Så här säkerställer ni transparens och samordning av alla KPI:er

En av de största utmaningarna som byggföretag står inför är bristen på transparens i pågående projekt. Det är svårt att fastslå om ett projekt har varit ekonomiskt framgångsrikt innan arbetet är klart – och då är pengarna redan spenderade.  Det är svårt att i efterhand kontrollera kostnader och säkerställa att resurser allokeras effektivt.

Det ideala vore om projektledarna och ekonomiavdelningen omedelbart får en indikation om ett projekt inte går enligt plan. Projektets kalkyl ska hela tiden vara uppdaterade och återspeglas i företagets centrala ekonomirapportering.
I en traditionell driftsmiljö är detta nästan omöjligt att åstadkomma utan en ökad arbetsbörda för både projektledarna och ekonomiavdelningen.

Och det är just här smarta affärssystemsystem och automatiserade arbetsflöden kommer in i bilden. Modern teknologi som automatiserar rutinmässig statusrapportering, projekthantering och ekonomiprocesser gör det lättare för både ekonomiteamet och projektledningen att uppföljning av pågående projekt. Det ger dem en tydligare bild av såväl kostnader som hur resurser används och en möjlighet att optimera projekt med fokus på intäkter, marginaler, ytterligare ändringsordrar och slutförandedatum. 

Automatisering ökar transparensen i projekten
Att automatisera administrativa processer, datainsamling och rapportering med hjälp av ett modernt molnbaserat affärssystem gör inte bara att ni slipper manuell hantering av komplexa kalkylblad, det bli dessutom enklare att översätta denna data till meningsfulla insikter. Det ger alla en tydligare bild av samtliga aspekter i de mest komplexa projekt – från start till slutförande.
Eftersom automatiserade processer arbetar i bakgrunden och uppdateras så snart ny information blir tillgänglig får alla inblandade parter i ett projekt möjlighet att snabbt upptäcka potentiella problem eller kostnadsöverdrag.
Och då all information härstammar från en central datakälla underlättas beslutsprocessen, vilket ytterligare minskar förseningar och säkerställer en bättre optimering av marginalen.

Automatisering för ekonomiteamet närmare projektet
Moderna ERP-system gör det möjligt för teamen att införa rutinmässiga etapper för specifika projekthändelser – t.ex. för start och avslut av faser. . Det innebär att när en milstolpe nås har ni omedelbart en bra bild av projektets status, ekonomi och kassaflöde samt eventuella avvikelser mellan plan och verkligt utfall.
Detta gör att teamen har tydliga förväntingar om vad som ska hända när de ska påbörja nya faser i ett projekt, vilket bevarar kontinuiteten, möjliggör korrigerande åtgärder och gör det lättare att möta viktiga mål som kundnöjdhet, intäkter och marginal.

Automatisering medför att driften blir enkel och smidig
Ofta är de hinder, som kan orsaka problem även för de mest erfarna ekonomi- och projektmedarbetarna, synnerligen elementära och lätta att missa. När alla har fullt upp med sina Excel-kalkylblad, GANTT-diagram, e-mails och förfrågningar är det lätt att man blir distraherad och glömmer bort att betala en leverantör eller skicka iväg en faktura..
Smart processautomatisering gör det möjligt att initiera, behandla och godkänna inköpsordrar, fakturor och betalningsförfrågningar enkelt och snabbt så snart de relevanta villkoren har uppfyllts. Detta gör att ni både kan hålla koll på kostnaderna och eliminera det manuella arbetet av att sammanställa dessa kostnader, vilket ger en mycket tydligare bild av budgetposterna som faktiskt har spenderats. Kontakter med leverantörer och kunder gynnas dessutom av detta och därmed frigörs teamen så att de istället kan fokusera på det viktiga arbetet med att se till att resurser är tillgängliga vid behov.
 
Automatisering passar alla processer och behov
Eftersom alla projekt är unika – och eftersom alla verksamheter har olika behov– måste det vara standard att skräddarsy automatisering av processerna. I moderna ERP-system kan automatisering utformas och implementeras snabbt och enkelt när det krävs av teamen. De kan t.ex. automatiskt flagga vissa data för granskning, utlösa vissa rapporter med regelbundna intervaller samt till och med automatisera godkännanden för exempelvis utbetalningar för utlägg vilka understiger ett fastställt värde. Alla i en organisation drar nytta av en smidigare upplevelse av det dagliga arbetet samt tydliga riktlinjer för när man kan förlita sig på de automatiska systemen och likaså när man bör söka hjälp med hanteringen av undantag.

Hur kan Unit4 hjälpa dig?
Unit4 har, i över 40 år, utvecklat programvara som är speciellt anpassad för byggföretag och andra företag med projektbaserad affärsmodell. Vi erbjuder moderna molnbaserade lösningar inom ekonomi, inköp, FP&A, HR, lön och projekt.
Med fokus på användarupplevelsen skapar vi effektiva lösningar som frigör medarbetarnas tid och låter dem fokusera på mer värdeskapande arbete i stället för administration. Genom att automatisera de rutinmässiga arbetsuppgifterna kan alla parter öka värdet de genererar och jobba effektivare.
Processautomatisering hanteras via vår ”People Platform” och låter medarbetare automatisera tjänster och processer utan programmering. Detta gör det möjligt för samtliga medarbetare i organisationen att jobba smartare och lämna rutinarbetet till robotarna.
Om du vill veta mer om hur smart automatisering kan revolutionera din projekthantering ska du läsa den här rapporten från IDC.  
Om du vill veta mer om vad Unit4 kan göra för ditt företag ska du besöka vår branschsida för byggföretag.