gefaseerd uit te rollen in alle operationele landen tegelijk om een brede en snelle impact in elk deel van het bedrijf te garanderen.

Toen het ging om het uitrollen van de nieuwe ERP naar finance gerelateerde mogelijkheden, selecteerden we 2 lead landen als test:

1. Finland - om ervoor te zorgen dat het hoofdkantoor de nieuwe mogelijkheden zou overnemen en hands-on zou zijn met de voortgang in andere landen.
2. India - om de hoge prestaties te bevestigen, zelfs in extreem hoog volume gebruik en zeer complexe fiscale regelgeving.

Prestaties tot nu toe

Tot nu toe heeft Qvantel één groot strategisch voordeel van Unit4 ERP: een verschuiving naar een dynamisch bedrijfs- en managementmodel dat het plannen, uitvoeren en volgen van werkzaamheden veel eenvoudiger en efficiënter maakt. Naadloze koppelingen bestaan nu van belangrijke bedrijfsprocessen naar mensen en ondersteunende processen. Daarnaast schat Qvantel een verbetering van 30% in operationele efficiëntie, ervaart het een betere afstemming op de bedrijfsstrategie, heeft het één informatiebron voor data en bedrijfsinformatie, en een verbeterde werknemerservaring over hun gehele technologie dat tijd bespaart, en gemakkelijker te gebruiken is.

Meer weten?

Om meer te weten te komen over Qvantel's unieke ERP cloud reis - samen met een CFO discussie tussen Kaj en onze voormalige CFO Gordon Stuart - bekijk je hier de volledige X4U 2021 sessie als on-demand webinar.