Miksi sopimuksen elinkaaren hallinta on tärkeää?

Sopimuksen elinkaaren hallinta eli CLM tarkoittaa yksinkertaisesti minkä tahansa sopimustyypin hallintaa sen alkuvaiheista sopimuksen voimassaolon päättymiseen tai uusimiseen asti. CLM on tärkeä, jos yrityksesi haluaa maksimoida potentiaalinsa ja virtaviivaistaa sopimushallinnan vaiheita lisätäkseen tehokkuutta ja pienentääkseen kustannuksia.

Kauppasopimuksista palvelusopimuksiin, kaikki yritykset ja organisaatiot tukeutuvat sopimuksiin keskeisenä osana liiketoimintaansa. Optimoimalla sopimusten hallintaan liittyviä prosesseja ja ottamalla käyttöön sopimuksen elinkaaren hallinnan sinulla on hallinnassasi kaikki sopimusprosessin vaiheet riskien arvioinnista ja sopimuksen alkamisesta sopimuksen uusimiseen ja päättymiseen, mikä puolestaan parantaa sopimusten laatua ja arvoa. 

Huonosti hallinnoidut sopimukset voivat aiheuttaa kielteisiä seurauksia yrityksellesi sekä maineen että talouden kannalta. Koska sopimukset ovat yrityksille niin tärkeitä, tehokkaasta sopimuksen elinkaaren ja kokonaisprosessien hallinnasta on hyötyä. 

Click to read Analyst & Influencers (For External Use) Gated

Parempi tehokkuus

On sanomattakin selvää, että mitä tehokkaampi järjestelmä on, sitä vähemmän aikaa ja rahaa se maksaa yrityksellesi. Tehokas sopimuksen elinkaaren hallintajärjestelmä voi parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta.

Vakiintuneet työnkulut mahdollistavat hallinnollisen valvonnan, ja pystyt tunnistamaan mahdolliset ongelmat niiden puitteissa. Onnistuneen sopimushallinnan pitäisi auttaa yritystäsi jatkuvasti parantamaan ja nopeuttamaan prosesseja ja sujuvoittamaan koko järjestelmääsi.

Huomaat eron siinä, miten paljon nopeampi sopimussykli voi olla, kun olet ottanut tehokkaan sopimuksenhallintajärjestelmän käyttöön yrityksessäsi. Nopeampi sykli optimoi kunkin sopimuksen kestoajan ja arvon.

Paremmat tuotot

Hyvän CLM:n pitäisi auttaa yrityksiä saavuttamaan potentiaalinsa sekä taloudelliset tavoitteensa ja päämääränsä. Heikon sopimuksenhallinnan on raportoitu aiheuttavan yrityksille noin 9 prosentin vuotuiset tulonmenetykset, joten sopimuksenhallinnan pitäisi olla prioriteettilistan kärjessä yrityksen koosta tai toimialasta riippumatta. 

Käytäntöihin ja työnkulkuihin saatavan laajemman yleiskuvan ja talouden paremman hallinnan ansiosta onnistunut CLM voi usein auttaa vähentämään operatiivisia kustannuksia. Tietojen, aukottomien kirjausketjujen ja työnkulkujen läpinäkyvyyden ansiosta voit säästää aikaa ja rahaa ja parantaa sopimuksen elinkaaren arvoa.

Tehokas riskin ja vaatimustenmukaisuuden hallinta

Kolmansista osapuolista aiheutuvan ja organisatorisen riskin hallinta on olennaisen tärkeää kaikille yrityksille.

Mitä enemmän yritykset hyödyntävät kasvavia, kattavien ulkoistuspalveluekosysteemien tarjoamia mahdollisuuksia, sitä mittavammaksi ja monimutkaisemmaksi riskinhallinta muuttuu. Jotta voit hallita menestyksekkäästi nousevaa sopimusmäärää ja lisääntyvien ulkoistamiseen liittyvien liikesuhteiden ja niiden liiketoiminnallesi tuottaman arvon kasvavaa seurantaa, käytössä on oltava vankka CLM-kehys, jonka avulla voidaan menestyksekkäästi hallinnoida ja hallita ulkoisen yrityksen aiheuttamia riskejä

CLM pystyy tarjoamaan parempia valmiuksia riskien hallintaan ja seurantaan. Kun yritykset kasvavat ja kasvattavat sopimustensa ja liikesuhteidensa määrää ja sopimukset muuttuvat ja suurenevat, erityisesti arvoltaan, myös riskit muuttuvat. 

Yksi CLM:n eduista tässä suhteessa on se, että yrityksesi voi nopeasti tunnistaa, käyttää, ymmärtää ja toimia minkä tahansa tiedon tai sopimuksen perusteella, mikä auttaa pysymään ajan tasalla kaikista vaatimustenmukaisuuskäytännöistä tai sääntelysäännöistä.

Siksi on tärkeää, että tarkastat jatkuvasti sopimuksiasi sekä yrityksesi menestymisen kannalta että pienentääksesi oikeudenkäynti- ja sakkoriskiä, jotta vältytään tuhoisilta taloudellisilta seurauksilta. Hyvän CLM-järjestelmän säännöllinen auditointi auttaa suojaamaan yritystä ja minimoimaan riskit.

Transparency

Kun yrität rakentaa suhteita asiakkaisiin ja palveluntarjoajiin, avoimuus on tärkeää kaikille osapuolille. Läpinäkyvyys CLM-järjestelmässäsi voi auttaa viestinnässä. Sopimuksiin liittyvien tietojen on oltava helposti saatavilla, ja niistä on tiedotettava helposti ja tehokkaasti kaikille asiaankuuluville sidosryhmille ja henkilöille, ja paras käytäntö viestinnässä ja odotusten hallinnassa on suorituksen ja edistymisen seuraamiseen ja raportointiin suunniteltu viitekehys.

