Pourquoi la gestion du cycle de vie des contrats est-elle importante ?
La gestion du cycle de vie des contrats (ou CLM, « Contract Lifecycle Management ») désigne simplement la gestion de tout type de contrat, depuis les phases initiales jusqu’à l’expiration ou au renouvellement. La gestion du cycle de vie des contrats est importante si votre entreprise aspire à maximiser son potentiel et à rationaliser les phases de gestion des contrats dans le but d’améliorer l’efficacité et les coûts.
Qu’il s’agisse d’accords commerciaux ou de contrats de service, toutes les entreprises et organisations considèrent les contrats comme une composante essentielle de leur activité. L’optimisation des processus inhérents à la gestion des contrats et l’adoption de la gestion du cycle de vie des contrats vous permettent de maîtriser chaque étape du processus contractuel, de l’évaluation des risques et de l’intégration au renouvellement et à la résiliation du contrat, et ainsi, d’améliorer la performance et la valeur du contrat.
Une mauvaise gestion des contrats peut avoir des conséquences délétères pour votre entreprise, tant au regard de sa réputation que de ses finances. Compte tenu de l’importance des contrats pour les entreprises, une gestion efficace du cycle de vie des contrats et une maîtrise des processus dans leur intégralité offrent des avantages.
Efficacité améliorée
Il va sans dire que plus un système est efficace, moins il coûte de temps et d’argent à votre entreprise. La mise en place d’un système efficace de gestion du cycle de vie des contrats peut améliorer l’efficacité et la productivité.
Les flux de travail établis facilitent le contrôle administratif, vous permettant d’identifier tout problème au sein de l’infrastructure. Une gestion performante des contrats doit aider votre entreprise à améliorer et accélérer continuellement vos processus et rendre plus fluide l’ensemble de votre système.
Lorsque vous aurez déployé un système efficace de gestion des contrats au sein de votre entreprise, vous constaterez une différence dans la rapidité du cycle initial des contrats. Cette accélération permet d’optimiser la durée et la valeur de chaque contrat.
Amélioration des revenus
Une gestion performante du cycle de vie des contrats doit aider les entreprises à réaliser leur potentiel, en les aidant notamment à atteindre tous leurs buts et objectifs financiers. Une mauvaise gestion des contrats entraînerait une perte de revenus annuelle d’environ 9 % pour les entreprises ; la gestion des contrats devrait donc être d’une importance vitale pour les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
En réunissant une meilleure vision d’ensemble des pratiques et des flux de travail et un meilleur contrôle des finances, une gestion performante du cycle de vie des contrats peut souvent contribuer à réduire les coûts d’exploitation. Grâce à la transparence des données, aux historiques d’audit et à l’exécution des flux de travail, vous pouvez économiser du temps et de l’argent et améliorer la valeur du cycle de vie de vos contrats.
Gestion efficace du risque et gestion de la conformité
La gestion des risques liés aux tiers et à l’organisation est essentielle pour toute entreprise.
Plus les entreprises tirent parti des opportunités croissantes qu’offre un vaste écosystème de tiers, plus la gestion des risques devient importante et complexe. Pour gérer efficacement la croissance des contrats et le renforcement de la surveillance du développement des relations avec des entités tierces et la valeur qu’elles apportent à votre entreprise, vous devez déployer une solide infrastructure de gestion du cycle de vie des contrats, permettant de gouverner et gérer efficacement le risque que présente une entreprise externe.
La gestion du cycle de vie des contrats peut offrir des capacités améliorées de gestion et de suivi des risques. À mesure que les entreprises se développent et augmentent le nombre de leurs contrats, que leurs relations et leurs contrats évoluent et se développent, notamment au regard de leur valeur, les risques évoluent également.
Un des avantages de la gestion du cycle de vie des contrats à cet égard est que votre entreprise peut rapidement identifier, consulter, comprendre et exploiter tout contrat ou donnée, ce qui l’aide à se tenir informée des politiques de conformité ou des contraintes réglementaires.
