Så utnyttjar DPD teknik för att bättre förstå sina anställda

Ghita Haloui, DPD:s mearbetarutvecklingschef, pratade nyligen med Chris Rainey på HR Leaders om hur utmaningarna under 2020 påverkade deras bransch och företag och vad detta innebär för framtiden.

2020 innebar flera oväntade utmaningar för transportsektorn, vilket DPD snabbt upptäckte.

De största utmaningarna för DPD:s HR-avdelning

För Ghita blev 2020 en av de största utmaningaren hon någonsin varit tvungen att arbeta med. Det har fullständigt förändrat affärslandskapet och raderat de traditionella ”cyklerna” inom sektorn. Topparna och dalarna som alla förlitade sig på (julen, Black Friday osv.) var borta – vilket gav företaget utrymme nog att fokusera på och investera i verksamheten och projekten samt planera smartare.

I stället upplevde de aldrig tidigare skådade volymer. Och de var konstanta. Så helt plötsligt hade allting förändrats.

Detta förändrade även produktutbudet. De fysiskainköpen försvann. Allting sköttes nu online, och det ledde till oväntade uppgångar. Saker som träningsutrustning eller foder för husdjur, och till och med medicinsk utrustning, var plötsligt kraftigt efterfrågade och behövde levereras. Med andra ord ökade inte bara leveransvolymerna, utan även den genomsnittliga storleken på leveranserna.

Så hur hanterade de den här ökningen?

En ny attackplan

Detta tvingade DPD till handling. Expansionsplanerna avsedda för 3–5 år behövde nu genomföras över nästan en natt (eller några månader, för att vara exakt). Men hur kan man göra det, och samtidigt upprätthålla affärskontinuiteten och bibehålla servicenivåerna?

DPD fokuserade på att öka kapaciteten. Genom expansion och nya anläggningar ökade de med 50 % på bara två månader. Många av dessa nya anläggningar var tvungna att inkludera fler funktioner än bara ett lager. Och alla dessa anläggningar behövde bemannas, vilket vara lättare sagt än gjort under 2020.

Hur påverkades HR-avdelningen?

Att öka bemanningen under 2020 krävde mycket mer arbete än normalt. De var inte bara tvungna att anställa personal, utan de var även tvungna att göra det på ett säkert sätt. De var också tvungna att skydda ny och befintlig personal och skapa alla nödvändiga miljöer som krävdes för att arbeta säkert. Vissa medarbetare behövde arbeta på distans, men för de flesta var detta inte ett alternativ på grund av branschens natur. 

Det innebar också att tänka nytt inom processerna och inom arbetets natur. Hur skapar man kontaktlösa leveranser och hanterar paket genom ett distributionscenter samtidigt som man minskar kontakten? Kan man ompröva orderprocesserna för att göra dem mindre komplicerade och mer intuitiva? Hur mäter man upp och spårar alla kontakter som är inblandade i leveransen för respektive steg? Listan bara ökar.

Och allt detta ska genomföras i olika länder samtidigt som man följer olika grader av restriktioner och kontroller.

Hur såg lösningen ut för DPD?

För DPD handlade många av processerna och förändringarna mer om funktionerna inom lösningen än om själva lösningen. Nödvändigt, men inte vad som i slutändan skulle få detta att hända. Det som var viktigt var medarbetarna, både nya och befintliga.

DPD var därför tvungna att fokusera på att hjälpa medarbetarna att hantera situationen. Och lösningen låg i kommunikation. Det var mycket viktigt att hålla folk informerade både på chefsnivå och på teamnivå, med uppdateringar, vanliga frågor och svar, bästa praxis och liknande i samband med att situationen förändrades nästan dagligen. DPD behövde ta sig igenom krisen, se till att folk omedelbart fick tillgång till den information de behövde och inte slösade tid på att försöka hitta svar själva.

Men det var också viktigt att inleda en dialog och inte bara bombardera personalen med information utan att lyssna på hur de uppfattade att det påverkade dem. Detta innebar att man gick utanför de vanliga ramarna inom DPD:s HR-verksamhet för att bedöma hur folk mådde och hanterade situationen mentalt. Fokus låg alltid på att få dem att känna sig trygga och glada, vilket var svårt under en period av sådan förändring och tillväxt.

Detta förändrade HR-rollen i företaget. De gjorde så mycket mer än att bara hantera personalen. De stöttade verksamheten genom att informera om allt från strategi till logistik och blev det team som alla hörde av sig till för att få hjälp med att hantera den pågående situationen.

Tekniken spelade stor roll.

Och detta djupare samarbete blev möjligt med hjälp av adaptiv teknik. Den hjälpte dem att omdefiniera utbildning, kommunikation och planering under osäkra förhållanden. Nu kunde de hantera allt på distans eller få isolerade kollegor att komma i kontakt med varandra. De möjligheter som tekniken gav upphov till var oändliga, vilket under sådana utmanande omständigheter var ovärderligt. 

Om du vill höra hela historien om hur DPD förändrade sin verksamhet och HR-avdelning över nästan en enda natt under 2020 kan du redan idag lyssna på Ghitas fascinerande berättelse i sin helhet på HR Leaders, sponsrad av Unit4.