Byggeprosjekter: Slik sikrer du synlighet og justering på tvers av alle KPI-er

En av de største utfordringene byggeselskapene står overfor, er mangel på synlighet i prosjekter. Det er ofte umulig å si om et gitt prosjekt har lykkes økonomisk, før arbeidet er gjort og pengene er brukt. Dette gjør det ekstremt vanskelig å kontrollere kostnader og sikre at ressurser tildeles effektivt.

I en ideell verden, når et prosjekt ikke presterer bra, vil det være mulig for prosjektledere og økonomiavdelingen å bli varslet umiddelbart. Prosjektets tall vil være nøyaktige og gjenspeiles i selskapets sentrale økonomiske data.

I et tradisjonelt driftsmiljø vil selvfølgelig dette nøyaktighetsnivået være nesten umulig å håndheve uten å legge betydelige byrder på både prosjektledere og økonomikontoret.

Og det er her smart ERP (bedriftsressursplanlegging) og automatiserte arbeidsflyter kommer inn. Driftssystemer som gjør det mulig å automatisere rutinemessig statusrapportering, prosjektstyring og økonomiske prosesser, forenkler byrden med å finne fakta for både økonomiteamet og prosjektledelsen. Å gi både et klarere bilde av påløpte kostnader, dvs. hvordan ressursene brukes, og optimere prosjekter for inntekt, margin, flere endringsordrer og fullføringsdatoer.

Automatisering øker prosjektsynlighet

Automatiseringen av datainnsamling og rapportering gjennom enhetlige skydriftssystemer eliminerer ikke bare behovene teamene dine har for å bruke verdifull tid på import og gjenimport av data fra dusinvis av iterasjoner i forskjellige regneark -  det gjør det også lettere å oversette disse dataene til meningsfulle rapporter. Det gir alle et mye klarere bilde av alle aspekter av selv de mest komplekse prosjektene fra forsyningskjedene til ferdige bygg.

Siden automatiserte prosesser pågår i bakgrunnen og oppdateres så snart ny informasjon blir tilgjengelig, gir de også alle som er involvert i et prosjekt, muligheten til å oppdage potensielle feil eller kostnadsoverskridelser raskt.

Og siden all informasjon kommer fra én enkelt pålitelig kilde, kan lederne på stedet ta en avgjørelse der og da, redusere forsinkelser ytterligere og muliggjøre optimalisering av større marginer.

Automatisering gir økonomiavdelingen bedre oversikt

Moderne ERP-systemer lar teamene dine angi rutinemessige flagg for spesifikke prosjekthendelser – for eksempel faselanseringer og -avslutninger. Dette betyr at når den neste milepælen nås, kan du umiddelbart se et øyeblikksbilde av et prosjekt, dets fremdrift og økonomiske tilstand, og du kan umiddelbart se eventuelle store avvik i prognosene og planene dine i forhold til det opprinnelige budsjettet, den prosjekterte og faktiske kontantstrømmen samt kostnader kontra fullføring.

Dette betyr at teamene dine kan starte nye faser av et prosjekt med klare forventninger til hva som skal skje videre, for å bevare kontinuitet, muliggjøre utbedring og sette deg i bedre stand til å nå målene dine for kundetilfredshet, inntekter og marginer.

Automatisering gjør driften enkel og smidig

Hindringene som kan stoppe selv de mest erfarne ekspertene på økonomi- og prosjektledelse, er ofte enkle å løse og lette å overse. Når alle sliter med å holde styr på Excel-regneark, GANTT-diagrammer og et hav av e-poster og forespørsler, kan en distraksjon i feil øyeblikk utgjøre forskjellen på å huske å betale en leverandør eller sende inn en faktura og glemme det.

Smart process automatisering gjør at innkjøpsordrer, fakturaer og betalingsforespørsler kan heves, behandles og godkjennes enkelt og raskt så snart de relevante betingelsene er oppfylt. Du kan holde oversikten over kostnadene, men også å frigjøre deg fra det manuelle arbeidet med å kompilere dem, og du kan få et mye klarere bilde av hvilke deler av budsjettallokeringen som faktisk har blitt brukt. Det holder leverandørene og kundene tilfredse og frigjør teamenes tid til å fokusere på det viktige arbeidet med å gjøre ressurser tilgjengelige ved behov.

Automatisering passer perfekt til prosessene og behovene dine

Prosessautomatisering må som standard tilpasses, fordi ingen prosjekter og ingen virksomhetsbehov er nøyaktig like. I moderne ERP-systemer kan automatiseringer utformes og implementeres raskt og enkelt av teamene ved behov, slik at de automatisk kan flagge data for gjennomgang, sende rapporter med jevne mellomrom og til og med automatisere godkjenninger for ting som påløpte utgifter og små kostnader for en jobb under en viss terskel. Dette hjelper alle i organisasjonen ved å gjøre det daglige arbeidet smidigere og setter klare forventninger til når man skal bruke automatiske systemer og når man skal søke hjelp til unntakshåndtering.

Hvordan kan Unit4 hjelpe deg?

Unit4 har laget programvare som hjelper prosjektbaserte organisasjoner som byggefirmaer med å håndtere ressursene sine bedre – fra materialer til personer – i over 40 år.

Fokuset vårt på personopplevelse skaper bedriftsprogramvareløsninger for ERP, HCM (administrasjon av menneskelig kapital) og FP&A (økonomisk planlegging og analyse) som frigjør de ansattes tid til å fokusere på arbeidet heller enn administrasjon. Dette automatiserer det repetitive arbeidet i prosjekter, slik at alle kan tilføre mer verdi og arbeide mer effektivt.

Den smarte prosessautomatiseringen håndteres på vår People Platform. Der kan teamene som krever automatiserte tjenester, implementere disse ekspederte arbeidsflytene selv uten behov for tilpasset kode, noe som styrker alle i organisasjonen til å arbeide smartere og la robotene ta de repetitive oppgavene.

Du kan lese denne rapporten fra IDC hvis du vil vite mer om hvordan smart automatisering kan revolusjonere måten du administrerer prosjekter på.

Hvis du vil vite mer om hva Unit4 kan hjelpe deg med, kan du gå til vår dedikerte bransjeside for bygg- og anlegg.