Was sind die Hauptkomponenten eines ERP-Systems?

Lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen: Was ist ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind Anwendungen, die entwickelt wurden, um Kerngeschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, während sie auch Erkenntnisse, interne Kontrollen und Workflow-Unterstützung bieten. Effektiv ist Ihr ERP eine große zentrale Datenbank und die Tools, die es Ihnen ermöglichen, Daten einzusehen und Operationen mit den Datensätzen durchzuführen.

Die Logik eines ERP-Systems ist recht einfach - die Arbeit und Verwaltung Ihrer Organisation erfordern in der Regel die Zusammenarbeit mehrerer Personen und Interessengruppen mit unterschiedlichen funktionalen Rollen, Verantwortlichkeiten und Expertisen. Dies wird mühsam, wenn die wichtigen Daten Ihrer Organisation über verschiedene Systeme verteilt sind und in dutzenden verschiedenen Excel-Tabellen gespeichert sind. Die Aufgabe des ERP besteht darin, die Redundanzen in Ihren Systemen zu beseitigen, indem es die Daten in einem einzigen Repository zentralisiert (und hoffentlich dabei auch Redundanzen und Fehler eliminiert, die bei unterschiedlichen Versionen der Daten auftreten können).

Es ist die Aufgabe Ihres ERP-Systems, Ihre Organisation daran zu hindern, von ihren eigenen Prozessen erstickt zu werden, während sie wächst und sich weiterentwickelt. Gleichzeitig hilft es Ihnen, die gesamte Bandbreite der Eingaben, Ursachen und Auswirkungen verschiedener Aktionen und Prozesse auf jeden Teil Ihres gesamten Organisationssystems zu erkennen. Indem Ihre Informationen in einer zentralen Datenbank zusammengestellt werden, die als einzige Basis dient, gewährt Ihnen Ihr ERP-System Sichtbarkeit aller Prozesse und Workflows über Abteilungen hinweg und hilft Ihnen, Szenarien zu analysieren, potenzielle Verbesserungen zu entdecken und enorme Effizienz- und Produktivitätssteigerungen zu erzielen.

Somit kann ERP ein verwirrendes Konzept sein, da es keine eigenständige Software oder Anwendung beschreibt. Eine ERP-Plattform umfasst in der Regel mehrere verschiedene Module, von denen jedes einen bestimmten Funktionsbereich abdeckt. Jedes dieser Module greift auf die zentrale Datenbank zu, um Informationen zu finden, hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, so wie es erforderlich ist.

Wie funktionieren ERP-Systeme?

ERP-Systeme sind, wie der Name schon sagt, darauf ausgelegt, Organisationen dabei zu helfen, ihre Ressourcenzuweisung zu verwalten und zu planen, indem sie routinemäßige Backoffice-Workflows automatisieren und optimieren.

Ein ERP-System, das an die Bedürfnisse einer serviceorientierten Organisation angepasst ist, muss zumindest die folgenden Komponenten beinhalten:

• Ein Finanzplanungs- und Buchhaltungsmodul zur Verwaltung der Finanzen einer Organisation über die anderen wichtigen Komponenten des Systems. In einer idealen Welt bildet dies den Mittelpunkt aller finanziellen Daten und Entscheidungen (obwohl in vielen Organisationen veraltete Legacy-Systeme die erforderliche Integration dafür fehlen).
  
  Das Finanzmodul wird im Allgemeinen als das wichtigste Modul betrachtet, da es die Grundlage für die finanzielle Kontrolle der gesamten Organisation bietet. Es hilft dabei, die aktuelle finanzielle Situation und Perspektive zu verstehen. Zu den wichtigsten Funktionen dieses Moduls gehören Funktionen für Debitoren- und Kreditorenkonten, die Verwaltung des Hauptbuchs sowie die Speicherung wichtiger Dokumente wie Bilanzen, Quittungen und Steuererklärungen. Es dient auch als Speicherort für Daten im Zusammenhang mit Funktionen der finanziellen Planung und Analyse (FP&A) und ist daher wichtig für Gewinn- und Verlustberichte, Gesamtfinanzberichte und Szenarioplanung.
  
  Dieses Modul kann auch zur Automatisierung von Aufgaben im Zusammenhang mit dem gesamten Finanzzyklus Ihres Unternehmens verwendet werden, einschließlich Rechnungsstellung, Zahlungen an Lieferanten und Lieferanten, Cash-Management und Kontenabstimmung.

