5 manieren om te slagen met categoriebeheer
Wat is categoriebeheer?
Categoriebeheer is een strategische benadering van inkoop waarbij bedrijven hun uitgaven indelen in categorieën die soortgelijke of verwante producten bevatten, zodat mogelijkheden voor consolidatie en efficiëntie gericht kunnen worden ingezet. De afdeling inkoop in een organisatie behandelt meestal uitgaven van begin tot eind, wat bedrijfscontinuïteit inhoudt, zoals de inkoop van voorraden of de inkoop voor bedrijfsondersteuning zoals IT. Er is een strategische aanpak nodig naast een transparant proces om ervoor te zorgen dat de middelen praktisch worden toegewezen en de kosten zo laag mogelijk worden gehouden.
Categoriebeheer kan bestaan uit:
- het splitsen van directe en indirecte producten en inventaris of diensten;
- producten, voorraden of diensten opsplitsen naar waarde, verkoper, type of volume.
Vaak komt dus het moment in het boekjaar dat het inkoopteam moet bepalen hoe de beperkte middelen voor de resterende maanden het best kunnen worden ingezet om ervoor te zorgen dat de bedrijfsdoelen worden gehaald. Een strategische benadering van categoriebeheer betekent dan het ontwikkelen van een duidelijk begrip van de kernwaarden en belangrijkste doelstellingen van de organisatie.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van categoriebeheer?
Inzicht in uitgaven
Strategisch categoriebeheer kan helpen om een genuanceerder en diepgaander inzicht te krijgen in je categorie-uitgaven en je onderhandelingen. Het gebruik van technologie om gegevensanalyse mogelijk te maken is een handige manier om bruikbare inzichten te verschaffen. Met het juiste type software zul je je leveranciersgegevens kunnen configureren om een volledig beeld te krijgen van je leveranciersbestand en te begrijpen waar je winst kunt gaan boeken en waar je kunt gaan snijden in de kosten. Je zult in staat zijn om potentiële verstoringen van je toeleveringsketen te identificeren en noodplannen uit te werken, leveranciers en categorieën te beheren in overeenstemming met je winstgevendheid, risicobeheer en prestatiedoelstellingen, en te onderhandelen met nauwkeurige informatie.
Betere relaties met leveranciers
We willen allemaal het potentieel van onze koper-leverancierrelaties maximaliseren met een flexibel en goed getimed categorieplan. Met een gestructureerd plan kan je organisatie zo efficiënt mogelijk nieuwe leveranciers werven, evalueren en inwerken, op een persoonlijke manier samenwerken en communiceren met leveranciers, en kansen creëren voor gezamenlijke groei. Je zult ook beslissingen kunnen nemen over het vervangen van leveranciers op basis van degelijke, betrouwbare gegevens.
Kostenbesparingen
Planning van categoriebeheer kan organisaties helpen geld te besparen op materialen, voorraden en inventaris. Het stroomlijnen van inkoopprocessen maakt het gemakkelijk om leverancierscontracten te bekijken en te begrijpen waar je marginale winst zou kunnen boeken. Je kunt onregelmatige uitgaven en gebieden die moeten worden aangepast opsporen, zodat je kunt beginnen met bezuinigen.
Betere samenwerking en innovatie
Strategisch categoriebeheer maakt het gemakkelijk om samen te werken met je leveranciers. Onderhandelen, conflicten oplossen en relatiebeheer worden gemakkelijker met een gestructureerde aanpak die de nadruk legt op het opbouwen van duurzame relaties met leveranciers. Je mensen hoeven minder tijd te besteden aan verwerking en kunnen meer tijd besteden aan het vinden van creatieve, innovatieve leveranciers en marktleiders om mee samen te werken.
Hoe je een gestructureerde aanpak ontwikkelt om de beste resultaten te krijgen:
1. Bekijk opnieuw
Maak voordat je aan tactische activiteiten begint wat tijd vrij om je categorieplannen door te nemen en een aantal aandachtsgebieden te identificeren die misschien door de mazen van het net zijn geglipt; je zult vrijwel zeker een aantal mogelijkheden vinden waarvan je kunt profiteren. Neem daarnaast opnieuw contact op met je zakelijke belanghebbenden. De kans is groot dat je gesprekken hebt gevoerd over mogelijke besparingsmogelijkheden, maar er op dat moment niets mee kon doen vanwege andere prioriteiten.
2. Leer
Een van de goede dingen van de inkoopindustrie is de rijkdom aan informatie-uitwisseling. Of het nu gaat om categoriespecifieke inlichtingen, macro-economische trends of Unit4's eigen e-veiling door Scanmarkets gegevens, je vindt snel de informatie die je nodig hebt.
3. Vraag om hulp
Als je een reeks aantrekkelijke besparingsmogelijkheden hebt, maar gewoon de middelen niet hebt om ze uit te voeren, dan is dit het moment om hulp te vragen. Je kunt er zeker van zijn dat je CFO ook het einde van het jaar in gedachten heeft en iedere extra euro, dollar en kroon goed kan gebruiken! Ga naar hem toe met een eenvoudige vergelijking: X extra middelen voor mijn team = Y voordeel tegen het eind van het jaar. Waar de CFO eerder in het jaar gericht was op kostenbeheersing, kun je er zeker van zijn dat hij nu gericht is op winst.
4. Geef prioriteit aan
Als je eenmaal de besparingsmogelijkheden hebt gevonden, gebruik dan een gestructureerde aanpak om ze te faseren en je middelen toe te wijzen.
5. Handel
Het belangrijkste is dat je handelt naar de mogelijkheden die je vindt. De beste aanpak is het gebruik van een gecentraliseerd beheersysteem, zoals Unit4 Supplier Management by Scanmarket om taken toegewezen te krijgen, de voortgang te bewaken en mogelijke problemen met de timing op te sporen.
Het lijkt misschien extra werk als je het al druk hebt. Maar door deze vijf stappen te volgen, kun je je team in de beste positie brengen om het jaar sterk af te sluiten, je doelen te halen en geen gemakkelijke 'winst' op tafel te laten liggen.
Hoe kunnen Unit4 en Scanmarket jouw organisatie helpen?
Boek nu een gratis demo of klik hier om te ontdekken hoe je je uitgavenanalyse slimmer kunt maken, en lees meer over hoe wij onze klanten helpen hun doelstellingen te bereiken die waarde op lange termijn genereren.
