Fem sätt att lyckas med kategorihantering

Unit4 Source-to-contract by Scanmarket (S2C), Globalt

från Unit4 kommunikation februari 13, 2023 | 3 min läsning

Vad är kategorihantering?

Kategorihantering är en strategisk upphandlingsmetod där företag delar in utgifterna i segment som innehåller liknande eller relaterade produkter. Detta gör det möjligt att fokusera på konsolidering och effektivitet. En organisations upphandlingsavdelning sköter vanligtvis utgiftshanteringen från början till slut, vilket ger affärskontinuitet inom exempelvis lagerinköp och upphandling av IT-stöd. För att kunna garantera att resurserna används optimalt och att kostnaderna hålls så låga som möjligt behöver man dock tänka strategiskt och se till att processen är transparent.

Kategorihantering kan innebära följande:

En uppdelning mellan direkta och indirekta produkter och varulager eller tjänster.
En uppdelning mellan produkter, varulager eller tjänster efter värde, leverantör, typ eller volym.

Under varje verksamhetsår måste upphandlingsteamet avgöra hur man bäst allokerar begränsade resurser under de återstående månaderna för att se till att man når affärsmålen. Ett strategiskt förhållningssätt till kategorihanteringen innebär under dessa omständigheter att man skapar en tydlig bild av organisationens kärnvärden och nyckelmål.

Vilka är de främsta fördelarna med kategorihantering?

Insikter om utgifter

Med strategisk kategorihantering kan du få en mer nyanserad och djupgående förståelse av utgifterna för respektive kategori och var det finns utrymme för förhandling. Ett praktiskt sätt att få tillgång till användbara insikter är att implementera teknik som möjliggör dataanalyser. Med rätt typ av programvara kan man konfigurera alla leverantörsdata och skapa en komplett bild av leverantörsbasen, vilket ger bättre insikter i möjliga vinster samt kostnader som kan kapas. Dessutom kan du identifiera potentiella störningar i leveranskedjan, ta fram beredskapsplaner, hantera leverantörer och kategorier enligt lönsamhet, riskhantering och resultatmål samt förhandla utifrån korrekt information.

Bättre leverantörsrelationer

Målet för alla är att maximera potentialen i köpare- och leverantörsrelationen genom flexibel kategoriplanering och utförande vid precis rätt tidpunkt. Med en strukturerad plan kan en organisation rekrytera, utvärdera och registrera nya leverantörer på ett effektivt sätt, samarbeta och kommunicera med dem på ett personligt plan och lägga grunden för en gemensam tillväxt. Du får även en möjlighet att fatta beslut om att byta ut leverantörer på basis av välgrundade och tillförlitliga data.

Kostnadsbesparingar

Kategorihantering medför att organisationer kan spara pengar på material, tillbehör och varulager. Genom att effektivisera upphandlingsprocesserna blir det dessutom lättare att se leverantörsavtalen och förstå vilka vinstmarginaler som kan breddas. Du kan också identifiera oregelbundna utgifter och områden som behöver ses över för att sänka kostnaderna.

Bättre samarbete och högre innovation

Strategisk kategorihantering förenklar samarbetet med leverantörerna. Förhandling, konfliktlösning och relationshantering underlättas om du har ett strukturerat förhållningssätt med fokus på att bygga hållbara leverantörsrelationer. Medarbetarna kan därmed lägga mindre tid på bearbetning och mer tid på att hitta kreativa och innovativa leverantörer och marknadsledare att samarbeta med.

Hur skapar man en strukturerad metod som leder till bästa möjliga resultat?

1. Granska på nytt

Innan du startar några taktiska aktiviteter bör du ta dig tid att granska kategoriplanerna och identifiera eventuella viktiga områden som kan ha missats – det är mer eller mindre garanterat att du hittar ytterligare möjligheter att öka vinsten. Det är även bra att kontakta företagets intressenter en andra gång. Det är mycket möjligt att ni redan har pratat om potentiella besparingsmöjligheter, som dock inte kunde realiseras på grund av konkurrerande prioriteringar.

2. Öka kunskapen

En av de bästa aspekterna av upphandlingsbranschen är den stora mängden information som delas. Oavsett om det gäller kategorispecifik information, makroekonomiska trender eller Unit4:s egen e-auktion av Scanmarkets data kan man snabbt hitta allt man behöver veta.

3. Be om hjälp

Om du har möjlighet att genomdriva en serie attraktiva besparingsmöjligheter, men saknar resurserna för att verkställa besluten, är det hög tid att be om hjälp. Du kan vara säker på att finanschefen har det kommande årsbokslutet i åtanke och letar efter varenda tillgänglig euro, dollar och krona – så varför inte presentera en enkel ekvation? X antal extra resurser till mitt team = Y antal fördelar vid budgetårets slut. Du kan lita på att finanschefen är minst lika fokuserad på att öka vinsten i slutet av året som hen var angående att kontrollera utgifterna i början av det.

4. Prioritera

När besparingsområdena har lokaliserats är det dags att använda en strukturerad metod för att ordna kategorierna och fördela resurserna.

5. Agera

Viktigast av allt är att man faktiskt agerar om man har hittat en möjlighet. Det bästa tillvägagångssättet är att använda ett centraliserat hanteringssystem såsom Unit4 Supplier Management by Scanmarket för att tilldela uppgifter, övervaka framsteg och identifiera potentiella tidsproblem.

Det är möjligt att allt det här framstår som en massa extraarbete. Men genom att följa dessa fem steg kan du se till att teamet får bästa möjliga förutsättningar att avsluta året starkt, nå era mål och inte missa några självklara vinstmöjligheter.