Il est donc important de vérifier continuellement vos contrats, tant pour le succès de votre entreprise que pour réduire le risque de litiges et d’amendes, dont les conséquences financières peuvent être dévastatrices. La mise en place d’audits réguliers dans le cadre d’un système performant de gestion du cycle de vie des contrats contribue à protéger l’entreprise et minimiser les risques.
Transparence
Lorsque vous essayez de développer des relations avec des clients et des prestataires de services, la transparence est essentielle pour toutes les parties impliquées. Appliquer une gestion transparente du cycle de vie des contrats peut faciliter la communication. Les informations relatives aux contrats doivent être facilement disponibles et pouvoir être communiquées facilement et efficacement à l’ensemble des intervenants et personnes impliquées, et un cadre dédié au suivi et à la production de rapports sur les performances et les progrès constitue la meilleure pratique en matière de communication et de gestion des attentes.
Ceci permet à toutes les personnes impliquées de surveiller les indicateurs clés de performance, ainsi que les révisions et les échéances des contrats, dans l’espoir d’établir d’excellentes relations de travail avec toutes les parties et d’assurer une gestion des contrats aussi fluide que possible.
Compte tenu du rôle que jouent les contrats dans l’activité d’une entreprise, il est essentiel d’appliquer une certaine transparence. Toutes les personnes impliquées dans le cycle de vie des contrats doivent pouvoir être tenues responsables, ce qui signifie également que les équipes financières doivent pouvoir suivre les performances et les valeurs des contrats, afin que toute décision prise repose sur des données en temps réel et constitue le meilleur choix pour l’avenir de l’entreprise.
Logiciels de gestion du cycle de vie des contrats
Le moyen le plus efficace de rationaliser la gestion des contrats et de prioriser l’importance de la gestion des contrats pour votre entreprise consiste à automatiser les processus du cycle de vie des contrats et à déployer un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM). L’utilisation de ce logiciel permet à une entreprise de numériser, créer, surveiller et gérer ses contrats automatiquement, à chaque étape du cycle de vie d’un contrat.
Qu’il s’agisse de gérer la documentation, les contrats, les accords juridiques avec les fournisseurs ou les baux et les accords de licence, une solution CLM performante de gestion permet de les gérer dans leur intégralité. Rationalisez vos tâches administratives et vos processus d’approbation tout en réduisant vos frais généraux. Optimisez vos processus opérationnels pour améliorer la productivité, l’efficacité et le retour sur investissement et maximiser vos revenus d’activité. Un logiciel automatisé peut accélérer la phase de rédaction du processus contractuel grâce à la création et aux modèles de contrats, à l’accord et l’approbation, aux signatures électroniques et à la gestion des engagements. Vous pouvez gérer l’ensemble de vos projets et processus de gestion de contrats dans un système unique, depuis n’importe quel navigateur web.
Les systèmes et logiciels automatisés de gestion du cycle de vie des contrats offrent également une plateforme centralisée pour le stockage des documents et des données, ainsi qu’une infrastructure de gestion des normes et des procédures de contrôle. Les logiciels peuvent intégrer des fonctionnalités telles que des questionnaires intelligents, un référentiel central accessible depuis un navigateur et des alertes d’étape et d’échéance activées par des déclencheurs; toutes ces fonctionnalités peuvent contribuer à la gestion des risques et de la conformité, avec des historiques d’audit exhaustifs. Vous pouvez également maîtriser l’ensemble de la gestion et des processus de conformité grâce aux fonctions de création de rapports, communes à la plupart des solutions logicielles, qui vous permettent de suivre et d’analyser les données opérationnelles, les flux de travail et les informations.
Comment Unit4 peut-elle vous aider ?
La solution Unit4 Contract Lifecycle Management de Scanmarket permet de gérer l’ensemble de votre processus de gestion des contrats, de la création à la finalisation, et vous fournit les informations et les enregistrements indispensables à l’élaboration de meilleures approches et à l’automatisation d’une diligence raisonnable.
