Hoe kan de publieke sector gebruik maken van digitalisatie om aan rapportage-eisen te voldoen?

De publieke sector staat onder druk. De regelgeving veranderd voortdurend – en marktleiders moeten snel en flexibel zijn om aan de veranderende eisen te kunnen voldoen. Mark Gibbison, Global VP Public Services van Unit4, kijkt naar hoe ze dit kunnen doen. 

Als je denkt aan de druk die de publieke sector ondervindt, denken de meeste mensen al snel aan de verwachtingen van de burgers die gebruik maken van die infrastructuur. Dit is echter slechts één van de vele invloeden die de publieke sector onder druk zetten. 

Organisaties in de publieke sector hebben te maken met een constante stroom van wettelijke eisen, controles en veranderende regelgeving. Dit kan gemakkelijk veel tijd in beslag nemen, wat het verstrekken van andere essentiële diensten belemmerd. 

Het is niet zo dat deze zaken niet belangrijk zijn; veel wettelijke veranderingen hebben betrekking op bedreigingen, zoals gegevensbeveiliging en fraude. De publieke sector moet echter een manier vinden om veranderingen te omarmen en te actualiseren zonder dat dit de dagelijkse dienstverlening belemmert. Hoe kunnen ze dit bereiken? 

Wettelijke eisen en rapportagevoorschriften zetten de publieke sector onder druk 

De pensioensector is een interessant voorbeeld van de uitdagingen die de voortdurend veranderende wetgeving met zich meebrengt. 

Uit een studie in 2018 van The Pensions Regulator over het bestuur van de publieke sector blijkt dat 93 procent van de regelingen procedures heeft om overtredingen van de wet op te sporen en te melden. Hoewel dit veelbelovend klinkt, bleek uit het rapport ook dat 70 procent van de regelingen de juridische complexiteit als de grootste belemmering zag voor het verbeteren van het bestuur, waarbij 47 procent van het personeel niet de tijd en middelen had om de veranderingen op het gebied van naleving bij te houden. Er is dus duidelijk ruimte voor verbetering. 

Het is hetzelfde verhaal binnen andere openbare diensten, waar de impact van het niet bijhouden van de veranderende eisen nog kritischer is. Uit onderzoek van Deloitte is bijvoorbeeld gebleken dat minder dan de helft (48 procent) van de Chief Financial Officers binnen publieke zorgorganisaties middelen kan toewijzen op basis van ervaringen. En het ontbreekt 30 procent aan informatie over hun grootste organisatorische risico's om effectieve beslissingen te kunnen nemen – met name op gebieden als cyberveiligheid, waar de bedreigingen voortdurend in ontwikkeling zijn. 

Slimmere manieren vinden om te voldoen aan diverse eisen  

De meeste organisaties in de publieke sector hebben moeite om de dienstverlening te optimaliseren, omdat ze geen gelijke vooruitgang kunnen boeken met interne en externe invloeden. De organisaties die dergelijke uitdagingen kunnen overwinnen, doen dat door middel van digitale technologieën. 

Marktleiders in de sector wenden zich tot enterprise resource planning (ERP) software voor slimmere manieren om te voldoen aan de uiteenlopende eisen op het gebied van data-inzicht en rapportage van interne compliance- en regelgevende instanties. Ze investeren in systemen die kritieke problemen kunnen identificeren en traceren, zoals databeveiliging en ongepaste betalingen, en stellen hen ook in staat om van deze incidenten te leren om soortgelijke gebeurtenissen in de toekomst te voorkomen. 

Eén van de redenen dat de ERP-technologie zo'n doorbraak blijkt te zijn voor de regelgeving en rapportage in de publieke sector, is dat alle belanghebbenden toegang hebben tot hetzelfde platform. Dit betekent dat iedereen toegang heeft tot centrale gegevens, waardoor een niveau van transparantie en verantwoording ontstaat dat eerder niet mogelijk was. 

Betere rapportage is nog maar het begin  

Meer organisaties dan ooit in de publieke sector begrijpen de waarde van nauwkeurige gegevens en operationele flexibiliteit, en daarom investeren ze in de ERP-oplossingen die nodig zijn om deze functionaliteit te bieden. 

De transformationele impact die deze investering heeft op de naleving van de wetgeving en de rapportering is aanzienlijk, en de voordelen houden daar niet op. Naast het feit dat ze meer tijd kunnen besteden aan essentiële diensten in plaats van aan administratieve taken, hebben de organisaties nu meer inzicht in de gegevens en een efficiënter proces, waardoor ze de burgers beter van dienst kunnen zijn. Met behulp van ERP-technologie kunnen ze bepalen hoe de huidige best practices eruit zien, en hebben ze de centrale middelen om die best practices te benutten.