Waarom is Contract Lifecycle Management belangrijk?
Contract Lifecycle Management, ofwel CLM, is eenvoudigweg het beheer van elk type contract, vanaf de initiële fase tot het verlopen of verlengen ervan. CLM is belangrijk als jouw bedrijf zijn potentieel wil maximaliseren en de contractbeheerfasen wil stroomlijnen om efficiëntie en kosten te verbeteren.
Van commerciële overeenkomsten tot servicecontracten, alle organisaties vertrouwen op contracten als een essentieel onderdeel van hun bedrijfsvoering. Door de processen die betrokken zijn bij contractbeheer te optimaliseren en contract lifecycle management te adopteren, heb je controle over elke fase van het contracteringsproces, van risicobeoordeling, via onboarding tot contractvernieuwing en beëindiging, wat op zijn beurt de contractprestaties en waarde verbetert.
Slecht beheerde contracten kunnen negatieve gevolgen hebben voor je bedrijf, zowel op het gebied van reputatie als financieel. Gezien het belang van contracten voor bedrijven, zijn er voordelen te behalen uit effectief contract lifecycle management en het verkrijgen van controle over end-to-end processen.
Verbeterde Efficiëntie
Het spreekt voor zich dat hoe efficiënter een systeem is, des te minder tijd en geld het je bedrijf zal kosten. Het hebben van een effectief contract lifecycle management systeem kan de efficiëntie en productiviteit verbeteren.
Vastgestelde workflows zorgen voor administratieve controle en stellen je in staat eventuele problemen binnen het kader te identificeren. Succesvol contractbeheer zou je bedrijf moeten helpen om voortdurend te verbeteren en je processen te versnellen en het gehele systeem te stroomlijnen.
Je zult een verschil merken in hoeveel sneller de initiële contractcyclus kan verlopen nadat je een efficiënt contractbeheersysteem in je bedrijf hebt geïmplementeerd. Deze versnelling optimaliseert de tijd en de waarde van elk contract.
Click to read Analyst & Influencers (For External Use) Gated (NL)
Verbeterde Inkomsten
Goed contract lifecycle management zou bedrijven moeten helpen hun potentieel te bereiken, inclusief het behalen van al hun financiële doelen en doelstellingen. Slecht contractbeheer heeft naar verluidt geleid tot een jaarlijkse omzetverlies van ongeveer 9% voor bedrijven, dus contractbeheer moet van vitaal belang zijn voor bedrijven, ongeacht hun grootte of branche.
Dankzij een groter overzicht van praktijken en workflows en een betere controle over financiën kan succesvol contract lifecycle management vaak helpen de operationele kosten te verlagen. Met transparantie naar gegevens, audit trails en workflow-prestaties kun je tijd en geld besparen en de waarde van je contractlevenscyclus verbeteren.
Effectief Risico- en Compliancebeheer
Het beheren van risico's voor derden en organisaties is essentieel voor elk bedrijf.
Naarmate bedrijven profiteren van de groeiende mogelijkheden die worden geboden door een uitgebreid ecosysteem van derden, wordt het beheer van risico's groter en complexer. Om succesvol om te gaan met de groei in contracten en de toename van monitoring van groeiende relaties met derden en de waarde die ze aan je bedrijf toevoegen, moet er een solide CLM-framework zijn om het risico dat door een externe onderneming wordt gepresenteerd, effectief te reguleren en te beheren.
CLM kan verbeterde mogelijkheden bieden voor het beheer en de monitoring van risico's. Naarmate bedrijven uitbreiden en hun aantal contracten en relaties toenemen en veranderen, vooral met betrekking tot hun waarde, veranderen ook de risico's.
Een voordeel van CLM hierbij is dat je bedrijf snel gegevens of contracten kan identificeren, openen, begrijpen en erop kan reageren, waardoor je op de hoogte blijft van nalevingsrichtlijnen of regelgevende voorschriften.
Daarom is het belangrijk om je contracten voortdurend te controleren, zowel voor het succes van je bedrijf als om het risico van juridische procedures en boetes te verminderen, wat ernstige financiële gevolgen kan hebben. Regelmatige audits binnen een goed CLM-systeem helpen het bedrijf te beschermen en het risico te minimaliseren.
