Hva er hovedkomponentene i et ERP-system?

La oss begynne med det grunnleggende: Hva er ERP?

ERP-systemer er applikasjoner som har blitt utviklet for å automatisere og effektivisere viktige forretningsprosesser. De gir også innsikt, internkontroll og hjelp til arbeidsflyten. I praksis fungerer ERP-systemet som en stor og sentral informasjonssentral, med verktøy som gjør det mulig å se og utføre operasjoner med datalagrene.

Logikken bak et ERP-system er ganske enkel. I en organisasjon er det vanligvis behov for bidrag fra ulike personer og interessenter med forskjellige roller, ansvarsområder og ekspertise. Dessverre kan dette ofte føre til at informasjonen ligger lagret flere steder. Når viktig informasjon er spredt over flere systemer og skrevet i utallige Excel-regneark blir organisasjonen mindre produktiv og systemene kilde til flere feil. ERP-systemet har som oppgave å fjerne redundans ved å sentralisere dataene i én enkelt løsning. Målet er å redusere duplisering og feil som kan oppstå når forskjellige versjoner av dataene lagres i forskjellige systemer.

ERP-systemet har en viktig oppgave med å sikre at organisasjonen ikke blir overveldet av sine egne prosesser når den vokser og utvikler seg. Samtidig hjelper systemet med å få en helhetlig oversikt over alle inndata, årsaker og virkninger av ulike handlinger og prosesser i hele organisasjonens økosystem. Ved å samle all informasjon i et system som fungerer som den ene sanne kilden, gir ERP-systemet ledere og ansatte innsikt i alle prosesser og arbeidsflyter på tvers av avdelinger. Det hjelper dere med å analysere scenarier, oppdage potensial for forbedring og oppnå betydelige gevinster i effektivitet og produktivitet.

Når det er sagt, kan ERP være et forvirrende begrep fordi det ikke beskriver et enkeltstående programvareverktøy eller en enkeltstående applikasjon. En ERP-plattform består vanligvis av en rekke ulike moduler som hver utfører et spesifikt sett med funksjoner. Hver av disse modulene har tilgang til den sentrale databasen for å finne, legge til, endre eller slette informasjon etter behov.

Hvordan fungerer ERP-systemer?

 ERP-systemer er, som navnet antyder, utviklet for å hjelpe organisasjoner med å administrere og, automatisere og effektivisere rutinemessige arbeidsprosesser.

Et ERP-system som er tilpasset behovene til en servicefokusert organisasjon, må som et minimum inneholde følgende ERP-systemkomponenter:

• En økonomisk planleggings- og regnskapsmodul

En modul for administrasjon av organisasjonens økonomi på tvers av de andre viktige komponentene i systemet. I en ideell verden utgjør denne modulen navet for alle økonomiske data og beslutningsprosesser (selv om mange organisasjoner mangler den nødvendige integrasjonen med gamle, utdaterte systemer).

Økonomimodulen anses som den viktigste modulen, da den danner grunnlaget for organisasjonens økonomistyring og bidrar til å forstå nåværende økonomisk situasjon og fremtidsutsikter. Blant hovedfunksjonene i denne modulen er håndtering av leverandør- og kundefordringer, hovedbokføring og lagring av viktige dokumenter som balanse, kvitteringer og skatteoppgjør. Systemet lagrer også data for finansiell planlegging og analyse (FP&A), noe som er avgjørende for resultatrapportering, overordnet finansiell rapportering og scenarioplanlegging.

Dette systemet kan også automatisere oppgaver knyttet til alle aspekter av bedriftens finansielle syklus, for eksempel fakturering, betaling til leverandører, kontanthåndtering og kontoavstemming.

• Personalmodul

For å spore onboarding, offboarding, prestasjoner og fordeling av lønn og goder. De fleste løsninger inkluderer nå moduler for å håndtere rutinemessige HR-oppgaver som lønnsadministrasjon.

