Qvantels reise til skyen

Selskapet Qvantel er basert i Finland og bidrar til å akselerere digitaliseringen av telekommunikasjonsoperatører over hele verden.

Med data spredt over mer enn ti siloer, utilstrekkelig synlighet for kundeprosjekter og manglende evne til å planlegge eller prognostisere, innså Qvantel at de måtte innføre en ny ERP-modell i skyen for å støtte overgangen til en prosjektdrevet driftsmodell.

På vår kundekonferanse, X4U 2021 forklarte Kaj Wikström, Qvantels Chief Financial Officer, hvorfor han og teamet hans valgte Unit4 som partner for deres uvanlige skyreise. Her er noen av høydepunktene fra presentasjonen på konferansen.

Et unikt selskap, en unik transformasjon

Historien om Qvantels reise med ERP er også en historie om en unik bedrift.

Selskapet har i 25 år levert strategiske bedriftsprogramvareløsninger til telekommunikasjonsoperatører. De siste årene har vært en periode med sterk vekst, og har gjort Qvantel til et internasjonalt selskap med en kundebase i 23 land.

Suksess skaper egne utfordringer, og Qvantel identifiserte fire viktige barrierer for kontinuerlig vekst:

• Utilstrekkelig synlighet for effektiv administrering av kundeprosjekter og dynamiske ressurser.
• Data spredt over ti eller flere silosystemer som ble brukt på flere forretningsenheter og steder.
• Mangel på sammenhengende dynamisk planlegging, prognostisering og sporingskapasitet –betyr at rapporteringen ikke kan knyttes til strategiske mål.
• Unødvendig høye administrasjonskostnader og IT-utgifter.

Qvantel bestemte seg for starte enda et prosjekt – et som ville gjøre det mulig for dem å fungere som et prosjektdrevet selskap, støttet av et skybasert ERP-system som kunne bidra til å drive en selskapsstrategi som inkluderer alle de ansatte verden over.

I et miljø med 50 % årlig vekst visste Qvantel at en ERP-implementering ville medføre en betydelig risiko for virksomheten. Derfor valgte de en svært ukonvensjonell 3-trinns vei til omforming:

Trinn 1: Valg av leverandør

For å sikre at transformasjonen ville føre til en ny måte å arbeide på – i stedet for bare det samme arbeidet med nye verktøy, data og modeller som flyttes til et nytt system – begynte Qvantel omformingen ved først å definere den nye ideelle måten å arbeide på.

De bestemte hvordan de ønsket at selskapet skulle opprette og fordele prosjekter for kunder, hvordan de ønsket at alle skulle jobbe mens de gjorde det, og hvordan forretningsprosessen og arbeidsflytene skulle fungere.

Først da begynte de å evaluere leverandørene basert på deres evne til å tilby løsninger som passet best i henhold til deres behov.

Unit4 ble til slutt valgt for vår evne til å distribuere vår egen løsning, og for vår villighet til å designe og bli enige om et tilpasset utvalg av prosesser som kunne kjøres i Qvantel så snart utrullingen ble fullført. (Vi er glade for å høre at vi gjorde det spesielt bra i den direktesendte demonstrasjonen i denne svært krevende utvelgelsesprosessen.)

Trinn 2: Utrulling til forretningsenheter

I stedet for å starte med globale prosesser som økonomi og HR – som ofte har de mest komplekse kravene til en ERP-løsning – valgte Qvantel å begynne omformingen fra grunnen av i de områdene med størst behov for å utvikle arbeidsmetodene.

Denne bottom-up-tilnærmingen minsket driftsrisikoen og risikoen for å ikke oppfylle hovedmålet om overføring til den nye arbeidsmetoden.

Unit4s ERP ble rullet ut i:

• Administrasjon av salgsmuligheter (Sales Opportunity Management)
• Prosjektplanlegging (Project Planning)
• Tid- og reiseledelse (Time and Travel Management)
• Ressursplanlegging (Resource Planning)
• HR og økonomi (HR& Finance) – inkludert årlig planlegging og budsjettering

Trinn 3. Utrullingsstrategi

Vi jobbet med Qvantel for å rulle ut viktige kapasiteter til løsningen i faser til alle driftslandene samtidig for å sikre bred og rask innvirkning i alle deler av virksomheten.

Når det var på tide å teste ut den nye ERP-en for å finansiere relatert kapasitet, valgte vi to ledende land som forsøksområder:

1. Finland – for å sikre at hovedkontoret innførte den nye kapasiteten og at de fulgte med på fremdriften i andre land.
2. India – for å bekrefte høy ytelse selv ved svært høy volumbruk og svært komplekse regelverk.

Resultater så langt

Så langt har Qvantel én enorm og viktig strategisk fordel fra Unit4 ERP – en overgang til en dynamisk drifts- og administrasjonsmodell som gjør planlegging, gjennomføring og sporing av arbeid mye enklere og mer effektivt.

Smidige koblinger finnes nå fra viktige forretningsprosesser til person- og støtteprosesser. I tillegg til dette anslår Qvantel en 30 % forbedring innen driftseffektivitet, opplevelser som passer bedre med selskapets strategi, én kilde til sannhet for data- og forretningsinformasjon og en forbedret opplevelse for de ansatte i hele teknologiavdelingen som sparer tid og er enklere å bruke.

Vil du vite mer?

Hvis du vil vite mer om Qvantels unike skyreise for ERP – sammen med en diskusjon mellom CFO-en Kaj og vår tidligere CFO Gordon Stuart – kan du se hele X4U 2021-økten som et webinar her.