Näin kaikki osapuolet voivat seurata suorituskykyindikaattoreita, sopimusten tarkistuksia ja määräaikoja, mikä toivottavasti johtaa erinomaiseen yhteistyösuhteeseen kaikkien osapuolten kanssa ja auttaa sopimushallintaprosessia sujumaan mahdollisimman sujuvasti. 

Kun otetaan huomioon sopimusten merkitys liiketoiminnassa, on tärkeää toimia avoimesti. Kaikkia sopimusten elinkaareen osallistuvia tulisi voida pitää vastuussa olevina, ja se tarkoittaa myös sitä, että taloustiimit pystyvät pitämään silmällä sopimusten toteutumista ja arvoja, jotta kaikki tehdyt päätökset perustuisivat reaaliaikaisiin tietoihin ja ovat oikeita liiketoiminnan tulevaisuuden kannalta.

CLM-ohjelmisto

Tehokkain tapa virtaviivaistaa ja priorisoida sopimushallinta on automatisoida sopimusten elinkaaren prosessit ja ottaa käyttöön sopimusten elinkaaren hallintaohjelmisto (CLM).) Ohjelmiston käyttö tarkoittaa, että yritys pystyy sopimuksen elinkaaren jokaisessa vaiheessa digitalisoimaan, luomaan, valvomaan ja hallinnoimaan sopimuksiaan automaattisesti. 

Olipa kyse sitten asiakirjojen, sopimusten, kauppakirjojen tai vuokra- ja lisenssisopimusten hallinnoinnista, hyvä CLM-ratkaisu pystyy hoitamaan ne kaikki alusta loppuun. Virtaviivaista hallinnollisia tehtäviä ja hyväksymisprosesseja ja vähennä samalla yleiskustannuksiasi. Optimoi liiketoimintaprosessisi parantaaksesi tuottavuutta, tehokkuutta ja sijoitetun pääoman tuottoa sekä maksimoi yrityksesi tulot. Automatisoidun ohjelmiston sopimuksen luonti-toiminto ja valmiit pohjat, sopiminen ja hyväksynnät, sähköiset allekirjoitukset ja sitoumusten hallinta voi nopeuttaa sopimusprosessin laatimisvaihetta. Voit käyttää mitä tahansa verkkoselainta pysyäksesi selvillä kaikista sopimushallintaprojekteista ja -prosesseista yhdessä ainoassa järjestelmässä. 

CLM-järjestelmät ja automatisoidut ohjelmistot tarjoavat myös keskitetyn alustan asiakirjojen ja tietojen tallentamiseen sekä viitekehyksen standardeille ja valvontamenettelyille. Ohjelmistoissa voi olla integroituja ominaisuuksia, kuten älykkäitä kyselylomakkeita, selainpohjainen keskitetty arkisto ja hälytyksiä välitavoitteista ja tapahtumista, jotka kaikki voivat auttaa riskien ja vaatimustenmukaisuuden hallinnassa aukottomien kirjausketjujen tukemana. Voit myös pysyä ajan tasalla koko vaatimustenmukaisuuden hallinnasta ja prosesseista hyödyntämällä useimmissa ohjelmistoratkaisuissa yleisiä raportointiominaisuuksia, joiden avulla voit seurata ja analysoida operatiivisia tietoja, työnkulkuja ja informaatiota.

Miten Unit4 voi auttaa sinua?

Unit4 Contract Lifecycle Management by Scanmarket voi hoitaa koko sopimushallintaprosessin sopimuksen laatimisesta sen päättymiseen - ja antaa sinulle oivalluksia ja rekisteritietoja, joita tarvitset parempien lähestymistapojen kehittämiseen ja due diligence-prosessin automatisointiin.

Lue lisää Source-to-Contract-ohjelmistostamme täältä.

Usein kysytyt kysymykset

Mitkä ovat sopimushallinnan vaiheet? 

Sopimushallinta koostuu sopimusta edeltävästä vaiheesta, sopimuksen laatimisesta, sopimuksen allekirjoittamisesta, sopimuksen hallinnoinnista ja sopimuksen päättymisestä. Kun noudatat tätä rakennetta, sopimusprosessista tulee vähemmän raskas ja tehokkaampi. 

Miten sopimuksen elinkaaren hallinta otetaan käyttöön?

Onnistuneen sopimuksen elinkaaren hallintajärjestelmän toteuttamiseksi on tunnistettava sidosryhmät, kehitettävä prosessin kulku, valittava sopiva ohjelmisto, tarjottava koulutusta ja tukea sekä seurattava ja arvioitava prosessia jatkuvasti. Tämä auttaa organisaatioita hallinnoimaan sopimuksia tehokkaasti, vähentämään riskejä ja saavuttamaan liiketoimintatavoitteet. 

Mitä ovat sopimusten elinkaarenhallintatyökalut?

Esimerkkeinä voidaan mainita sopimusten laadintatyökalut, joissa hyödynnetään mukautettuja pohjia ja automatisoitua laatimista, sopimushallinnan tietokannat tietojen keskittämistä varten ja analytiikkatyökalut näkemyksen muodostamiseksi. Nämä työkalut auttavat yrityksiä optimoimaan toimintoja ja minimoimaan riskejä sopimusten arvon maksimoimiseksi.