Enemmän kuin vain rupattelua: Näin teknologia auttaa DPD:tä ymmärtämään työntekijöitään paremmin

Ghita Haloui, DPD:n Talent Development Manager, keskusteli hiljattain Chris Raineyn kanssa HR Leaders -podcastissa siitä, miten vuoden 2020 haasteet vaikuttivat alaan ja yritykseen sekä siitä, mitä tämä tarkoittaa tulevaisuuden kannalta.

DPD huomasi, että vuosi 2020 toi mukanaan muutamia odottamattomia haasteita pakettitoimitusten toimialalle.

DPD:n HR:n suurimmat haasteet

Ghitalle vuosi 2020 oli selkein esimerkki hänen kohtaamastaan VUCA-tilanteesta (volatility, uncertainty, complexity ja ambiguity eli epävakaisuus, epävarmuus, monimutkaisuus ja epäselvyys). Ja tämä mullisti alan näkymät täysin tuhoten alan perinteiset syklit. Poissa olivat sesonkihuiput (Joulu, Black Friday jne.), joihin kaikki luottivat. Toistuva kuvio antoi tilaa keskittyä ja sijoittaa liiketoimintaan ja projekteihin sekä suunnitella älykkäämmin.

Tutun kuvion tilalle tuli ennennäkemätön määrä lähetyksiä tasaiseen tahtiin.Yhtäkkiä kaikki oli siis toisin.

Myös tuotevalikoima muuttui. Henkilökohtaisesti tehdyt ostokset hävisivät, ja kaikki siirtyi verkkoon, mikä johti odottamattomiin kysyntäpiikkeihin. Esimerkiksi kuntoiluvälineille, lemmikinruoalle ja jopa lääkinnällisille laitteille oli yhtäkkiä suuri kysyntä ja toimitustarve. Toimitusten määrän lisäksi kasvoi siis myös toimitusten keskikoko.

Miten he siis hallitsivat tätä äkillistä kysyntäpiikkiä?

Uusi hyökkäyssuunnitelma

Tämä pakotti DPD:n nopeuttamaan suunnitelmiaan. 3–5 vuoden laajenemissuunnitelmat piti nyt toteuttaa lähes yhdessä yössä (tai tarkemmin sanottuna muutamassa kuukaudessa). Mutta miten tämä onnistuu kun samalla pidetään yllä liiketoiminnan jatkuvuutta ja palvelutasoa?

DPD keskittyi kapasiteetin kasvattamiseen, ja sen he todella tekivätkin. Laajentumalla ja uusia toimipisteitä avaamalla saavutettiin 50 %:n kasvu vain kahdessa kuukaudessa. Monien uusista toimipaikoista tuli toimia muunakin kuin vain varastona. Ja kaikkiin näihin tuli hankkia henkilökuntaa, mikä ei ollut helppoa vuonna 2020.

Miten tämä vaikutti HR:ään?

Henkilöstön lisääminen vuonna 2020 vaati paljon tavallista enemmän työtä. Piti palkata henkilökuntaa, mutta lisäksi se piti tehdä turvallisesti. Uutta ja nykyistä henkilökuntaa tuli myös suojata, ja heille tuli luoda turvallisen työnteon vaatimaympäristö. Joidenkin täytyi työskennellä etänä, mutta useimmille se ei alan luonteen vuoksi ollut vaihtoehto. 

Prosesseja sekä työn koko luonnetta piti miettiä uudelleen. Miten luodaan kontaktittomia toimituksia ja käsitellään paketteja jakelukeskuksessa rajoittaen samalla kontaktia muihin? Miten tilausprosesseista voisi tehdä suoraviivaisempia ja intuitiivisempia? Miten seurataan ja jäljitetään kaikki kontaktit toimituksen jokaisessa vaiheessa? Ja lista vain jatkuu.

Ja kaikki tämä piti toteuttaa eri maissa ja eri maiden välillä noudattaen eriasteisia koronasulkuja ja rajoituksia.

Millainen oli DPD:n ratkaisu?

DPD:lle monet prosesseista ja muutoksista olivat enemmän ratkaisun toimintoja kuin varsinainen ratkaisu. Välttämättömiä, mutta eivät ratkaisevia. Tärkeintä olivat ihmiset, niin uudet kuin nykyiset.

DPD:n oli siis keskityttävä auttamaan ihmisiä selviytymään tilanteesta, ja ratkaisu piili viestinnässä. Oli erittäin tärkeää pitää ihmiset ajan tasalla niin johdossa kuin tiimitasolla muun muassa päivitysten, usein kysyttyjen kysymysten ja parhaiden käytäntöjen avulla, sillä tilanne muuttui lähes päivittäin. DPD:n piti pitää huoli, että ihmiset, kaikesta yleisestä hälinästä huolimatta, saivat kaiken vaadittavan tiedon välittömästi ja että kukaan ei käyttänyt epäluotettavia tietolähteitä tai hukannut aikaa tiedonhakuun.

Oli kuitenkin tärkeää myös käynnistää keskustelu eikä vain kuormittaa ihmisiä suurella määrällä tietoa tietämättä, miten se vaikutti heihin. Tämän vuoksi DPD:n HR ryhtyi tavanomaisesta poikkeaviin toimiin selvittämään, miltä ihmisistä tuntui ja miten he pärjäsivät. Aina keskittyneenä pitämään henkilöstö turvassa ja tyytyväisenä, mikä on rankkaa tällaisen muutoksen ja kasvun ajanjaksona.

HR:n rooli yrityksessä laajeni pelkästä henkilöstöjohtamisesta yrityksen muiden toimintojen tukemiseen. HR auttoi tiedottamaan kaikesta aina strategiasta logistiikkaan ja siitä tuli yrityksen luottotiimi, joka tarjosi tukea tilanteen hallinnassa.

Teknologian rooli.

Tämän syventyneen yhteistyön mahdollisti mukautuvien teknologioiden käyttö. Nämä teknologiat auttoivat uudistamaan koulutusta, viestintää ja suunnittelua epätavanomaisissa olosuhteissa. Nyt oli mahdollista hallita kaikkea etänä ja pitää yhteyttä eristyksessä oleviin työntekijöihin. Teknologia antoi rajattomasti mahdollisuuksia, mikä oli korvaamatonta tällaisessa haastavassa tilanteessa. 

Jos haluat kuulla koko tarinan siitä, kuinka DPD mullisti lähes silmänräpäyksessä liiketoimintansa ja henkilöstöhallintonsa vuonna 2020, kuuntele Unit4 HCM:n tarjoama kiehtova keskustelu Ghitan kanssa HR Leaders -podcastissa.