Miten julkinen sektori voi vastata raportointivaatimuksiin digitaaliteknologian avulla?

Julkisiin palveluihin kohdistuu paineita – myös muiden kuin käyttäjien taholta. Sääntelyvaatimukset muuttavat jatkuvasti pelikenttää ja toimialan johtavien toimijoiden on reagoitava nopeasti ja joustavasti, jotta ne pystyisivät vastaamaan jatkuvasti muuttuviin vaatimuksiin. Unit4:n julkisten palveluiden johtaja Mark Gibbison valottaa, miten ne sen tekevät. 

Kun puhutaan julkisiin palveluihin kohdistuvista paineista, useimmat ihmiset ajattelevat palveluita käyttävien kansalaisten odotuksia. Tämä on kuitenkin vain yksi esimerkki julkisen sektorin kohtaamista vaatimuksista. 

Kulissien takana julkisen sektorin organisaatioiden on käsiteltävä lainsäädäntövaatimusten jatkuvaa virtaa, vastattava vaatimustenmukaisuuksiin ja huomioitava muuttuvat säädökset. Nämä vaatimukset hallitsevat helposti asialistaa ja vaikeuttavat olennaisten palveluiden tarjoamista niitä tarvitseville. 

Nämä asiat ovat tietenkin tärkeitä: monet lakimuutokset koskevat jatkuvasti kehittyviä uhkia, kuten tietoturvaa ja petoksia. Julkisen sektorin on kuitenkin pystyttävä sopeutumaan muutokseen ja päivittämään käytäntönsä ilman, että siitä aiheutuu haittaa päivittäiselle palvelutoiminnalle. Miten ne onnistuvat tekemään sen? 

Lainsäädännölliset ja raportointivaatimukset aiheuttavat paineita julkisille palveluille 

Eläkesektori on mielenkiintoinen esimerkki jatkuvasti muuttuvan lainsäädännön tuomista haasteista. 

Eläkevalvontaviranomaisten vuonna 2018 tekemä tutkimus julkisen sektorin hallintotavasta osoitti, että 93 prosentilla järjestelmistä on menettelyt lakirikkomusten tunnistamiseen ja niistä raportoimiseen. Vaikka tämä kuulostaa lupaavalta, raportissa todettiin myös, että 70 prosenttia järjestelmistä koki lainsäädännön monimutkaisuuden olevan suurin este hallintotavan parantamiselle ja että 47 prosentilla henkilöstöstä ei ole riittävästi aikaa ja resursseja pysyäkseen mukana vaatimustenmukaisuuden muutosten vauhdissa. Tässä on selvästi parantamisen varaa. 

Tilanne on samankaltainen myös muissa julkisissa palveluissa, joissa vaatimusten noudattamatta jättämisellä on vielä kriittisempi vaikutus. Esimerkiksi Deloitten tutkimuksen mukaan alle puolella (48 prosentilla) julkisten terveydenhuolto-organisaatioiden talousjohtajista on mahdollisuus allokoida resursseja aiempien kokemusten perusteella. Tämän lisäksi 30 prosentilta puuttuu tehokkaiden päätösten tekemiseen tarvittavaa tietoa organisaation suurimmista riskeistä, liittyen erityisesti esimerkiksi kyberturvallisuuteen ja sen jatkuvasti kehittyviin uhkiin. 

Älykkäämpiä tapoja vastata erilaisiin vaatimuksiin  

Suurimmalla osalla julkisen sektorin organisaatioista on vaikeuksia optimoida palveluitaan, sillä ne eivät kykene sopeutumaan sisäisiin ja ulkoisiin vaatimuksiin. Ne, jotka kykenevät selviämään haasteista, tekevät sen digitaaliteknologian avulla. 

Toimialan johtavat organisaatiot ovat kääntymässä toiminnanohjausjärjestelmien (Enterprise Resource Planning / ERP) puoleen, sillä ne tarjoavat älykkäämpiä tapoja vastata sisäisten vaatimustenmukaisuus- ja sääntelyviranomaisten erilaisiin tieto- ja raportointivaatimuksiin. Ne investoivat järjestelmiin, jotka pystyvät tunnistamaan ja seuraamaan kriittisiä, esimerkiksi tietoturvaan ja maksujen väärinkäytöksiin liittyviä ongelmia. Järjestelmien avulla on myös mahdollista oppia tapauksista siten, että vastaavat ongelmat voidaan välttää tulevaisuudessa. 

Yksi syy siihen, miksi ERP-teknologia mahdollistaa niin suuren muutoksen julkisen sektorin sääntelyssä ja raportoinnissa on se, että kaikki sidosryhmät käyttävät samaa alustaa. Tämän ansiosta kaikki voivat käyttää keskitettyä tietoa, mikä nostaa avoimuuden ja vastuullisuuden aivan uudelle tasolle. 

Parempi raportointi on vasta alkua  

Yhä useammat julkisen sektorin organisaatiot ymmärtävät, miten tärkeää täsmällinen tieto ja joustava toiminta on. Siksi ne investoivat tarvittaviin ERP-ratkaisuihin, jotka tarjoavat näitä toiminnallisuuksia. 

Investoinnin muutosvaikutus lainsäädännön noudattamiseen ja raportointiin on merkittävä, ja siitä on myös muita hyötyjä. Sen lisäksi, että julkisen sektorin organisaatioilla on enemmän aikaa omistautua olennaisten palveluiden tarjoamiseen hallinnollisten tehtävien sijaan, ne voivat nyt paremmin hyödyntää tietoa ja toimia tehokkaammin, mikä tarkoittaa entistä parempia palveluita kansalaisille. ERP-teknologian avulla organisaatiot voivat määrittää, millainen on nykyinen paras käytäntö, ja toimia sen mukaisesti keskitetyn resurssin ansiosta.