Principer för hantering av avtal under hela dess livscykel (CLM)

Unit4 Source-to-contract by Scanmarket (S2C), Globalt

från Unit4 kommunikation juli 10, 2023 | 5 min läsning

Konceptet Contract Lifecycle Management dyker ofta upp inom affärsdiskussioner eftersom juridiska avtal är helt centrala för kommersiella företags framgång. Avtal är livsnerven i verksamheten. De definierar och styr relationer mellan parter, säkerställer flödet av varor, tjänster och inkomster. Effektivitet i hanteringen av dessa dokument kan också förbättra lönsamheten för ett företag genom att effektivisera processen och leda till nya möjligheter.

Det finns en liten men viktig skillnad mellan den grundläggande ”hantering” av avtal och hanteringen av avtalets hela livscykel. Skillnaden ligger helt klart i livscykeln. Företag har varit tvungna att ”hantera” avtal sedan konceptet med juridiskt bindande avtal först introducerades och, historiskt sett, omfattade detta i allmänhet staplar av papper och komplexa, manuella arkiveringssystem. Faktum är att varje ansträngning som syftar till att hantera innehållet i ett avtal kan kategoriseras som ”avtalshantering”. [1} {2][3}{4], Men hantering av avtals livscykel är en process som specifikt närmar sig det juridiskt bindande avtalet som helhet, snarare än de enskilda delarna av det samma. Denna helhetssyn säkerställer att effektiviteten av avtalsprocessen blir snabbare och effektivare.

Fyra principer för CLM

Eftersom hantering av avtalens livscykler är det mest effektiva sättet att hantera juridiska avtal i affärer, är det viktigt att implementera en plan som tar hänsyn till de mest tillförlitliga och beprövade strategierna för hantering av hela livscykeln. I detta avseende finns det fyra grundprinciper att följa för att säkra framgångar även i framtiden:

Centralisera

Helhetssynen på Hantering av avtalens livscykler är inte begränsat till enskilda avtal. Den bygger också på att hela avtalsbiblioteket ska vara en sammanslagen helhet. Genom att centralisera all avtalsdokumentation förvandlas avtalsuppsättningen till en enda källa för sanning där all samlade data blir ett värdefullt verktyg som kan användas. En kontraktsinsamling kan inte effektiviseras om den förvaras på olika platser på olika sätt. Varje dokument måste vara tillgänglig snabbt och enkelt.

Standardisera

Den globala marknaden är till sin natur riskabel, men de senaste åren har de kommersiella riskerna vuxit till synes exponentiellt. Riskhantering är därför en viktig del av alla affärsprocesser inom modern handel och en standardisering av avtalsvillkor är en viktig faktor för att effektivt minska risken. Genom att använda språk och klausuler som på förhand bestämts av organisationens ledning och juridiska team kan företag förhandla och skapa avtal utifrån en känsla av tillit. På så sätt beaktas de vanligaste riskmomenten när avtalet upprättas. När innehållet i dokumentet är standardiserat kan försäljningscykeln förkortas, vilket gör att medarbetarna kan avsluta fler affärer. Dessutom möjliggör standardiserat innehåll för standardisering av administrativa processer, inklusive godkännande och utförande. Alla dessa förbättringar bidrar till att öka effektiviteten i avtalsprocessen.

Automatisera

Automatisering av grundläggande administrativa processer är det snabbaste och mest effektiva sättet att effektivisera alla system, inklusive Hantering av avtalets livscykel Genom att gå över till en helt digital strategi, vilket minskar behovet av mänsklig input, och införliva en hög grad av automatisering, får man två fördelar: snabbhet och riskreducering. Automatisering kan vanligtvis utföra administrativa uppgifter mycket snabbare än vad människor kan, särskilt då systemet inte förlitar sig på att de anställda dyker upp eller är på plats.

Automatisering kan se till att alla dessa uppgifter utförs utan avbrott, oavsett om de anställda är på jobbet, semester eller är sjuka.

Detta gäller även riskreducering, eftersom automatisering ger skalbarhet och tillförlitlighet. Det hjälper företaget att klara av problem som uppstår vid extrema och oväntade situation så som väderhändelser eller pandemier. Dessutom innebär automatiseringen av processer att affärsstrategin för hantering av avtalens livscykler inte är beroende av en ständig fortbildning av medarbetaren eller fel relaterade till den mänskliga faktorn.

Övervaka

När avtalen är centraliserade och standardiserade och viktiga delar av förvaltningen automatiserad kan dokumenten övervakas på olika detaljnivåer. Övervakning av avtalen innebär att man analyserar hur väl de fungerar som enskilda affärer, men även hur de fungerar i grupper av affärer. Dessutom kan man övervaka intern efterlevnad. Det är övervakningen av avtalen som avgör om du tar emot de varor och tjänster du ska ta emot, inom de uppsatta tidsramarna och om du tillhandahåller varor och tjänster på rätt sätt och i rätt tid. På så sätt kan beslut baseras på data och samtidigt reducera risken avsevärt. Denna strategi för riskhantering går ut på att minimera risken för konflikter kring avtal och att minska risken genom evidensbaserade beslut om relationerna med tredje part.

