Qvantels resa till Cloud

Qvantel är baserat i Finland och hjälper telekomoperatörer över hela världen att påskynda sitt digitaliseringsarbete.

Med data utspridd i över tio interna funktioner, otillräcklig transparens i kundprojekt och en bristande förmåga att konsekvent planera och prognostisera insåg Qvantel att de behövde implementera ett nytt Cloud ERP som kunde stödja övergången till en projektdriven driftmodell.

Qvantels ekonomichef Kaj Wikström deltog på Unit4s globala event X4U i november 2021 för att berätta om varför han och hans team valde Unit4 som partner för sin väg fram. Här är några av höjdpunkterna från sessionen.

Ett unikt företag – med en unik övergång

Berättelsen om Qvantels migrering är också en berättelse om en unik affärsverksamhet.

Företaget har ägnat 25 år åt att tillhandahålla affärsstrategiska programvarulösningar till telekomoperatörer. Under de senaste åren har en period av stark tillväxt gjort Qvantel till ett internationellt företag med en kundbas i 23 länder. Och bara under de senaste fyra åren har de driftsatt inte mindre än tio nya system för att påskynda sin digitala utveckling.

Framgång medför en rad utmaningar och Qvantel identifierade fyra huvudsakliga hinder för fortsatt tillväxt:

• Otillräcklig transparens för att effektivt kunna hantera kundprojekt och bemanningen av projekt.
• Utspridd data över tio eller fler isolerade system som användes inom flera olika affärsenheter och geografiska platser.
• Brist på sammanhängande löpande planering, prognostisering och spårningskapacitet – vilket innebar att rapporteringen inte länkades samman med de strategiska målen.
• Onödigt höga omkostnader för administration och IT.

Qvantel fastslog att de behövde påbörja ytterligare ett projekt som skulle göra det möjligt för dem att verka som ett projektdrivet företag. Med stöd av ett molnbaserat ERP skulle de kunna genomdriva en företagsövergripande strategi som inbegrep samtliga medarbetare i det internationella nätverket.

Med tanke på att Qvantel är verksamma i en miljö där den årliga tillväxttakten vid tidpunkten låg på 50 % förstod de att bytet av ERP kunde medföra betydande risker för företaget. Och därmed iscensatte de en högst okonventionell övergång i tre steg:

Steg 1: Leverantörsval

För att säkerställa att omvandlingen skulle leda till ett nytt arbetssätt – istället för att upprepa det gamla arbetssättet med nya verktyg, data och modeller som flyttats till ett nytt system – inledde Qvantel övergången genom att först definiera det idealiska arbetssättet.

De fastställde hur de ville att företaget skulle skapa och driftsätta kundprojekt, hur alla skulle arbeta under omställningen och hur affärsprocesserna och arbetsflödena borde fungera.

Först efter detta började de granska leverantörerna utifrån deras förmåga att tillhandahålla bästa möjliga lösning med en produktkapacitet som passade deras behov.

Unit4 valdes så småningom på basis av förmågan att driftsätta en egen lösning som kan utformas och anpassas efter kundens processpreferenser och som kunde köras inom Qvantel så fort distributionen var slutförd. (Vi är glada att höra att vi presterade särskilt bra under livedemonstrationen i denna synnerligen krävande urvalsprocess.)

Steg 2: Distribution till affärsenheter

Istället för att börja med de globala processerna inom ekonomi och HR – som ofta har de mest komplexa kraven på en ERP-lösning – valde Qvantel att driva omvandlingen från grunden upp med fokus på de områden där det fanns störst behov av att utveckla arbetssättet.

Denna bottom-up-metod minimerade riskerna för den dagliga driften samt risken att inte uppnå det huvudsakliga målet att migrera till ett helt nytt arbetssätt.

Unit4 ERP distribuerades i följande ordning:

1. Hantering av säljtillfällen (Sales Opportunity Management)
2. Projektplanering (Project Planning)
3. Tids- och resehantering (Time and Travel Management)
4. Resursplanering (Resource Planning)
5. HR och ekonomi (HR& Finance) – inklusive årsplanering och budgetering

Steg 3: Distributionsstrategi

Vi arbetade med Qvantel för att distribuera lösningens nyckelfunktioner i faser till alla driftländer samtidigt för att säkerställa bred och snabb påverkan av samtliga delar i verksamheten.

När det gällde lanseringen av det nya ERP-systemet för ekonomirelaterade funktioner valde vi ut två ledande länder som testbädd:

1. Finland – för att säkerställa att huvudkontoret implementerade de nya funktionerna och kunde hjälpa med det praktiska arbetet i andra länder.
2. Indien – för att bekräfta hög prestanda även vid extremt hög användning och i samband med synnerligen komplexa skatte- och regleringsmiljöer.

Resultatet hittills

Qvantel har fått en betydande och viktig strategisk fördel tack vare Unit4 ERP – övergången till en dynamisk drifts- och hanteringsmodell gör planeringen, utförandet och spårningen av arbete mycket enklare och effektivare. Nu finns det sömlösa länkar mellan viktiga affärsprocesser, personal och supportprocesser.

Utöver detta uppskattar Qvantel att det skett en 30-procentig förbättring av verksamhetseffektiviteten, anpassningen till företagets strategi är högre, fördelarna av en enda sanningskälla för data och affärsinformation är fler och medarbetarupplevelserna inom hela teknikområdet har förhöjts tack vare lösningens användarvänlighet, vilket även sparar tid.

Vill du veta mer?

Om du vill veta mer om Qvantels ERP-projekt – och se det inspelade samtalet mellan två CFOs, Kaj och vår egen före detta CFO Gordon Stuart – kan du se på hela sessionen som ett webinar här.