More Than Small Talk: Slik kan DPD bedre forstå de ansatte ved hjelp av teknologi

Ghita Haloui, DPDs Talent Development Manager, snakket nylig med Chris Rainey hos HR Leaders om hvordan utfordringene i 2020 påvirket bransjen og selskapet, og hva det betyr for fremtiden.

I 2020 oppsto det noen uventede utfordringer for pakkeleveringssektoren.

De største utfordringene for DPDs HR

For Ghita var 2020 det tydeligste eksempelet på et VUCA-scenario (Volatility, Ambiguous, Complexity and Ambiguity) hun har jobbet med. Dette endret sektorens struktur fullstendig og utslettet sektorens tradisjonelle «sykluser». Høytidene som alle lente seg på, var nå borte (jul, påske osv.). Et mønster gav dem pusterom til å fokusere og investere i forretningen og prosjektene og planlegge smartere.

I stedet ble dette erstattet av volumer som aldri har vært sett tidligere. Og de var konstante. Så ut av det blå hadde alt endret seg.

Den omformet også produkt miksen. Innkjøp i butikk var borte, alt var nå på nett, og dette førte til uventede bølger. Ting som treningsutstyr og dyrefôr, og til og med medisinsk utstyr fikk en plutselig og kraftig oppsving og trengte levering. Så ikke bare gikk leveringsvolumene opp, men det gjorde også gjennomsnittlig størrelse på leveransene. 

Så hvordan klarte de å håndtere denne bølgen?

En ny angrepsplan

Dette tvang DPD i en ny retning. 3–5 års utvidelsesplaner måtte nå skje nesten over natten (eller noen måneder, for å være nøyaktig). Men hvordan gjør man det og opprettholder virksomhetens kontinuitet og beholder servicenivåene?

DPD fokuserte på å øke kapasiteten, noe de gjorde stort. Gjennom ekspansjon og nye anlegg oppnådde de en økning på 50 % på bare to måneder. Mange av disse nye anleggene måtte gjøre enda mer enn å bare være lagerhus. Og alle disse anleggene måtte bemannes, men i 2020 var det ikke så enkelt som det høres ut.

Hvordan ble HR påvirket?

Opparbeiding av bemanningen i løpet av 2020 tok mye mer jobb enn vanlig. Ikke bare måtte man ansette, men man måtte også gjøre det på en trygg måte. Man måtte også beskytte nye og gamle ansatte og opprette alle de nødvendige omgivelsene som kreves for å jobbe trygt. For noen betydde det å jobbe eksternt, men for de fleste betydde bransjen at dette ikke var mulig. 

Det betydde også å omtenke prosesser og selve arbeidets art. Hvordan lager man kontaktløse leveranser og administrerer pakker gjennom et distribusjonssenter samtidig som man reduserer kontakt? Kan man endre bestillingsprosesser for å gjøre dem enklere og mer intuitive? Hvordan sporer man all kontakt som er involvert i leveringen, på alle stadier? Listen tar ikke slutt.

Og så må man gjøre alt dette i forskjellige land, samtidig som man følger ulike grader av nedstengning og kontroller.

Hvordan løsningen så ut for DPD

For DPD var mange av prosessene og endringene heller funksjoner i løsningen enn løsningen selv. Nødvendig, men ikke hva som til syvende og sist ville få dette til å fungere. Det som var avgjørende, var ansatte, nye og gamle.

Så DPD måtte fokusere på å hjelpe ansatte med å håndtere denne situasjonen. Og løsningen lå i kommunikasjon. Det var svært viktig å holde folk informerte på både høyt nivå og teamnivå, med oppdateringer, vanlige spørsmål, anbefalte fremgangsmåter og lignende gjennom hele situasjonen, som endret seg nesten daglig. DPD måtte bli hørt gjennom bakgrunnsstøyen og sikre at personer umiddelbart hadde informasjonen de trengte, og ikke gikk til upålitelige kilder eller sløste bort tid på å finne svarene selv.

Men det var også viktig å åpne opp en dialog og ikke bare bombardere folk med informasjon uten å lytte til hvordan det påvirket dem. Dette betydde å bevege seg utenfor de vanlige parameterne til DPDs HR for å høre hvordan folk hadde det og taklet det. Fokuset var alltid på å holde dem trygge og fornøyde, noe som er vanskelig i en periode med slik endring og vekst.

Det utvidet HR-rollen i selskapet. De gikk videre fra enkel personhåndtering og ble bedre innrettet med de andre funksjonene i virksomheten. De bidro til å informere alt fra strategi til logistikk og bli det første teamet man gikk til for støtte i håndteringen av situasjonen som utfoldet seg.

Rollen til IT.

Og dette dypere samarbeidet ble gjort mulig gjennom bruk av adaptive teknologier, som hjalp dem med å nytenke opplæring, kommunikasjon og planlegging under uvanlige omstendigheter. Nå kunne de administrere alt eksternt eller sette isolerte kolleger i kontakt med andre. Mulighetene IT presenterte, var uendelige, som under slike utfordrende omstendigheter var uvurderlig. 

Hvis du vil høre hele historien bak hvordan DPD omformet virksomheten og HR nesten umiddelbart i løpet av 2020, kan du lytte til hele Ghitas fascinerende diskusjon hos HR-ledere i dag, sponset av Unit4 HCM.