Hvorfor er livsløpsstyring av kontrakter viktig?

Livsløpsstyring av kontrakter eller CLM, er administrasjon av alle typer kontrakter fra innledende stadier til utløp eller fornyelse. CLM er viktig hvis din virksomhet ønsker å øke potensialet og strømlinje fasene i kontraktshåndtering for å forbedre effektiviteten og redusere kostnadene.

I alle virksomheter og organisasjoner er kontrakter en nøkkelfaktor i forretningsdriften.Det kan være alt fra kommersielle avtaler til tjenestekontrakter. Ved å optimalisere prosessen for kontraktshåndtering, og ta i bruk livsløpsstyring av kontrakter, får du kontroll over hvert steg i kontraktsprosessen. Helt fra risikovurdering, gjennom onboarding til kontraktsfornyelse- eller oppsigelse. Alt dette vil øke verdien på kontrakten. 

Kontrakter som er dårlig håndtert kan føre til negative konsekvenser for virksomheten din, både ryktemessig og finansielt. Med tanke på viktigheten av kontrakter for virksomheter, er det mye å hente gjennom effektiv livsløpsstyring av kontrakter og god kontroll fra begynnelse til slutt i prosessen. 

Økt effektivitet

Det sier seg selv at jo mer effektivt et system er, jo mindre tid og penger koster det bedriften din. Det å ha en effektiv livsløpshåndtering av kontrakter på plass kan øke både effektivitet og produktivitet. 

Etablert arbeidsflyt gir mulighet for administrativ kontroll, og du kan identifisere hvilke problemer som helst innenfor rammeverket.  Med en vellykket kontraktshåndtering vil din virksomhet være i stand til å kontinuerlig fremskynde og forbedre prosessene og gjøre systemet mer håndterbart.

Du vil merke forskjell på hvor mye raskere den innledende kontraktssyklusen kan være når du har implementert et effektivt system for kontraktshåndtering i virksomheten din. Denne akselerasjonen vil optimalisere tidsbruken og verdien av hver kontrakt.

Økt omsetning

God CLM skal hjelpe bedrifter til å oppnå sitt potensial, som inkluderer å nå alle økonomiske mål. Dårlig kontraktshåndtering har vist seg å gi virksomheter et årlig inntektstap på ni %, så kontraktshåndtering burde være av kritisk betydning for virksomheter uavhengig av størrelse og bransje. 

Vellykket CLM kan ofte hjelpe til med å redusere operasjonelle kostnader, takket være en større oversikt over praksis og arbeidsflyt og en bedre økonomisk kontroll. I tillegg kan åpenhet til data, revisjonsgjennomganger og resultatet av arbeidsflyten gjøre sitt til at du sparer tid og penger og øker verdien av livsløpet til kontraktene. 

Effektiv håndtering av risiko og etterlevelse

Håndtering av tredjeparts- og organisasjonsrisiko er avgjørende for alle virksomheter.

Men jo mer et selskap utnytter mulighetene som tilbys av et omfattende tredjeparts økosystem, jo ​​større og mer kompleks blir risikostyringen.  For å administrere et økende antall kontrakter og den økte overvåkingen som flere relasjoner med tredjeparter gir, samt merverdien dette tilfører virksomheten din, må et robust CLM-rammeverk være på plass for å kontrollere og håndtere risikoen som oppstår fra eksterne selskaper.

CLM kan tilby bedre funksjoner for overvåkning og håndtering av risiko. I takt med at virksomheter ekspanderer   øker antallet av kontrakter og forhold.  Et resultat av det er at kontrakter enders og vokser, særlig i relasjon til verdien som gjør at risikoen også endres. .

En fordel med CLM sett i lys av dette, er at bedriften din raskt kan identifisere, få tilgang til, forstå og handle på data og kontrakter. Det bidrar til holde seg á jour med eventuelle retningslinjer for overholdelse og forskrifter.

Derfor er det viktig å kontinuerlig kontrollere kontraktene dine, både for bedriftens suksess og for å redusere risikoen for søksmål og bøter som kan ha ødeleggende økonomiske konsekvenser. Regelmessige kontroller i et godt CLM-system bidrar til å beskytte selskapet og minimerer risiko.

Åpenhet

Når du prøver å bygge relasjoner med klienter og tjenesteleverandører, er åpenhet avgjørende for alle involverte. Åpenhet i CLM kan styrke kommunikasjonen. Informasjon knyttet til kontrakter, må være lett tilgjengelig og kommunisert enkelt og effektivt med alle relevante interessenter og personer. Et rammeverk for sporing og rapportering av ytelse og fremdrift er den beste praksisen når det gjelder kommunikasjon og håndtering av forventninger.

Dette gjør det mulig for alle involverte å overvåke KPI’er, kontraktsgjennomganger og tidsfrister, og forhåpentligvis skape et godt arbeidsforhold til alle de involverte. . I tillegg bidrar det til at prosessen for kontraktshåndtering går så smertefritt som mulig. 

Som en følge av hvilken rolle kontrakter spiller i næringslivet er det viktig med åpenhet. Alle som er involvert i kontraktens livssyklus, bør kunne holdes ansvarlig. Det betyr også at økonomiavdelinger kan følge med på kontrakter og verdier, slik at alle avgjørelser som blir tatt er basert på sanntidsdata og er til det beste for bedriftens fremtid.

CLM-programvare

Den mest effektive måten å strømlinjeforme kontraktshåndtering og bestemme hva som er viktigst, er ved å automatisere prosessen for kontraktens livssyklus og implementere livsløpsstyring av kontrakter (CLM). Ved å bruke programvare kan bedriften automatisk digitalisere, lage, overvåke og håndtere deres kontrakter i hvert steg av kontraktens livssyklus. 

Enten det gjelder håndtering av dokumenter, kontrakter, juridiske avtaler med leverandører eller leieavtaler og lisensavtaler, så kan en god CLM-løsning håndtere dem alle fra start til slutt. Strømlinje administrative oppgaver og godkjenningsprosesser samtidig som man reduserer kostnader. Optimaliser forretningsprosessene ved å forbedre produktivitet, effektivitet, ROI og øke virksomehetens omsetning. Automatisert programvare kan sette fart på kontraktsskrivingen med kontraktsopprettelse og maler, avtaler, og godkjenning, elektroniske signaturer og håndtering av forpliktelser. I nettleseren du foretrekker, kan du holde oversikt over alle prosjektene og prosessene for kontrakthåndtering i ett enkelt system.

CLM-systemer og automatisert programvare tilbyr også en sentralisert plattform for lagring av dokumenter og data og et rammeverk for standarder og kontrollprosedyrer. Programvaren kan ha integrerte funksjoner som smarte spørreskjemaer, en sentral nettleserbasert database og triggerbaserte varsler for milepæler og hendelser som, støttet av full revisjonsgjennomgang, letter håndteringen av risiko og etterlevelse. Du kan også holde oversikt over alle prosesser for håndtering og overholdelse ved å bruke rapporteringsfunksjonene, som er vanlige i de fleste programvareløsninger. De lar deg spore og analysere driftsdata, arbeidsflyt og informasjon.

Hvordan kan Unit4 hjelpe?

Med Unit4s Contract Lifecycle Management fra Scanmarket får du oversikt over hele prosessen for kontrakthåndtering fra start til slutt. Og du får innsikten og oppføringene som kreves for å iterere bedre tilnærminger og automatisere selskapsgjennomgang.