Rakennusalan yritykset – auttakaa projektipäälliköitä työskentelemään älykkäämmin ja olemaan tyytyväisempiä automatisoimalla manuaaliset tehtävät

Rakennusprojektit eivät ole mitään pikkuhommia, rakennettiinpa sitten omakotitaloa tai ostoskeskusta. Niissä on mukana monia ihmisiä eri rooleissa, useita toimittajia, erilaisia materiaaleja ja tuotteita sekä monia erikoisaloja suunnittelusta rakentamiseen.

Kun projektiin osallistuu näin monta yksittäistä vaikuttajaa, kumppaniorganisaatiota ja erikoisalojen palveluntarjoajaa, projektissa on useita muuttujia. Ja vaatii tarkkaa koordinointia, jotta seuraavaan kohteeseen siirtymiseen tarvittava kate saadaan aikaan.

Ja kuten muissakin projekteissa, myös rakennusprojekteissa on vaiheita. Jokainen niistä on jo itsessään monimutkainen, mutta yhdessä niistä tulee vielä monimutkaisempi kokonaisuus.

Tämä kasvattaa huomattavasti projektipäälliköiden taakkaa. On jo tarpeeksi haastavaa seurata, milloin yksittäiset tehtävät valmistuvat, onko niitä suorittamassa oikeat henkilöt ja onko työhön käytettävissä riittävästi resursseja – niin materiaaleja kuin henkilöstöäkin. Vielä vaikeampaa on hallinnoida edistymisen raportointia ja arvioida tarkasti, valmistuuko projekti ajallaan.

Teknologian avulla projektipäälliköt kykenevät enempään

Projektipäälliköiden kykyä vaikuttaa alusta loppuun rakennusurakoiden nopeuteen ja tehokkuuteen rajoittavat heidän käytössään olevat työkalut:

• Excel-taulukot
• Yksittäiset päivitykset eri asiantuntijoilta, toimittajilta, urakoitsijoilta ja alihankkijoilta (sisältävät yleensä lisää Excel-taulukoita)
• Useita operatiivisia järjestelmiä projektin eri vaiheille ja alivaiheille tai erikoisaloille (joiden tietoja raportoidaan viemällä niitä yhä useampiin Excel-taulukoihin).

Vaikka Excel-taulukoilla – kuten myös sähköpostilla – tulee todennäköisesti aina olemaan paikkansa projektinhallinnassa niin rakennustyömaalla kuin toimistossakin, projektipäälliköiden työhön on saatavilla parempia työkaluja. Ne eivät pelkästään helpota yksittäisiä tehtäviä, vaan myös varmistavat, ettei projektipäälliköiden tarvitse tehdä niitä lainkaan. Erityisesti silloin kun tehtävät eivät tuo suurta lisäarvoa ja kun ne vain haittaavat ydintehtävää.

Yhdistä tiedot – jotta tiedät tarkalleen, mistä on kyse

Yksi rakennusalan projektipäälliköiden suurimmista haasteista on pysyä jatkuvasti ajan tasalla keskeneräisestä työstä, katteista ja kassavirrasta. Raportointi tarkoittaa usein tietojen keräämistä eri lähteistä. Monesti nämä tiedot ovat vanhentuneita jo kauan ennen kuin ne ovat käytettävissä.

Ollakseen ketterä yritys tarvitsee yhden reaaliaikaisen talous- ja resurssitietolähteen, jonka avulla voidaan seurata laskutusta, yksinkertaistaa raportointia ja saada yleiskatsaus monimutkaisten rakennusprojektien kaikista näkökulmista toimitusketjuista toimitukseen saakka. Se myös varmistaa vaatimustenmukaisuuden, auttaa havaitsemaan projektin mahdolliset ongelmat, ennakoi työntekijöiden ja materiaalien puutteet pullonkaulojen välttämiseksi ja antaa rakennustyömaalla toimiville päälliköille raportointimahdollisuudet, joiden avulla päätöksiä voidaan tehdä paikan päällä.

Modernit ERP-järjestelmät mahdollistavat kaiken tämän tiedon seuraamisen reaaliajassa, jotta tiedät aina, mitä kulloinkin tapahtuu. Voit olla myös varma siitä, että kustannukset on kirjattu projektin tuotto- ja katelaskelmiin sekä työntekijöiden työajanseurantaan.

Kattava kokonaiskuva hankinnoista edistämään projekti- ja kustannustehokkuutta.

Projektipäälliköiden ei pitäisi joutua palveluita hankkiessaan miettimään, mitä myyjiä tai myyjäsopimuksia tulee käyttää. Heidän ei myöskään pitäisi joutua pyytämään hankintaosaston hyväksyntää tapauskohtaisesti jokaisesta resurssista, jonka he tarvitsevat ulkopuolisilta toimittajilta.

Modernista projektiperusteisesta ERP-järjestelmästä tiedot ja hyväksytyt myyjät saadaan välittömästi. Tällä varmistetaan, että projektipäälliköt löytävät aina tehokkaimmat ja senhetkisiin tarpeisiin sopivat myyjät tuhlaamatta arvokasta aikaa tai budjettia kalliimpiin palveluntarjoajiin.

Seuraa kustannuksia reaaliaikaisesti älykkäillä tilauksilla

Kun kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa, pystyt seuraamaan jokaisen budjettirivin vaikutuksia projektin kokonaiskustannuksiin, tuottoihin ja katteisiin. Projektipäälliköiden ei tarvitse huolehtia, onko lasku kirjattu tai resurssi varattu projektiin – he saavat vastauksen saman tien. Työajanseurantalomakkeet ja pienempien ostosten kulut otetaan myös huomioon, vaikkei niitä ole vielä lopullisesti hyväksytty. Tämän ansiosta projektipäälliköt ovat jatkuvasti tietoisia paljonko budjetista on käytetty ja miten nämä menot vaikuttavat projektin edistymiseen ja määräaikojen saavuttamiseen.

Kun mahdollisimman monia manuaalisia työprosesseja automatisoidaan, projektin talous on täysin projektipäällikön hallinnassa ja aikaa jää havaita mahdollisuuksia tehostaa vielä enemmän ja saada aikaan suurempia säästöjä.

Miten Unit4 voi auttaa sinua?

Unit4 on jo yli 40 vuoden ajan luonut ohjelmistoja, jotka auttavat projektiorganisaatioita, kuten rakennusalan yrityksiä, hallitsemaan resurssejaan – materiaaleista ihmisiin.

Keskittymällä henkilöstökokemukseen, luomme toiminnanohjaukseen, henkilöstöhallintaan ja taloussuunnitteluun ja -analyysiin yritysohjelmistoratkaisuja, jotka vapauttavat työntekijöidesi aikaa hallinnollisista tehtävistä varsinaiseen työhön automatisoimalla projekteihin liittyvän toistotyön. Näin jokainen pystyy tuomaan lisäarvoa ja tekemään työnsä tehokkaammin.

Rakennusalan yrityksille suunnatulla sivullamme on lisätietoja siitä, mitä lisäarvoa Unit4 voi tuoda yrityksellesi.