Hastighet och noggrannhet

Det är livscykelmetoderna som avgör hur effektiva processerna för [1}avtalshantering{2] blir. Detta eftersom det påverkar hastigheten och noggrannheten. Oavsett hur noggrant ett företag administrerar sina kalkylblad i Excel eller manuella arkiveringssystem så går det inte att ha proaktiva strategier om man hanterar juridiskt bindande avtal på detta sätt.

Genom att titta på varje avtal i termer av varaktighet ändras dessa metoder från dokumenthantering till relationshantering. Därmed kan företaget använda avtalsdata som ett ytterligare, kommersiellt verktyg i stället för en förvaltningsuppgift.

Genom att skapa, förhandla fram, godkänna och fullgöra avtal snabbare så förkortas försäljningscyklerna. Detta resulterar i att medarbetarna kan följa upp ett större antal försäljningsmöjligheter, förutom att de ekonomiska fördelarna med varje avtal blir synliga tidigare.

Genom att minska mängden tid som spenderas på administration i de tidiga faserna av avtalens livscykel aktiveras varje avtal snabbare, vilket i sin tur kan leda till att man börjar generera vinster snabbare.

Genom att vara mer noggrann när man skapar, utför och övervakar avtal minimeras risken. Detta beror på att tredjeparts due diligence, utkast och uppföljning stöds genom centralisering av avtalsdokumentationen.

Genom att använda denna datapool som resurs för att fatta välgrundade och bevisbaserade beslut ser man till att all behörig personal har de senaste versionerna av terminologin samt den senaste informationen om tredje part och potentiella ytterligare affärsmöjligheter.

Hur system kan stöder principerna för CLM

Efter att ha fastställt fördelarna med livscykelstrategin för hanteringen företaget avtal blir det tydligt att en digital lösning är det bästa sättet att implementera en effektiv plan för hantering av avtalen livscykel. Systemstöd för hantering av avtalens livscykel är speciellt utformad för att passa livscykelstrategin, med en rad funktioner som levererar alla fördelar som denna strategi har att erbjuda, i en enda produkt.

Centraliserad databas – Den centraliserade databasen är kärnan i programvaran för Hantering av avtalets livscykel och den har flera syften. För det första tillhandahåller den ett enda arkiv för avtal, något som krävs för effektiv, långsiktig livscykelhantering. För det andra inkluderar den anpassningsbar uppmärkning av metadata för avtal för att förenkla klassificeringen av kontrakt och förvandla samlingen till en sökbar resurs. För det tredje möjliggör den skapandet av ett standardiserat mallbibliotek, vilket säkerställer att terminologin och klausulerna är förhandsgodkända. Därmed påskyndas processen för att skapa, godkänna och fullgöra avtal.
Automatiserade processer – Programvaran för Hantering av avtalets livscykel har en hög grad av automatisering, vilket avsevärt ökar effektiviteten i systemet och affärsprocesserna.
Spårbarhet – Systemets webbaserade plattformsdesign säkerställer effektiv datasäkerhet för systemet genom att möjliggöra samarbete med behörighetsbaserad åtkomst. En extra fördel med den här funktionen är att det skapas automatiserad spårbarhet i systemet. Genom att logga all användaraktivitet på ett korrekt sätt upprätthålls en hög grad av ansvarsskyldighet och transparens. Detta stöder i sin tur efterlevnad av både interna och externa regelverk samt efterlevnad av förpliktelser enligt avtal.
Arbetsflöde – Automatiserade arbetsflöden säkerställer att rätt uppgift flaggas för rätt person vid rätt tillfälle. Detta hjälper företag att säkerställa att milstolpar uppfylls och att tidsplaner upprätthålls under hela avtalets livscykel, från start till slut. Precis som automatiserade spårbarhet är automatiserade arbetsflöden en viktig faktor för efterlevnad – både vad gäller bestämmelser och avtalskrav.
Dataspårning – Automatisering gör det möjligt för företag att spåra data enligt anpassade nyckeltal. Genom att specificera exakt vilka data som behövs för att öka verksamhetens lönsamhet, kan organisationerna noggrant övervaka aktiviteter och framsteg och få den information som behövs för att fatta beslut som ökar intäkterna.
Skräddarsydd rapportering – Rapporteringsfunktionen i system för hantering av avtalets livscykel är det verktyg som förvandlar avtalsbiblioteket från en samling dokument till en kraftfull, enhetlig datakälla. Varje del av datamängden blir värdefull, med potential att underbygga beslut relaterade till tredje parts relationer, nya affärsmöjligheter och immateriella rättigheter.Tidigare prestationer ger ”nya lärdomar”, medan aktuella prestationer kan övervakas och analyseras på en mängd olika nivåer, mer eller mindre detaljerat. Detta stöder skalbar drift.

Hur kan Unit4 hjälpa dig?

Unit4 Scanmarkets lösning för Source to Contract erbjuder en helt integrerad modul för Hantering av avtalets livscykel som hjälper dig att skapa avtal som är utformade för att maximera värdet under hela livslängden för ett avtal, automatisera många processer genom att använda mallar och integrerade data samt dra lärdom av tidigare avtal för att hela tiden göra förbättringar. Om du vill veta mer och se vad det kan göra för dig kan du besöka vår produktsida för CLM för att titta på en kort demo eller klicka här för att göra en förfrågan om en personlig demo.