Noidankehän murtaminen älykkään prosessiautomaation avulla

Kiireiset johtajat ovat usein noidankehässä, jossa he eivät löydä aikaa ongelmien syiden tunnistamiseen ja käsittelyyn, mikä johtaa ongelmien toistumiseen tai pahenemiseen. Lopulta tämä voi ajaa kokonaiset tiimit työskentelytapaan, jossa  reagoidaan jatkuvasti vain ongelmiin eikä kyetä parantamaan toimintaa. Tämän reaktiivisen kierteen katkaiseminen voi olla uskomattoman vaikeaa, koska aikaa ei ole rajattomasti ja ongelman seurausten paikkaaminen on nopeampaa kuin ongelman taustalla piilevän syyn korjaaminen. Tämä voi johtaa pysyvään tehottomuuteen, virheisiin ja viivästyksiin, jotka vaikuttavat asiakkaisiin. Näitä haasteita kohtaava henkilöstö voi tuntea olonsa lannistuneeksi ja voimattomaksi, mikä entisestään heikentää suoriutumista ja lisää henkilöstön vaihtuvuutta. Tämän vahingollisen kierteen katkaisemiseen on kaksi vaihtoehtoa:

1. Palkata lisää henkilöstöä, jotta myös toiminnan parantamiseen jäisi aikaa 
2. Hyödyntää työkaluja tai teknologiaa, jotka estävät noidankehän muodostumisen kun henkilöstö pystyy toimimaan tehokkaammin ja ennakoivammin.

Lisähenkilöstön palkkaaminen tulee kalliiksi, ja tehokkuuden parantuessa henkilöstöä on sijoitettava uusiin tehtäviin siitäkin huolimatta, että tehottomalta vaikuttavan tiimin on vaikea pitää kiinni lisähenkilöstöstä. Sopiva teknologia voi parantaa tuottavuutta nopeasti ja pysyvästi, mutta vain jos he, joita se on suunniteltu auttamaan, omaksuvat sen. Menestyäkseen uuden teknologian on oltava intuitiivista, osa työnkulkuja ja huomattavasti nopeampaa ja tehokkaampaa kuin aiemmin käytetty teknologia. Ratkaisun on näyttäydyttävä välittömänä parannuksena työtapoihin, joita henkilöstö on saattanut sietää jo vuosia

Älykkään prosessiautomaation kaltaiset teknologiat voivat yhdistää aiemmin erilliset prosessit ja soveltaa älykästä automatisointia prosesseihin ja niihin liittyviin tietoihin. Yhdistetyt automatisoidut prosessit vähentävät työmäärää ja varmistavat prosessien läpiviennin ripeämmin vähentämällä ihmisiltä vaadittavien toimien ja prosessien keskeytysten määrää. Suosittelumoottorit ja chatbotit auttavat henkilöstöä havaitsemaan poikkeukset ja toimimaan nopeasti tarvitsematta vaihtaa järjestelmästä toiseen tai aloittaa uutta prosessia. Kun henkilöstö voi ryhtyä jatkotoimenpiteisiin yksinkertaisen chatbotin avulla, yhtälöstä poistuvat esimerkiksi hankaluudet, jotka ovat aiemmin viivästyttäneet toimien suorittamista tai estäneet ne. Teknologialla voi siis olla tärkeä asema ihmisten käyttäytymisen muuttamisessa muuttaessaan tiimien työskentelyä ennakoivammaksi. Tämä älykkään automatisoinnin ohjaama käyttäytymisen muutos on yhtä arvokasta kuin prosessin vähemmän arvoa tuottavien vaiheiden automatisoinnilla säästetty työpanos.

Älykäs prosessiautomaatio voi auttaa kiireistä henkilöstöä katkaisemaan reaktiiviset kierteet estäen ongelmien pahenemisen ja siten parantaa asiakastuloksia ja henkilöstön omaa työtyytyväisyyttä.