Quels sont les principaux composants d'un système ERP ?

Commençons par les bases : qu'est-ce qu'un ERP ?  

Les systèmes de planification des ressources de l'entreprise sont des applications conçues pour automatiser et rationaliser les processus de base de l'entreprise, tout en fournissant des informations, des contrôles internes et une assistance en matière de flux de travail. En fait, votre ERP est une grande base de données centrale comprenant des outils qui vous permettent de visualiser et d'effectuer des opérations..  

La logique d'un système ERP est assez simple : le travail et l'administration de votre entreprise requièrent généralement la contribution de plusieurs personnes et parties prenantes dont les rôles fonctionnels, les responsabilités et l'expertise varient. Cela devient au mieux fastidieux et au pire contre-productif lorsque les données clés de votre société sont réparties entre plusieurs systèmes différents et enfermées dans des douzaines de feuilles de calcul Excel. Le rôle de l'ERP est d'éliminer les redondances inhérentes à vos systèmes en centralisant les données dans un référentiel unique (et, espérons-le, d'éliminer les doublons et les erreurs qui pourraient se produire entre les différentes versions des données stockées dans ces systèmes).  

Il incombe à votre système ERP d'empêcher votre entreprise d'être impactée par ses propres processus au fur et à mesure de sa croissance et de son évolution, tout en vous aidant à voir l'ensemble des entrées, des causes et des effets de diverses actions et processus sur chaque partie de l'écosystème global de votre organisation. En compilant vos informations dans une base de données centrale qui fait office de source unique de vérité, votre système ERP offre aux dirigeants, aux gestionnaires et aux collaborateurs une visibilité sur l'ensemble des processus et des flux de travail dans tous les services et vous aide à analyser des scénarios, à découvrir des améliorations potentielles et à réaliser des gains considérables en termes d'efficacité et de productivité.  

Cela dit, le concept d'ERP peut prêter à confusion, car il ne décrit pas un outil ou une application logicielle autonome. Une plateforme ERP comprend généralement un certain nombre de modèles différents, qui remplissent chacun un ensemble de fonctions spécifiques. Chacun de ces modules accède à la base de données centrale pour trouver, ajouter, modifier ou supprimer des informations en fonction des besoins.  

Comment fonctionnent les systèmes ERP ?  

Les systèmes ERP, comme leur nom l'indique, sont conçus pour aider les entreprises à gérer et à planifier l'affectation de leurs ressources en automatisant et en rationalisant les processus administratifs courants.  

Un ERP configuré pour répondre aux besoins d'une entreprise axée sur les services doit, au minimum, incorporer les composants suivants : 

• Un module de planification financière et de comptabilité pour administrer les finances de l'entreprise à travers les autres composants vitaux du système. Dans un monde idéal, ce module constitue la plaque tournante de toutes les données financières et de la prise de décision (bien que dans de nombreuses organisations, les systèmes existants obsolètes ne disposent pas de l'intégration nécessaire pour ce faire). 

Le module financier est généralement considéré comme le plus important, car il constitue la base du contrôle financier de l'ensemble de l'organisation et permet de comprendre sa situation financière actuelle et ses perspectives. Les principales caractéristiques de ce module comprennent les fonctions de comptes créditeurs et débiteurs, la gestion du grand livre et le stockage de documents essentiels tels que les bilans, les reçus et les déclarations fiscales. Il constitue également le stockage des données liées aux fonctions de planification et d'analyse financières (FP&A) et est donc essentiel pour les rapports sur les profits et les pertes, les rapports financiers globaux et la planification de scénarios.  

Ce module peut également être utilisé pour automatiser les tâches liées à tous les aspects du cycle financier de votre entreprise, y compris la facturation, les paiements aux fournisseurs, la gestion de la trésorerie et le rapprochement des comptes.  

• Un module de ressources humaines pour le suivi de l'intégration, de la désinsertion, des performances et de l'attribution des salaires et des avantages sociaux. La plupart des solutions comprennent désormais des modules permettant d'effectuer des tâches de routine en matière de ressources humaines, telles que l'administration des salaires.  

