Omistajuuden kokonaiskustannukset - miksi enemmän on joskus parempi

Vanhentuneet järjestelmät estävät innovointia ja prosessien virtaviivaistamista, mikä vaikeuttaa prosessien automatisoinnin kaltaisten kehittyneiden uudistusten toteuttamista. Ne estävät organisaatiotasi yhdistelemästä data-analyysejä, tekemästä tietoon perustuvia päätöksiä, kohdentamasta resursseja tehokkaasti tuottojensaamiseksi sekä houkuttelemasta ja pitämästä osaajia, joita tarvitaan vastaamaan asiakkaiden kasvaviin odotuksiin.  

Edistykselliset asiantuntijapalveluyritykset omaksuvat muutoksen ja parantavat tuottavuutta pilvipalveluna toimivien ERP-järjestelmien avulla. Näin ne voivat poistaa vähäistä lisäarvoa tuottavia tehtäviä, työskennellä tehokkaammin, vähentää kustannuksia ja luoda työntekijöille mahdollisuuksia keskittyä tuloja tuottavaan työhön ja auttamaan asiakkaita ratkaisemaan liiketoimintaongelmiaan. 

Huolimatta pilvipalveluna toimivien toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönoton ilmeisistä hyödyistä (ja riskeistä, jotka liittyvät siihen, ettei niitä oteta käyttöön), monet organisaatiot ovat edelleen huolissaan kustannuksista. Vaikka SaaS-ratkaisut ovat kiistattomasti suorituskykyisempiä kuin paikalliset vanhat järjestelmät käyttäjäkokemuksen, joustavuuden, ja omaksuttavuuden osalta, pilvipalveluna toimivan ratkaisun kokonaiskustannukset voivat olla korkeammat kuin paikallisen järjestelmän kustannukset koko sen elinkaaren aikana. 

On kuitenkin ratkaisevan tärkeää ottaa huomioon, että SaaS-toiminnanohjausjärjestelmät parantavat myös suorituskykyä ja työntekijäkokemusta, jolloin TCO on enemmän kuin kannattava. Kannatamme pilvipohjaisten ERP-järjestelmien TCO:n kattavaa arviointia, jossa otetaan huomioon koko ratkaisun tuottama arvo ja sen kyky vastata organisaatiosi tarpeisiin. 

Perinteisissä TCO-laskelmissa ei useinkaan oteta huomioon ohjelmisto- ja laitteistopäivityksiin liittyviä kustannuksia, talon omiin IT-resursseihin kohdistuvia vaatimuksia koskien ylläpitoa, räätälöintejä ja tukea, yrityskäyttäjien tuen hallintaa ja näiden vaatimusten vaikutusta organisaation kokonaistuottavuuteen. SaaS-järjestelmät karsivat näitä kustannuksia.

Epävarmat ajat edellyttävät joustavampaa lähestymistapaa ja sopeutumiskykyistä ajattelutapaa liiketoimintaa rakennettaessa. 

Kun koko toimialan suorituskyky useiden asiantuntijapalveluiden tunnuslukujen perusteella on laskenut viime vuoden aikana, organisaatiot ovat kustannustietoisempia kuin koskaan. Tästä huolimatta on elintärkeää muokataoperatiiviset toiminnot vastaamaan haasteisiin kuten osaajien houkutteleminen ja säilyttäminen, kannattavuuden säilyttäminen asiakkaiden budjettien kutistuessa ja yhä monimutkaisemmat projektit.

Menestyäksesi varusta yrityksesi tukevalla mutta mukautuvalla kivijalalla, joka pystyy mukautumaan nopeasti merkittäviin muutoksiin ja tarjoamaan samalla vakaan ja intuitiivisen työympäristön työntekijöille. Tämä edellyttää sellaisen alustan hyödyntämistä, joka mahdollistaa mukautuvat ja sujuvat työnkulut.

Miten kokemus luo arvoa 

Käyttäjäkokemuksen pitäisi olla ERP-järjestelmän keskeinen etu, erityisesti uusien SaaS-ERP-järjestelmien osalta. Toiminnanohjausjärjestelmät vaikuttavat lähes kaikkien organisaation osa-alueiden työnkulkuihin. Useimmat käyttäjät eivät kuitenkaan ole "tehokäyttäjiä", mikä tarkoittaa sitä, että ne, jotka käyttävät järjestelmää vain muutamiin tehtäviin, eivät välttämättä ole tietoisia sen kyvystä hallita työtä ja hallintoa. 

Usein yritykset huomaavat järjestelmätarkastusten aikana, että niillä on varta vasten työnkulkujen hallintaan tarkoitettuja toiminnallisuuksia, mutta tällä hetkellä työnkulkuja hallinnoidaan taulukoiden ja sähköpostien avulla. Mutta jos käyttäjät eivät löydä näitä ominaisuuksia sekavan tai epäintuitiivisen käyttöliittymän vuoksi, niin se on sama kuin niitä ei olisikaan.

Parempi käyttäjäkokemus johtaa parempaan omaksumiseen ja tyytyväisyyteen, jotka molemmat parantavat tuottavuutta ja lisäävät uudesta järjestelmästä saatavaa kokonaishyötyä. Tehokkaasta käyttöönotosta saatava myönteinen käyttäjäkokemus voi myös houkutella ja pitää osaajia. Nuoremmat työntekijät eivät ole kovin halukkaita opettelemaan vanhentuneita järjestelmiä, ja pitkällä aikavälillä kustannukset, joita aiheutuu siitä, että päivitystä ei tehdä heidän tarpeidensa ja prioriteettiensa mukaisesti, voivat olla paljon suuremmat kuin tilauskustannusten aiheuttama vähäinen operatiivisten kustannusten lisäys. 

Oletko valmis lukemaan lisää? 

Vanhojen järjestelmien korvaaminen vaikuttaa pelottavalta, mutta hinta, jonka pilvipalveluun siirtymisen lykkäämisestä joutuu maksamaan, on haitallinen vaikutus henkilöstökokemukseen ja lopulta kannattavuuteen. 

Lue lisää siitä, miten vanhojen järjestelmien korvaamatta jättämisestä aiheutuvat riskit, operatiiviset puutteet ja strateginen joustamattomuus voivat tulla kalliimmiksi kuin pelkkä investoiminen tarvitsemiinne työkaluihin - tutustu tähän e-kirjaan: Leaving legacy behind now.