Byggefirmaer – hjelp prosjektlederne med å arbeide smartere ved å automatisere manuelle oppgaver

Byggeprosjekter er ikke bare bare – enten det gjelder eneboliger eller kjøpesentre. De involverer mange mennesker i mange roller med ulike leverandører, materialer og produkter, og ulik spesialisering fra arkitektur til ingeniørarbeid.

Med så mange individuelle bidragsytere, partnerorganisasjoner og spesialistleverandører som jobber, innebærer ethvert prosjekt mange bevegelige deler. Og det krever presis koordinering for å oppnå marginene du trenger for å gå videre til neste utvikling.

Og akkurat som alle andre prosjekter har byggeprosjekter faser. Alle er komplekse nok for seg selv – men når den administreres sammen, blir de eksponentielt mer komplekse.

Dette legger en betydelig byrde på prosjektledere. Det er vanskelig nok å holde styr på om individuelle oppgaver blir utført, om de blir gjort av de rette personene, og hvis nok ressurser er tilgjengelig – med tanke på både materialer og folk. Det å håndtere fremdriftsrapportering og forutsi korrekt hvorvidt prosjektet vil bli fullført etter planen, er enda vanskeligere.

Teknologi gir prosjektledere flere muligheter

Prosjektlederes evne til å utgjøre en reell forskjell på hastigheten og effektiviteten til byggeprosjektene fra start til slutt blir hemmet av verktøyene mange av dem er avhengige av:

• Excel-regneark
• Individuelle oppdateringer fra ulike spesialister, entreprenører, leverandører og underleverandører (vanligvis med flere Excel-regneark)
• Mange driftssystemer for ulike stadier og undertrinn eller spesialfunksjoner distribuert på prosjektet (som rapporterer ved å eksportere data til enda flere Excel-regneark)

Selv om Excel-regneark sannsynligvis alltid vil ha en plass i prosjektledelsen – som e-post – både på og utenfor byggeplassen, finnes det bedre verktøy som ledere kan bruke til jobben. Ikke bare ved å gjøre individuelle oppgaver enklere, men ved å sikre at du ikke trenger å gjøre dem i det hele tatt. Spesielt når disse oppgavene er av lavere verdi og kommer i veien for kjernen i jobben.

All data på ett sted – så du vet akkurat hva du har med å gjøre

En av de største utfordringene for prosjektledere i byggebransjen er å ha kontroll på WIP, margin og kontantstrøm til enhver tid. Rapportering betyr ofte å samle inn data fra flere kilder – data som ofte blir utdatert lenge før de kan brukes til noe.

For å være fleksibel trenger en bedrift én enkel kilde til sanntidsdata om økonomi og ressurser for å holde styr på fakturering, holde rapporteringsprosessen enkel og gi en komplett oversikt over alle aspekter av komplekse byggeprosjekter – fra forsyningskjeder til levering. Slik kan du sikre overholdelse, oppdage potensielle prosjektsvikter, forutse mangel på folk og materialer for å unngå flaskehalser og gi lederne på stedet rapporteringskapasiteten de trenger for å ta avgjørelser umiddelbart.

Moderne ERP-systemer lar deg holde oversikt over all denne informasjonen i sanntid – så du alltid vet hva du ser på. Og det er ingen tvil om hvorvidt kostnader står oppført på prosjektets inntekts- og marginberegninger og ansattes timeregistreringer.

En komplett oversikt over innkjøp for kostnadseffektivitet og prosjekteffektivitet

Prosjektledere skal ikke måtte tenke på hvilke leverandører eller leverandøravtaler de skal bruke når de anskaffer tjenester. De skal heller ikke tvinges til å godkjenne alle ressurser de trenger å hente inn fra eksterne leverandører med innkjøpsavdelingen i hvert enkelt tilfelle.

I et moderne, prosjektdrevet ERP-system kan informasjon og godkjente leverandører leveres umiddelbart. Dette sikrer at lederne dine alltid kan finne de mest effektive leverandørene for det de trenger i øyeblikket, uten å måtte kaste bort verdifull tid eller tappe budsjettet på dyrere leverandører.

Hold oversikt over kostnadene så snart de oppstår, med intelligente rekvisisjoner

Med alle dataene dine på ett sted kan du spore effektene av hvert linjeelement på de samlede kostnadene, inntektene og marginene knyttet til hvert prosjekt. Prosjektledere trenger ikke å bekymre seg for om en faktura er oppført eller ikke, eller om en ressurs er bestilt på prosjektet eller ikke – fordi de får vite det så snart de sender det inn. Timeregistreringer og utgifter for mindre kjøp vil også bli redegjort for selv om de ennå ikke har fått endelig godkjenning. Dette betyr at de alltid vet ikke bare hvor mye av budsjettet de har brukt, men hvor mye utgiftene påvirker prosjektets fremdrift mot tidsfrister.

Det gir lederen full økonomisk kontroll over prosjektet og (ved å automatisere så mange av de manuelle arbeidsprosessene som mulig) gir dem tilbake den tiden de trenger for å oppdage muligheter for større effektivitet og besparelser.

Hvordan kan Unit4 hjelpe deg?

Unit4 har laget programvare som hjelper prosjektbaserte organisasjoner som byggefirmaer med å håndtere ressursene sine bedre – fra materialer til personer – i over 40 år.

Fokuset vårt på personopplevelse skaper bedriftsprogramvareløsninger for ERP, HCM (administrasjon av menneskelig kapital) og FP&A (økonomisk planlegging og analyse) som frigjør de ansattes tid til å fokusere på arbeidet heller enn administrasjon. Dette automatiserer det repetitive arbeidet i prosjekter, slik at alle kan tilføre mer verdi og arbeide mer effektivt.

Du kan lese denne rapporten fra IDC hvis du vil vite mer om hvordan smart automatisering kan revolusjonere måten du administrerer prosjekter på.

Hvis du vil vite mer om hva Unit4 kan hjelpe deg med, kan du gå til vår dedikerte bransjeside for bygg- og anlegg.