Mit digitaler Power alle Berichtspflichten erfüllen – neue Möglichkeiten für den öffentlichen Sektor

Unternehmen im öffentlichen Sektor stehen unter Druck, und das liegt nicht nur an den Bürgerinnen und Bürgern. Regulatorische Anforderungen ändern ständig die Rahmenbedingungen – und Branchenführer müssen schnell und flexibel reagieren, um den wechselnden Ansprüchen gerecht zu werden. Mark Gibbison, Head of Public Services bei Unit4, sieht sich an, wie ihnen das gelingt. 

Wenn es um den Druck auf öffentliche Dienstleistungsunternehmen geht, denken die meisten an die Erwartungen der Bürger, die diese Infrastrukturen nutzen. Das ist jedoch nur ein Aspekt, der den öffentlichen Sektor belastet. 

Hinter den Kulissen stehen Organisationen des öffentlichen Sektors immer wieder neuen gesetzlichen Anforderungen, Compliance-Vorschriften und sich ändernden Richtlinien gegenüber. Diese dominieren schnell das Tagesgeschäft und behindern die Bereitstellung wichtiger Dienstleistungen für all jene, die dringend Unterstützung benötigen. 

Natürlich sind diese Aspekte wichtig. Viele rechtliche Änderungen zielen auf die Vermeidung neuer Risiken ab, etwa in puncto Datensicherheit und Betrug. Doch der öffentliche Sektor muss einen Weg finden, Veränderungen anzunehmen und seine Best Practices anzupassen, ohne dass dadurch die tägliche Leistungserbringung beeinträchtigt wird. Doch wie kann das funktionieren? 

Gesetzes- und Berichtsanforderungen setzen öffentliche Dienstleister unter Druck 

Ein interessantes Beispiel für die Herausforderungen durch ständig neue Rechtsvorschriften ist der Renten- und Pensionssektor. 

Laut einer Studie von „The Pensions Regulator“ aus dem Jahr 2018 zum Thema Governance im öffentlichen Sektor verfügen 93 Prozent der Versorgungssysteme über Verfahren, um Gesetzesverstöße zu erkennen und zu melden. Das klingt erst einmal vielversprechend. Allerdings zeigte sich auch, dass 70 Prozent dieser Systeme komplexe rechtliche Fragen als größtes Hindernis für die Verbesserung der Governance sehen und 47 Prozent der Beschäftigten nicht genügend Zeit und Ressourcen haben, um mit Compliance-Änderungen Schritt zu halten. Hier besteht also eindeutig Verbesserungspotenzial. 

Ähnlich ist die Lage bei anderen öffentlichen Versorgungsunternehmen, bei denen es noch schwerwiegendere Auswirkungen hat, wenn Anforderungen nicht eingehalten werden können. So haben Recherchen von Deloitte ergeben, dass weniger als die Hälfte (48 Prozent) der Chief Financial Officers öffentlicher Gesundheitsorganisationen Ressourcen anhand von Erfahrungswerten zuordnen können. Und 30 Prozent der CFOs verfügen nicht über ausreichende Informationen über ihre größten organisatorischen Risiken, um wirksame Entscheidungen treffen zu können – insbesondere in Bereichen wie Cyber-Sicherheit, wo ständig neue Bedrohungen auftreten. 

Intelligentere Wege zur Bewältigung unterschiedlicher Anforderungen  

Die meisten Organisationen des öffentlichen Sektors haben Schwierigkeiten damit, ihre Dienstleistungen zu optimieren, weil sie nicht mit internen und externen Einflüssen Schritt halten können. Diejenigen, die solche Herausforderungen meistern können, setzen auf digitale Technologien. 

Branchenführer entscheiden sich zunehmend für Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP), um den vielfältigen Anforderungen an Daten und Berichte auf intelligente Weise zu begegnen – sowohl in Bezug auf die Compliance mit internen Vorgaben als auch mit Regulierungsbehörden. Sie investieren in Systeme, die kritische Aspekte (wie etwa Datensicherheit oder unsachgemäße Zahlungen) erkennen und verfolgen und es ihnen ermöglichen, aus solchen Vorfällen zu lernen, damit diese sich in Zukunft nicht wiederholen. 

Einer der Gründe dafür, dass ERP-Technologie sich als bahnbrechend für Regulierung und Berichterstattung im öffentlichen Sektor erweist, liegt darin, dass alle Beteiligten auf dieselbe Plattform zugreifen. Durch den gemeinsamen Zugang zu einer zentralen Datenbasis wird ein neues Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit ermöglicht. 

Bessere Berichterstattung ist nur der Anfang  

Immer mehr Organisationen des öffentlichen Sektors erkennen den Nutzen präziser, fehlerfreier Daten und operativer Flexibilität und investieren daher in ERP-Lösungen, die diese Funktionalität bieten. 

Die Auswirkungen, die diese Investition im Hinblick auf die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften und das Reporting hat, sind beträchtlich. Und das ist noch lange nicht alles: Anstatt sich auf administrative Aufgaben zu konzentrieren, können Organisationen des öffentlichen Sektors nun mehr Zeit für essenzielle Dienstleistungen verwenden. Sie verfügen außerdem über besseren Einblick in ihre Daten und eine höhere Prozesseffizienz, wodurch sie ihre Klienten besser unterstützen können. Durch den Einsatz von ERP-Technologie können sie aktuelle Best Practices identifizieren und haben ein zentrales Werkzeug zur optimalen Umsetzung.