La transition vers le cloud de Qvantel

Qvantel est une société basée en Finlande qui aide les opérateurs de télécommunications du monde entier à accélérer leur transformation digitale.

Avec des données réparties sur plus de 10 structures en silos, un manque de visibilité des projets clients et une inaptitude à planifier ou à prévoir de façon cohérente, l’entreprise a réalisé qu’ils se devaient d’adopter un nouvel ERP cloud qui pourrait prendre en charge un modèle d’exploitation axé sur les projets.

Lors de lévènement X4U 2021, Kaj Wikström, directeur financier de Qvantel, est venu expliquer comment son équipe et lui-même ont choisi Unit4 comme partenaire pour leur transition atypique vers le cloud. Voici quelques-uns des points forts de la session.

Une entreprise unique pour une transformation unique

L’histoire de la transition de Qvantel avec l’ERP incarne aussi l’histoire d’une entreprise unique.

La société se consacre depuis 25 ans à fournir des solutions logicielles stratégiques aux opérateurs de télécommunications. Au cours des dernières années, une période de forte croissance a transformé Quantel en une entreprise internationale avec une clientèle présente dans 23 pays. De même, au cours des seules 4 dernières années, ils ont connu pas moins de 10 déploiements logiciels différents.

Le succès apporte son lot de défis, et Qvantel a identifié 4 principaux obstacles à sa croissance opérationnelle :

• La visibilité insuffisante pour gérer efficacement les projets clients et leur ressource en personnel.
• Les données réparties sur au minimum 10 systèmes cloisonnés utilisés au sein de plusieurs unités commerciales et sites.
• L’absence de capacités de planification, de prévision et de suivi en temps réel, ce qui implique qu’il n’existe pas de rapports pouvant être reliés aux objectifs stratégiques.
• Des coûts indirects inutilement élevés pour les dépenses administratives et informatiques.

Qvantel a donc décidé de se lancer dans un nouveau projet de transformation -  celui qui permettrait de fonctionner comme une entreprise axée sur les projets, soutenue par un ERP cloud qui puisse rendre opérationnelle une stratégie à l’échelle de l’entreprise qui intègre tous leurs employés sur l’ensemble de leurs sites.

Dans un environnement en croissance continue de 50 % par an, Qvantel savait que l’implémentation d’un ERP allait comporter un risque significatif pour l’entreprise. Par conséquent, ils se sont lancés dans une transformation en 3 étapes très peu conventionnelle :

Étape 1 : La sélection des fournisseurs

Pour s’assurer que leur transformation conduirait à une nouvelle méthode de travail, plutôt que de simplement faire le même travail avec de nouveaux outils, données et modèles déplacés vers un nouveau système, Qvantel a débuté sa transformation en commençant par définir leur nouvelle méthode de travail idéale.

Ils ont déterminé comment ils voulaient que leur entreprise crée et déploie des projets pour les clients, comment ils voulaient que tout le monde travaille dessus, et comment leurs processus et flux de travail commerciaux pourraient fonctionner.

Ce n’est qu’à partir de là qu’ils ont commencé à évaluer les fournisseurs en fonction de leur capacité à fournir des solutions produits prêtes à l’emploi les mieux adaptées à leurs besoins.

Ils ont finalement choisi Unit4 pour sa solution sur mesure, et pour sa capacité de concevoir et d’accepter une gamme personnalisée de processus qui pourraient s’exécuter au sein de Qvantel une fois le déploiement terminé. (Nous sommes ravis d’apprendre que nous nous sommes tout particulièrement démarqués lors de l’étape de démonstration « live » de ce processus de sélection très exigeant.)

Étape 2 : Déploiement par départements opérationnels

Plutôt que de commencer par des processus globaux comme la finance et les RH (qui possèdent le plus souvent les exigences les plus complexes pour une solution ERP), Qvantel a choisi de débuter sa transformation à partir des services terrains qui nécessitent le plus une évolution des méthodes de travail.

Cette approche ascendante a minimisé les risques pour les opérations et le risque de ne pas atteindre l’objectif clé de la migration vers une nouvelle méthode de travail.

Dans l’ordre, Unit4 ERP a été déployé sur :

1. La gestion des opportunités de vente
2. La planification de projets
3. La gestion du temps et des déplacements
4. La planification des ressources
5. Les RH et finances, y compris la planification et la budgétisation annuelles

Étape 3: Stratégie de déploiement

Nous avons travaillé avec Qvantel pour déployer simultanément par phases les fonctionnalités clés de la solution dans tous les pays d’exploitation afin d’assurer un impact large et rapide dans chaque partie de l’entreprise.

Lorsqu’il a fallu déployer le nouvel ERP pour les départements finances, nous avons sélectionné 2 pays pilotes afin d’effectuer des essais :

1. La Finlande, afin de s’assurer que le siège adopte les nouvelles capacités et qu'il soit prêt à suivre les progrès réalisés dans d'autres pays.
2. L’Inde, pour confirmer des performances élevées même dans des volumes d’utilisation extrêmement élevés et des environnements fiscaux et réglementaires très complexes.

Résultats

Jusqu’à présent, Qvantel a obtenu de Unit4 ERP un énorme avantage stratégique : une transition vers un modèle d’exploitation et de gestion dynamique qui rend la planification, l’exécution et le suivi du travail beaucoup plus simples et plus performants. Désormais, des liens fluides existent entre les processus métier clés, les personnes et les fonctions support.

Au-delà de cet aspect, Qvantel estime obtenir une amélioration de 30 % de l’efficacité opérationnelle, bénéficier d’une meilleure adéquation avec la stratégie de l’entreprise ainsi que d’une source unique de données et d’informations commerciales fiables, mais aussi d’une expérience employé améliorée sur l’ensemble de son parc technologique, avec un gain de temps et une plus grande facilité d’utilisation.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Pour en savoir plus sur la transition vers l’ERP cloud de Qvantel, et suivre la discussion entre Kaj et notre ancien directeur financier Gordon Stuart - consultez la session X4U 2021 complète sous forme de webinaire à la demande ici.