Byggföretag: Hjälp dina projektledare att arbeta smartare

Byggprojekt är stora uppgifter – oavsett om det byggs småhus eller köpcentrum. De involverar även många personer från åtskilliga leverantörer med varierande material, produkter samt inom diverse specialiseringar - allt från arkitektur till teknik.

På grund av att ett projekt inbegriper så många enskilda aktörer, partnerorganisationer och specialiserade leverantörer finns det ett stort antal variabler att hålla reda på, och för att kunna realisera de marginaler som krävs för att kunna gå vidare till nästa byggprojekt måste koordineringen vara exakt.
Byggprojekt, liksom alla andra typer av projekt, är uppdelat i faser, där respektive fas är tillräckligt komplicerad i sig. När dessa faser dessutom ska hanteras tillsammans ökar komplexiteten exponentiellt, vilket leder till stora krav på projektledarna.
Att hålla reda på om enskilda uppgifter utförs, om de utförs av rätt personer samt om det finns tillräckligt med resurser för att få arbetet gjort, både avseende material som bemanning, är svårt nog.
Det är dock ännu svårare att hantera förloppsrapporteringen och förutsäga korrekt om projektet kommer att slutföras i tid.

Tekniken gör det möjligt för projektledare att göra mer
Projektledares förmåga att göra en verklig skillnad för hastigheten och effektiviteten i byggprojekt från början till slut hindras av de verktyg som många av dem förlitar sig på: 

Excel kalkylark
Individuella uppdateringar från olika specialister, leverantörer, entreprenörer och underleverantörer (vilket vanligtvis innebär flera Excel-kalkylblad)
Flera operativsystem för olika stadier eller specialistområden som används i projektet (Individuella uppdateringar från olika specialister, leverantörer, entreprenörer och underleverantörer, vanligtvis i form av ytterligare Excel-kalkylblad)Även om Excel-kalkylblad, som e-postmeddelanden, sannolikt alltid kommer att ha en plats i projektledning både på och utanför byggarbetsplatsen, finns det bättre verktyg tillgängliga för projektledare. Dessa verktyg gör inte bara enskilda uppgifter lättare att utföra, utan de säkerställer faktiskt att det inte finns något behov av att utföra dem alls. Speciellt när dessa uppgifter tillför lägre värde och står i vägen för den avgörande delen av jobbet.

Samla data – så att du vet exakt vad du har att göra med
En av de största utmaningarna för projektledare inom byggbranschen är att kontinuerligt hålla koll på WIP, marginalen och kassaflödet.
Rapportering innebär ofta att man måste samla in data från flera källor – data som ofta är inaktuella långt innan det är möjligt att omsätta dem i praktik.
Ett företag behöver en enda källa i realtid för finansiella data och resursdata för att kunna agera flexibelt och spåra fakturering, garantera enkel rapportering samt ge en fullständig översikt över alla aspekter rörande komplexa byggprojekt – från leveranskedjor till färdigställande.
Detta gör det möjligt att säkerställa efterlevnad, upptäcka potentiella projektfel, förutse personal- och materialbrist för att undvika flaskhalsar samt ge platsansvariga nödvändiga rapporteringsfunktionerna för att kunna fatta beslut på plats.
Med moderna ERP-system kan du hålla koll på all denna information i realtid, vilket innebär att du alltid vet vad du behöver göra samt att du även har full kontroll på att kostnaderna har redovisats i beräkningarna för projektets intäkter och marginal. Du har även full kontroll på hur det ligger till med personalens tidrapporter.

En komplett inköpsvy för kostnads-och projekteffektivitet
Projektledare ska inte behöva tänka på vilka leverantörer eller leverantörsavtal som ska användas vid upphandling av tjänster. De ska inte heller tvingas få godkännande från inköpsavdelningen för alla resurser de behöver från externa leverantörer från fall till fall.

I ett modernt projektdrivet affärssystem kan information och godkända leverantörer visas direkt. Detta säkerställer att dina projektledare alltid kan hitta de mest effektiva leverantörerna för deras nuvarande behov utan att behöva slösa bort värdefull tid eller överskrida budgeten genom att använda dyrare leverantörer.

Håll koll på kostnaderna så snart de uppstår med hjälp av smarta rekvisitioner
Med all data samlad på ett ställe kan du spåra effekterna av varje specifikation på de totala kostnaderna, intäkterna och marginalerna för varje projekt. Projektledare behöver inte oroa sig för om en faktura är registrerad eller om resursen är bokad på projektet eller inte – eftersom de vet så fort de trycker på 'skicka'. Även tidrapporter och utgifter för mindre inköp beaktas, även om de ännu inte fått slutgiltigt godkännande. Det gör att projektledarna alltid vet hur mycket av deras budget som har använts och hur mycket kostnaderna påverkar projektets framsteg i förhållande till deadlines.

I och med detta har projektledaren full ekonomisk kontroll över projektet och får mer tid (genom att automatisera så många av de manuella arbetsprocesserna som möjligt) för att upptäcka möjligheter till större effektivitet och besparingar.

Hur kan Unit4 hjälpa ditt företag?
Unit4 har skapat programvara som hjälper projektbaserade organisationer som byggföretag att bättre hantera sina resurser – från material till medarbetare – i över 40 år.
Vårt fokus på People Experience skapar programvarulösningar för företag inom ERP, HCM och FP&A, som frigör personal och låter dem fokusera på arbetet istället för administration. Genom att automatisera de rutinmässiga uppgifterna som är kopplade till ett projekt kan alla parter öka värdet de genererar och jobba effektivare.

Läs denna rapport från IDC för att få veta mer om hur smart automatisering kan revolutionera din projekthantering.

Besök vår särskilda branschsida för byggföretag för att lära dig mer om vad Unit4 kan göra för ditt företag.