Toimi tarvittaessa älykkään prosessiautomaation avulla

Nopea ja tarkka toiminta on aina ollut keskeistä menestyksekkään organisaation rakentamisessa ja ylläpitämisessä. Kun pandemiaa oli eletty vuosi, saimme huomata, että nuo ominaisuudet eivät olleet vain toivottuja, vaan myös välttämättömiä yritysten selviämiselle ennennäkemättömien häiriöiden keskellä. Ne auttoivat yrityksiä mukautumaan nopeasti uusiin markkinaolosuhteisiin, asiakkaiden vaatimuksiin ja työskentelytapoihin. Jatkossa hetkessä toimiminen antaa organisaatioille mahdollisuuden nopeuttaa arvon tuottamista ja kehittää monia liiketoiminnan osa-alueita erityisesti: 

• parantaa asiakaskokemusta: kärsimättömät asiakkaat arvostavat tuotteidensa ja palveluidensa nopeaa toimitusta ilman viiveitä
• tehdä tietoon perustuvia päätöksiä oleellisen reaaliaikaisen tiedon pohjalta: tiedon pohjalta hetkessä toimiminen voi merkittävästi parantaa prosessien laatua
• vähentää taloudellisia ja toiminnallisia riskejä: kun olennaista tietoa on heti saatavilla, on helpompi ryhtyä asianmukaisiin toimiin oikeaan aikaan.

Monilla yrityksillä on kuitenkin edelleen vaikeuksia saavuttaa tällaista osaamista. Sen taustalla on kaksi pääasiallista syytä:

Hajanainen ympäristö: Suurin osa suurista ja vakiintuneista organisaatioista on rakentanut IT-ympäristöään jo vuosia, yleensä yritysostojen ja uusien toimintojen avulla ja usein ilman asianmukaista integrointia. Yleensä ne ovat johtaneet eriytyneisiin ja hajanaisiin ympäristöihin, jotka eivät tue saumatonta tiedonohjausta ja prosessiautomaatiota. Tämän seurauksena monet prosessit ovat edelleen manuaalisia ja siksi pitkiä, alttiita virheille sekä erittäin tehottomia.

Ihmisen vaikutus: Ihmisillä on taipumus lykätä tylsiä, manuaalisia tai vaikeita tehtäviä. Jos heillä ei ole sopivia työkaluja, joiden avulla toimia helposti siinä hetkessä ongelman ratkaisemiseksi välittömästi, se voi päätyä tehtävälistan häntäpäähän ja sen ratkaiseminen viivästyä. Tämä voi aiheuttaa liiketoiminnan kannalta vakavia seurauksia, mukaan lukien taloudellisia menetyksiä.

Esimerkiksi organisaatioilla, jotka käsittelevät useita projekteja samanaikaisesti, voi olla vaikeuksia erottaa kannattavat ja toimia vaativat projektit toisistaan. Jos prosessi ei ole sujuva, projekteja arvioivan henkilön, joka löytää asiakkaan, jonka maksu on myöhässä, saattaa olla hankaluuksia suorittaa tarvittavaa luottotietojen tarkistusta. Erityisesti, jos sen tekeminen vaatii järjestelmästä toiseen vaihtamista, asianmukaisia käyttöoikeuksia ja tarvittavaa koulutusta. Tällöin tehtävän hoitamiseksi tarvitaan apua muilta työntekijöiltä, on soitettava puhelu, kirjoitettava sähköpostia, odotettava vastausta… Prosessi voi olla monimutkainen ja uskomattoman pitkä.

Miten teknologia voi auttaa?

Ensimmäinen askel prosessien virtaviivaistamisessa ja sujuvoittamisessa on organisaation eri osien tietojen integrointi. Vain siten organisaatiot saavat kokonaiskuvan toiminnoista ja yhden tietolähteen – oikeat tiedot oikeaan aikaan. Tämä luo myös perustan älykkään prosessiautomaation käyttöönotolle.