Transparantie
Wanneer je relaties wilt opbouwen met klanten en dienstverleners, is transparantie essentieel voor alle betrokken partijen. Transparantie in je CLM kan helpen bij communicatie. Informatie met betrekking tot contracten moet gemakkelijk en effectief beschikbaar zijn en worden gecommuniceerd met alle relevante belanghebbenden, en een kader voor het bijhouden en rapporteren van prestaties en voortgang is de beste praktijk als het gaat om communicatie en het beheren van verwachtingen.
Dit stelt KPI's, contractbeoordelingen en deadlines in staat om door alle betrokkenen te worden gemonitord, hopelijk resulterend in een uitstekende werkrelatie met alle partijen en het soepel laten verlopen van je contractbeheerproces.
Gezien de rol die contracten spelen in het bedrijfsleven, is het van cruciaal belang dat er enige transparantie is. Iedereen die betrokken is bij de contractlevenscyclus moet verantwoordelijk kunnen worden gehouden, en het betekent ook dat financiële teams de contractprestaties en waarden in de gaten kunnen houden, zodat elke beslissing is gebaseerd op realtime gegevens en de juiste stap is voor de toekomst van de organisatie.
CLM-software
De meest effectieve manier om je contractbeheer te stroomlijnen en het belang van contractbeheer voor je bedrijf te benadrukken, is door de contractlevenscyclusprocessen te automatiseren en contract lifecycle management-software (CLM) te implementeren. Met behulp van deze software kan een bedrijf op elk moment in de contractlevenscyclus automatisch digitale contracten maken, monitoren en beheren.
Of het nu gaat om het beheren van documentatie, contracten, juridische overeenkomsten met leveranciers, of huur- en licentieovereenkomsten, een goede CLM-oplossing kan alles van begin tot eind beheren. Stroomlijn je administratieve taken en goedkeuringsprocessen en verlaag tegelijkertijd je overheadkosten. Optimaliseer je bedrijfsprocessen om de productiviteit, efficiëntie en ROI te verbeteren en maximaliseer je bedrijfsinkomsten. Geautomatiseerde software kan het opstellen van contracten versnellen met contractcreatie en sjablonen, overeenkomsten en goedkeuringen, elektronische handtekeningen en beheer van verplichtingen. Met behulp van een webbrowser kun je al je contractbeheerprojecten en -processen beheren in slechts één enkel systeem.
CLM-systemen en geautomatiseerde software bieden ook een gecentraliseerd platform voor het opslaan van documenten en gegevens en een kader voor standaarden en controleprocedures. De software kan geïntegreerde functies hebben zoals intelligente vragenlijsten, een op een browser gebaseerd centraal archief en op triggers gebaseerde meldingen voor mijlpalen en gebeurtenissen, die allemaal kunnen helpen bij het beheer van risico's en naleving, ondersteund door volledige audit trails. Je kunt ook op de hoogte blijven van alle nalevingsbeheer- en processen door gebruik te maken van de rapportagefuncties die in de meeste softwareoplossingen gangbaar zijn, waarmee je operationele gegevens, workflows en informatie kunt volgen en analyseren.
Hoe kan Unit4 je helpen?
Unit4 Contract Lifecycle Management door Scanmarket kan je volledige contractbeheerproces vanaf het begin tot het einde afhandelen - en je voorzien van de inzichten en gegevens die nodig zijn om betere benaderingen te itereren en due diligence te automatiseren. Lees hier meer over onze Source-to-Contract-software.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de fasen van contractbeheer?
Contractbeheer bestaat uit de pre-contractuele fase, contractontwikkeling, contractuitvoering, contractbeheer en contractafsluiting. Door zich aan deze structuur te houden, wordt het contracteringsproces minder ontmoedigend en effectiever.
Hoe implementeer je contract lifecycle management?
Om een succesvol systeem voor contract lifecycle management te implementeren, identificeer belanghebbenden, ontwikkel een procesflow, kies geschikte software, verzorg training en ondersteuning, en monitor en evalueer het proces voortdurend. Dit helpt organisaties om contracten efficiënt te beheren, risico's te verminderen en bedrijfsdoelstellingen te behalen.
Wat zijn contract lifecycle management-tools?
Voorbeelden zijn contract authoring-tools voor aangepaste sjablonen en geautomatiseerde opstelling, contractbeheerdatabases voor het centraliseren van gegevens en analysetools voor inzichten. Deze tools helpen bedrijven om de bedrijfsvoering te optimaliseren en risico's te minimaliseren voor maximale contractwaarde.
