Rakennusprojektit: näkyvyyden ja yhdenmukaisuuden varmistaminen kaikissa keskeisissä suorituskykymittareissa

Yksi rakennusalan yritysten suurimmista haasteista on projektien läpinäkyvyyden puute. Usein on mahdotonta tietää, onko projekti onnistunut taloudellisesti, ennen kuin työ on jo tehty ja rahat jo käytetty. Tämä tekee kustannusten hallinnasta ja resurssien tehokkaasta kohdentamisesta erittäin vaikeaa.

Täydellisessä maailmassa projektipäälliköt ja talousosasto voisivat saada välittömästi ilmoituksen huonosti sujuvasta projektista. Projektin luvut olisivat aina ajan tasalla ja näkyisivät yrityksen keskeisissä taloustiedoissa.

Perinteisessä toimintaympäristössä tämän tasoisen tarkkuuden toteuttaminen olisi tietenkin lähes mahdotonta ilman huomattavaa työtaakkaa sekä projektipäälliköille että talousosastolle.

Tässä kohtaa kuvaan astuvat älykäs ERP ja automatisoidut työnkulut. Operatiiviset järjestelmät, joissa rutiininomainen status-raportointi, projektinhallinta ja talousprosessit voidaan automatisoida, helpottavat niin taloustiimien kuin projektipäälliköidenkin tiedonetsinnän taakkaa. Näin molemmat tahot voivat muodostaa selkeämmän kuvan aiheutuneista kuluista ja resurssien käytöstä sekä optimoida projektien liikevaihdon, voitot, muuttuvat tilaukset ja valmistumispäivät.

Automatisointi parantaa projektin näkyvyyttä

Tiimien ei tarvitse käyttää arvokasta aikaa tietojen tuontiin ja uudelleentuontiin kymmenistä erilaisista taulukkoversioista, kun tiedonkeruu ja raportointi automatisoidaan yhtenäisten pilvipohjaisten järjestelmien avulla.  Lisäksi tiedon muuntaminen mielekkäiksi raporteiksi yksinkertaistuu. Näin kaikki saavat selkeämmän kuvan kaikkein monimutkaisimpienkin projektien kaikista näkökulmista toimitusketjuista rakennuksen valmistumiseen saakka.

Koska automaattiset prosessit toimivat taustalla ja päivittyvät heti, kun uusia tietoja on saatavilla, kaikki projektiin osallistuvat pystyvät nopeasti tunnistamaan mahdolliset epäonnistumiset tai kulujen ylitykset.

Ja koska kaikki tiedot ovat peräisin yhdestä luotettavasta lähteestä, kohteessa olevat päälliköt voivat tehdä päätöksiä saman tien. Tämä vähentää viivästyksiä entisestään ja mahdollistaa paremman voittojen optimoinnin.

Automatisointi tuo taloustiimin lähemmäksi projektia

Moderneissa ERP-järjestelmissä tiimit voivat merkitä tiettyjä projektitapahtumia, kuten vaiheiden alkamisia ja päättymisiä, rutiinitapahtumiksi. Tämä tarkoittaa, että aina kun seuraava virstanpylväs saavutetaan, saat välittömästi tilannekuvan projektista ja sen etenemisestä sekä taloustilanteesta. Näet välittömästi myös suuret poikkeamat ennusteistasi ja suunnitelmistasi koskien alkuperäistä budjettia, suunniteltua ja todellista kassavirtaa sekä kuluja vs valmiusastetta.

Tämän jälkeen tiimeilläsi on selkeä käsitys siitä, mitä pitäisi tapahtua seuraavaksi, kun uusi vaihe alkaa. Tämä auttaa myös pitämään yllä jatkuvuutta ja mahdollistaa korjaukset sekä auttaa sinua saavuttamaan asiakastyytyväisyydelle, tuotoille ja voitolle asettamasi tavoitteet.

Automatisointi pitää toiminnot yksinkertaisina ja sujuvina

Usein esteet, jotka saavat kokeneimmatkin talous- ja projektinhallinta-asiantuntijat kompastumaan, ovat erittäin yksinkertaisia ja helppo jättää huomiotta. Kun kaikki yrittävät pysyä kärryillä lukuisista Excel-taulukoista, GANTT-kaavioista sekä sähköpostien ja vaatimusten tulvasta, hetkellisestä keskittymiskyvyn herpaantumisesta väärällä hetkellä seurauksena voi olla, että palveluntarjoajan tai tavantoimittajan lasku jää maksamatta tai lasku asiakkaalle lähettämättä.

Älykkään prosessien automatisoinnin avulla ostotilaukset, laskut ja maksupyynnöt voidaan tehdä, käsitellä ja hyväksyä helposti ja nopeasti heti, kun asiaankuuluvat ehdot täyttyvät. Pysyt ajan tasalla kuluista, eikä sinun tarvitse enää käyttää aikaa kulujen manuaaliseen keräämiseen. Saat selkeämmän kuvan siitä, mikä osa budjetistasi todella on käytetty. Niin tavarantoimittajat, palveluntarjoajat kuin asiakkaatkin arvostavat sinua, ja tiimisi saavat enemmän aikaa keskittyä tärkeään työhönsä tuoda resursseja saataville, kun niitä tarvitaan.

Automatisointi, joka sopii prosesseihisi ja tarpeisiisi

Koska jokainen projekti on omanlaisensa – eivätkä yritystenkään tarpeet ole identtisiä – prosessien automatisointi on aina räätälöitävä. Moderneissa ERP-järjestelmissä tiimisi voivat suunnitella ja toteuttaa automatisoinnit nopeasti ja yksinkertaisesti tarpeen mukaan. Tietyt tiedot voidaan automaattisesti merkitä tarkistettaviksi, raportteja voidaan luoda säännöllisin väliajoin ja automatisoida jopa hyväksynnät esimerkiksi kulujen maksuille ja pienille työstä aiheutuneille kustannuksille annetun rajan sisällä. Koko organisaatiota autetaan tekemällä päivittäisestä työstä sujuvaa ja asettamalla selkeät odotukset sille, milloin luotetaan automaattisiin järjestelmiin ja milloin pyydetään apua poikkeusten käsittelyyn.

Miten Unit4 voi auttaa sinua?

Unit4 on jo yli 40 vuoden ajan luonut ohjelmistoja, jotka auttavat projektiorganisaatioita, kuten rakennusalan yrityksiä, hallitsemaan resurssejaan – materiaaleista ihmisiin.

Keskittymällä henkilöstökokemukseen, luomme toiminnanohjaukseen, henkilöstöhallintaan ja taloussuunnitteluun ja -analyysiin yritysohjelmistoratkaisuja, jotka vapauttavat työntekijöidesi aikaa hallinnollisista tehtävistä varsinaiseen työhön automatisoimalla projekteihin liittyvän toistotyön. Näin jokainen pystyy tuomaan lisäarvoa ja tekemään työnsä tehokkaammin.

Älykäs prosessiautomaatiomme hoidetaan täysin People Platform -alustallamme. Sen avulla automatisoituja palveluita tarvitsevat tiimit voivat ottaa nämä nopeutetut työnkulut itse käyttöön ilman tarvetta mukautetulle koodille. Näin jokainen organisaatiosi työntekijä voi työskennellä fiksummin ja jättää toistotyön roboteille.

Rakennusalan yrityksille suunnatulla sivullamme on lisätietoja siitä, mitä lisäarvoa Unit4 voi tuoda yrityksellesi.