• Ein Personalmodul zur Verfolgung der Einarbeitung, des Ausscheidens, der Leistung sowie der Gehalts- und Benefits-Zuweisung.
  Die meisten Lösungen umfassen heute Module zur Durchführung routinemäßiger HR-Aufgaben wie der Gehaltsabrechnung.
  
  Da dieses Modul das zentrale Repository für Informationen über Ihre Mitarbeiter bildet - und sogar die erfassten Arbeitsstunden verfolgen kann - kann es eine wichtige Ressource bei der Verwaltung der Auslastung und Zuweisung von abrechenbarer Arbeitszeit in organisationsbasierten Dienstleistungsunternehmen darstellen. Mit den richtigen Tools und Fähigkeiten zur Verfolgung der Fähigkeiten, Karriereziele und des Engagements Ihrer Mitarbeiter kann es auch zu einem Ihrer wertvollsten Vermögenswerte werden, um die richtigen Mitarbeiter den richtigen Projekten zuzuordnen, sicherzustellen, dass sie für ihre Arbeit belohnt werden und dass Ihre Projekte profitabel und richtig besetzt sind.

• Ein Supply Chain Management-Modul, das zur Überwachung aller Inputs in den Produktionsprozess einer Organisation verwendet wird, um maximale Rentabilität und Effizienz sicherzustellen.
  
  Ihre Supply Chain Management-Lösung verfolgt jede Phase der Bewegung von Lieferungen und Waren durch die Lieferkette, einschließlich der Zulieferer. Es kann eine Vielzahl von Funktionen umfassen, von der Beschaffung über das Auftragsmanagement bis hin zum Vertragsmanagement oder sogar dem gesamten Source-to-Contract (S2C)-Lebenszyklus. Obwohl es auch ein separates Modul sein kann, kann Ihr Supply Chain Management-Modul auch über Bestandsmanagement-Funktionen verfügen, die in Verbindung mit dem Supply Chain Management verwendet werden, um den Bestand zu verwalten, aber auch die Leistung und Rentabilität von Fertigungsprozessen und Distributionszentren zu bewerten.

Neben diesen Hauptkomponenten eines ERP-Systems können je nach Produktangebot eines Unternehmens auch Marketingautomatisierung, E-Commerce, Workforce-Management, Projektmanagement und andere Module hinzugefügt werden.

In einer personalorientierten Organisation werden diese wesentlichen Komponenten immer noch erforderlich sein. Die Art und Weise, wie sie funktionieren, wird sich jedoch erheblich von ihren Funktionen in einer produktions-/fertigungsorientierten Umgebung unterscheiden. Darüber hinaus werden verschiedene spezialisierte Module oder Integrationen erforderlich sein, einschließlich Tools für die Automatisierung professioneller Dienstleistungen (Professional Services Automation, PSA).

Die Funktion von ERP in einem dienstleistungsorientierten Unternehmen

ERP-Module und -Funktionen kommen in dienstleistungsorientierten und personalorientierten Organisationen auf unterschiedliche Weise zum Einsatz. Obwohl die Verwendung von ERP in diesen Organisationen im Wesentlichen analog zu der in traditionelleren Fertigungsunternehmen ist, werden Ihre Bedürfnisse und Anforderungen unterschiedlich sein.

Insbesondere benötigen Sie:

• Eine größere Flexibilität in Bezug auf die Nutzung und Interaktion Ihrer Organisation und Ihrer Mitarbeiter mit jeder Modul des Systems. Personalorientierte Organisationen haben deutlich flexiblere Prozesse, und insbesondere im Zeitalter des hybriden Arbeitens müssen Ihre Mitarbeiter von verschiedenen Apps und Geräten aus auf Ihr ERP-System zugreifen und damit interagieren können.
   
• Spezialisierte funktionale Module oder Erweiterungen können erforderlich sein, um die grundlegenden Fähigkeiten Ihres Systems zu ergänzen. Für Dienstleistungsunternehmen sind beispielsweise Tools zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (Professional Service Automation, PSA) ein gutes Beispiel. Diese Lösungen schaffen eine einheitliche Plattform für die Zusammenarbeit in der gesamten Organisation, automatisieren viele Funktionen und bieten einen höheren Einblick in den Projektstatus, die Mitarbeiter und die Kapitalressourcen.

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