Denne modulen fungerer som et sentralt lager for informasjon om medarbeiderne dine og kan til og med spore arbeidstimer. Derfor kan den være en verdifull ressurs for å administrere fakturerbar tid i tjenestebaserte organisasjoner. Ved hjelp av riktige verktøy og muligheter for å spore medarbeidernes ferdigheter, karriereønsker og engasjement, kan modulen også være en av de mest verdifulle ressursene når det gjelder å tildele riktig personell til prosjekter. Dette bidrar til å sikre at de blir belønnet for sitt arbeid, samtidig som prosjektene forblir lønnsomme og har riktig bemanning.

• Modul for styring av leverandørkjeden

Brukes til å overvåke alle innsatsfaktorer i en organisasjons produksjonsprosess for å sikre maksimal lønnsomhet og effektivitet.

Løsningen for styring av leverandørkjeden sporer alle trinn i forflytningen av forsyninger og varer gjennom leverandørkjeden, inkludert underleverandører. Denne løsningen kan ha en rekke funksjoner, som innkjøp, ordrehåndtering, kontraktsadministrasjon og til og med hele livssyklusen fra kilde til kontrakt (S2C). Selv om det også kan være en separat modul, kan leverandørkjedestyringsmodulen også inkludere funksjoner for lagerstyring. Dette brukes sammen med leverandørkjedestyring for å administrere lagerbeholdningen, evaluere ytelsen og lønnsomheten til produksjonsprosesser og distribusjonssentre.

I tillegg til de viktige komponentene i et ERP-system, kan du også forvente å finne moduler for automatisering av markedsføring, netthandel, personaladministrasjon, prosjektstyring og andre moduler, avhengig av virksomhetens produkttilbud.

Selv i en organisasjon som fokuserer på menneskelige ressurser, vil disse hovedkomponentene fortsatt være nødvendige. Imidlertid vil måten de fungerer på være betydelig forskjellig fra hvordan de fungerer i en produksjonsorientert virksomhet. I tillegg vil det være behov for ulike spesialiserte moduler eller integrasjoner, inkludert PSA-verktøy (Professional Services Automation).

ERP-systemets funksjon i en tjenestebasert virksomhet

ERP-moduler og -funksjoner blir brukt på forskjellige måter i tjenestebaserte organisasjoner. Selv om bruksområdene for ERP i disse organisasjonene ligner mye på de i tradisjonelle produksjonsbedrifter, vil behovene og kravene være forskjellige. Her er noen spesifikke behov du kan ha:

• Det er viktig å ha en høy grad av fleksibilitet når det gjelder hvordan organisasjonen og medarbeiderne bruker og samhandler med de ulike modulene i ERP-systemet. I menneskeorienterte organisasjoner er prosessene mer flytende, spesielt i en tid med hybrid arbeid hvor medarbeiderne dine må kunne koble seg til og samhandle med ERP-systemet fra forskjellige apper og enheter.
• Det kan være nødvendig med spesialiserte funksjonsmoduler eller utvidelser for å supplere de grunnleggende funksjonene i systemet. Et godt eksempel for profesjonelle tjenesteytere er verktøy for ressursplanlegging og prosjektfakturering. Disse løsningene skaper en enhetlig plattform for samarbeid på tvers av organisasjonen, automatiserer flere funksjoner og gir bedre innsikt i prosjektstatus, medarbeidere og kapitalressurser.

Hvordan kan Unit4 hjelpe deg?

Med over 40 års erfaring i utvikling av ERP-programvare for service- og menneskeorienterte organisasjoner, er Unit4 i stand til å tilby skreddersydde løsninger som passer til dine spesifikke behov. Våre løsninger integreres sømløst med FP&A-, HCM- og PSA-løsningene våre, og skaper dermed et helhetlig system for å administrere back office. Dette reduserer administrasjonsbyrden for teamene dine og gir dem mer tid til å fokusere på prosesser og aktiviteter som skaper verdi for deg og dine kunder.

Hvis du ønsker å lære mer om hva våre løsninger kan gjøre for deg og dine medarbeidere, kan du besøke våre produktsider eller bestille en demo ved å klikke her.