Vilka är de huvudsakliga komponenterna i ett ERP-system?

Låt oss börja med grunderna: vad är ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP)-system är applikationer som är utformade för att automatisera och effektivisera processer i kärnverksamheten samtidigt som det ger insikter, interna kontroller och hjälp med arbetsflöden. I princip är ERP-systemet en stor central databas och verktyg som gör att ni kan visa och utföra operationer med den data som finns lagrad

Logiken i ett ERP-system är ganska enkel – en organisations verksamhet och administration kräver vanligtvis insatser från flera personer och intressenter med olika funktionella roller, ansvar och kompetens. Detta försvåras om organisationens viktigaste data är spridd över flera olika system och mängder av Excel-ark. ERP-systemets uppgift är att eliminera de överlappningar som finns i era system genom att centralisera data i en enda databas och förhoppningsvis eliminera dubbelarbete och risken för fel som kan uppstå i olika versioner av de data som lagras i dessa system under processen.

Ert ERP-systemet har i uppgift att förhindra att era egna processer hämmar tillväxt och utveckling samtidigt som det hjälper er att se effekter av olika åtgärder och processer på både delar av och hela verksamheten. Genom att samla all information i en central databas som fungerar som en gemensam ”sanningskälla” ger ert ERP-system ledare, chefer och enskilda medarbetare insyn i alla processer och arbetsflöden på alla avdelningar och hjälper er att analysera olika scenarier, upptäcka potentiella förbättringsmöjligheter och skapa stora effektivitets- och produktivitetsvinster

Med allt detta sagt kan ERP vara ett förvirrande begrepp eftersom det inte beskriver ett fristående program eller en fristående applikation. En ERP-plattform omfattar vanligtvis ett antal olika moduler som var och en utför en specifik uppsättning funktioner. Varje modul får åtkomst till den centrala databasen för att hitta, lägga till, ändra eller ta bort information vid behov.

Vilka komponenter består då ett ERP-system av?

ERP-system är, som namnet antyder, utformade för att hjälpa organisationer att hantera och planera sin resursallokering genom att automatisera och effektivisera rutinmässiga arbetsflöden inom organisationen.

Ett ERP-system bör åtminstone omfatta följande komponenter:

• En modul för ekonomi och redovisning för att hantera organisationens ekonomi. I en idealisk värld utgör detta navet för all finansiell data och beslutsfattande (även om många organisationer saknar nödvändiga integrationer på grund av föråldrade äldre system.

Ekonomimodulen anses generellt sett vara den viktigaste modulen eftersom den utgör grunden för hela organisationens finansiella kontroll då den ger förståelse för den aktuella ekonomiska situationen och framtidsutsikterna. Viktiga funktioner i denna modul inkluderar funktioner för leverantörs- och kundfordringar, hantering av huvudbok och lagring av viktiga dokument som balansräkningar, kvitton och skattedeklarationer. Den lagrar även data som är relaterad till finansiell planering och analys (FP&A) och är därför avgörande för rapportering av resultat, övergripande finansiell rapportering och scenarioanalys.

Denna modul kan också användas för att automatisera uppgifter som exempelvis fakturering, leverantörsbetalningar, kassaflödeshantering och avstämning av konton.

• En modul för personalhantering som anställning, uppsägning, prestation samt lön och förmåner. De flesta lösningar inkluderar numera även moduler för att utföra operativa HR-uppgifter som löneadministration.

Eftersom denna modul utgör en central databas för information om medarbetarna, och till och med antalet arbetade timmar, kan den vara ett viktigt verktyg för resursallokering. Med rätt verktyg och möjligheter att spåra medarbetares kompetenser, karriärsambitioner och engagemang kan den hjälpa er att tilldela rätt personer till rätt projekt, se till att medarbetare känner sig uppskattade för det arbete de utför och att projekt förblir lönsamma och rätt bemannade.

• En modul för hantering av leveranskedjan (supply chain management, SCM). Din SCM-lösning följer varje steg i rörelsen av material och varor genom leveranskedjan, inklusive underleverantörer. Den kan inkludera en mängd olika funktioner från upphandling, orderhantering och avtalshantering. Även om det kan vara en separat modul kan er SCM-modul också ha funktionalitet för lagerhantering.

Utöver dessa huvudkomponenter i ett ERP-system kan man också förvänta moduler för e-handel och projektledning samt andra moduler beroende på typ av verksamhet.

ERP:s funktion i tjänstinriktade organisationer

ERP-moduler och funktioner används på olika sätt i olika typer av verksamhet. Även om användningen av ERP i grunden är den samma skiljer sig behoven i tjänsteinriktade organisationer mot mer traditionella tillverkningsföretag. Tjänsteinriktade organisationer behöver:

• En större grad av flexibilitet när det gäller hur organisationen och dess medarbetare använder och interagerar med varje modul i systemet. Organisationer där människan står i fokus har betydligt mer flexibla processer, och speciellt i en hybridarbetsmiljö där medarbetare behöver ansluta till och interagera med ditt ERP-system från olika platser, appar och enheter.
• Specialiserade funktionsmoduler eller tillägg kan vara nödvändiga för att komplettera systemets grundläggande funktioner. För tjänsteorganisationer är verktyg förtjänsteautomatisering (PSA) ett bra exempel. Dessa lösningar skapar en enhetlig plattform för samarbete inom en organisation, automatiserar många funktioner och ger en högre insyn i projektens status, personalstyrkan och övriga resurser.

Hur kan Unit4 hjälpa dig?

Unit4 har över 40 års erfarenhet av att utveckla ERP-programvara för organisationer där människan står i fokus. Därför är våra lösningar skräddarsydda för era specifika behov och integreras med våra FP&A-, HCM- och PSA-lösningar för att skapa ett helhetsystem för att hantera ert backoffice på ett sätt som minskar administrationsbördan för medarbetarna och ger dem möjlighet att fokusera sin tid på arbetsuppgifter som skapar värde för era kunder. För att tar reda på mer om vad våra lösningar kan hjälpa din organisation med kan du besöka våra produktsidor här eller boka en personlig demo här.