Étant donné que ce module constitue le référentiel central des informations sur votre personnel - et peut même suivre les heures travaillées - il peut constituer une ressource vitale dans la gestion de l'utilisation et de l'allocation du temps facturable dans les organisations basées sur les services. Avec les bons outils et les bonnes capacités de suivi des compétences, des aspirations professionnelles et de l'engagement de vos collaborateurs, il peut également devenir l'un de vos atouts les plus précieux en termes d'affectation des bonnes personnes aux bons projets, en veillant à ce qu'elles se sentent récompensées pour le travail qu'elles accomplissent et à ce que vos projets restent rentables et correctement dotés en personnel.  

• Un module de gestion de la chaîne d'approvisionnement utilisé pour contrôler tous les intrants dans le processus de production d'une organisation afin de garantir une rentabilité et une efficacité maximales. 

Votre solution de gestion de la chaîne d'approvisionnement suit chaque étape du mouvement des fournitures et des biens à travers la chaîne d'approvisionnement, y compris les sous-fournisseurs. Elle peut inclure un large éventail de fonctionnalités allant de l'approvisionnement à la gestion des commandes, en passant par la gestion des contrats, voire l'ensemble du cycle de vie de la source au contrat (S2C). Bien qu'il puisse s'agir d'un module distinct, votre module de gestion de la chaîne d'approvisionnement peut également comporter des fonctionnalités de gestion des stocks, utilisées conjointement avec la gestion de la chaîne d'approvisionnement pour gérer les stocks, mais aussi pour évaluer les performances et la rentabilité des processus de fabrication et des centres de distribution.  

Au-delà de ces principaux composants d'un système ERP, on peut s'attendre à ce que des modules d'automatisation du marketing, de commerce, de gestion des ressources humaines, de gestion de projet et d'autres modules soient ajoutés en fonction de l'offre de produits de l'entreprise.  

Dans une entreprise orientée utilisateurs, ces composants essentiels resteront nécessaires. Mais la manière dont ils fonctionnent sera sensiblement différente de leurs fonctions dans un environnement axé sur la production/fabrication. En outre, différents modules spécialisés ou d’intégrations deviendront nécessaires, y compris des outils d'automatisation des services professionnels (PSA).   

La fonction de l'ERP dans une société de services  

Les modules et les fonctions ERP sont utilisés de différentes manières dans les sociétés axées de services et orientée utilisateurs. Bien que les utilisations de l'ERP dans ces entreprises soient largement analogues à celles des entreprises manufacturières plus traditionnelles, vos besoins et exigences seront différents. Plus précisément, vous aurez besoin de : 

• Un plus grand degré de flexibilité quant à la manière dont votre entreprise et ses collaborateurs utilisent et interagissent avec chaque module du système. Les sociétés orientées utilisateurs ont des processus beaucoup plus fluides et, en particulier à l'ère du travail hybride, vos collaborateurs devront se connecter à votre système ERP et interagir avec lui à partir d'une variété d'applications et d'appareils différents. 

• Des modules fonctionnels spécialisés ou des extensions peuvent être nécessaires pour compléter les capacités de base de votre système. Pour les sociétés de services, les outils d'automatisation des services professionnels (PSA) sont un bon exemple. Ces solutions créent une plateforme unifiée pour la collaboration au sein d'une organisation, en automatisant de nombreuses fonctions et en fournissant un meilleur aperçu de l'état des projets, du personnel et des ressources en capital. 

Comment Unit4 peut-elle vous aider ?  

Unit4 a plus de 40 ans d'expérience dans la conception de logiciels ERP pour les sociétés de services et les entreprises orientées utilisateurs. En tant que telles, nos solutions sont adaptées à vos besoins spécifiques et s'intègrent à nos solutions FP&A, HCM et PSA afin de créer un système de bout en bout pour gérer votre back-office d'une manière qui réduit la charge administrative de vos équipes et leur permet d'investir plus de temps dans les processus et les activités qui ajoutent de la valeur pour vous et vos clients. Pour en savoir plus sur ce que nos solutions peuvent vous apporter, à vous et à vos collaborateurs, consultez nos pages produits dédiées ici ou cliquez ici pour réserver une démo.