De principes van Contract Lifecycle Management

Het concept van Contract Lifecycle Management komt vaak voor in zakelijke gesprekken om de eenvoudige reden dat juridische overeenkomsten centraal staan in het succes van commerciële ondernemingen. Contracten vormen de kern van het bedrijfsleven: ze definiëren en regelen de relaties tussen alle partijen en vereenvoudigen de stroom van goederen, diensten en inkomsten. Efficiënt beheer van deze documenten kan ook de winstgevendheid van een bedrijf vergroten door het proces te stroomlijnen en nieuwe kansen te creëren.

Er is echter een subtiel maar belangrijk verschil tussen het gewone 'beheer' van contracten en Contract Lifecycle Management, waarbij het verschil wordt gemaakt door het element 'lifecycle'. Sinds het concept van juridische overeenkomst voor het eerst werd geïntroduceerd, hebben bedrijven contracten moeten 'beheren', en in het verleden ging dat meestal hand in hand met stapels papier en complexe, handmatige archiveringssystemen. Elke inspanning die is gericht op het behandelen van de inhoud van een contract, kan worden gecategoriseerd als 'contractbeheer', maarContract Lifecycle Management is een proces dat specifiek de juridische overeenkomst in zijn totaliteit benadert, in plaats van als afzonderlijke onderdelen. Deze benadering is in zijn geheel holistischer en zorgt ervoor dat het stroomlijnen van het contracteringsproces sneller en effectiever verloopt.

Vier principes van CLM

Omdat Contract Lifecycle Management de meest effectieve aanpak is voor het beheer van juridische overeenkomsten in het bedrijfsleven, is het belangrijk om een plan uit te voeren dat rekening houdt met de meest betrouwbare en bewezen strategieën voor levenscyclusbeheer. In dat opzicht zijn er vier kernprincipes die moeten worden gevolgd om blijvend succes in de toekomst te verzekeren:

Centraliseren

De holistische benadering van Contract Lifecycle Management beperkt zich niet alleen tot individuele overeenkomsten. De benadering is ook gebaseerd op het principe dat de hele contractenbibliotheek één geheel vormt. Het centraliseren van alle contractdocumentatie verandert de verzameling van contracten in een enkele bron van waarheid, waarbij alle gegevens die daarin zijn opgenomen een waardevolle tool vormen die je kunt gebruiken. Een verzameling van contracten kan niet worden gestroomlijnd als die op verschillende plaatsen en manieren wordt opgeslagen. Elk document moet snel en gemakkelijk toegankelijk zijn.

Standaardiseren

De wereldmarkt is van nature risicovol, maar de laatste jaren is het commerciële risico schijnbaar explosief toegenomen. Risicobeheer is om die reden dan ook een cruciaal onderdeel van elk bedrijfsproces in de moderne handel, en de standaardisatie van contractvoorwaarden is een belangrijke factor in de effectieve beperking van risico's. Door taal en clausules te gebruiken die door het management en de juridische teams van een organisatie zijn overeengekomen, kunnen bedrijven vanuit een positie van vertrouwen onderhandelen en contracten opstellen, wat wil zeggen dat bij het opstellen van het contract rekening is gehouden met de meest voorkomende factoren die risico's veroorzaken. Zodra de inhoud van het document eenmaal is gestandaardiseerd, kan de verkoopcyclus worden verkort, waardoor personeel vrijkomt om extra deals binnen te halen. Bovendien maakt gestandaardiseerde inhoud de standaardisatie van administratieve processen mogelijk. Hieronder vallen bijv. goedkeuring en uitvoering. Al deze verbeteringen helpen de efficiëntie van het contracteringsproces te verhogen.

Automatiseren

Automatisering van administratieve basisprocessen is de snelste, meest effectieve manier om elk systeem te stroomlijnen, inclusief Contract Lifecycle Management. Het overstappen naar een strategie die volledig digitaal is, de noodzaak van menselijke handelingen verminderen en een hoge mate van automatisering inbouwen, levert twee voordelen op: snelheid en risicovermindering. Automatisering kan administratieve taken normaal gesproken veel sneller uitvoeren dan mensen dat kunnen, met name omdat het systeem niet afhankelijk is van de aanwezigheid van mensen. Automatisering kan ervoor zorgen dat dit soort taken zonder verstoringen kunnen doorgaan, of mensen nu aan het werk zijn, vakantie vieren of ziek zijn. Dit heeft ook te maken met risicobeperking, waarbij automatisering dit soort schaalbaarheid en betrouwbaarheid oplevert, zodat het bedrijf beter bewapend is tegen problemen als gevolg van volksgezondheidscrises en extreme weersomstandigheden. Bovendien betekent de automatisering van dergelijke processen dat de Contract Lifecycle Management-strategie van een bedrijf niet afhankelijk is van de constante professionele ontwikkeling van personeel, of eventuele fouten die worden gemaakt door mensen.

Controleren

Nu de verzameling van contracten is gecentraliseerd en gestandaardiseerd, en belangrijke delen van het beheer daarvan zijn geautomatiseerd, kunnen de documenten op verschillende niveaus van granulariteit worden gecontroleerd. Het controleren van de verzameling van contracten betekent het analyseren van de prestaties van overeenkomsten als individuele contracten en groepen van contracten, maar ook toezicht op de interne naleving. Het is de controle van de verzameling van contracten die bepaalt of je de goederen en diensten ontvangt die je zou moeten ontvangen, op de verwachte tijdstippen, en of je die ook levert. Dit maakt het niet alleen mogelijk om besluiten te nemen op basis van gegevens, maar zorgt er ook voor dat risico's sterk worden beperkt. Deze strategie voor risicobeheer werkt door het risico van contractuele conflicten en geschillen te minimaliseren en risico's te beperken door op bewijs gebaseerde besluiten over relaties met externe partijen.

Snelheid en nauwkeurigheid

Het is de levenscyclusbenadering die de snelheid en nauwkeurigheid mogelijk maakt die nodig zijn voor effectieve processen van contractbeheer. Hoe zorgvuldig een bedrijf ook Excel-spreadsheets of handmatige archiveringssysteem beheert, als ze op deze manier omgaan met juridische overeenkomsten is er geen ruimte voor proactieve strategieën. Door elk contract te bekijken aan de hand van de gehele looptijd ervan, veranderen deze methoden van documentbeheer in relatiebeheer, waardoor bedrijven contractgegevens kunnen gebruiken als een extra commerciële tool, in plaats van een administratieve taak.

Door de snelheid te verhogen waarmee contracten worden opgesteld, uitgewerkt, goedgekeurd en uitgevoerd, worden verkoopcycli verkort. Dit leidt ertoe dat het personeel een groter aantal verkoopleads kan opvolgen, maar het betekent ook dat de financiële voordelen van elk individueel contract eerder zichtbaar worden. Door minder tijd te besteden aan administratie in de eerste fasen van de contractcyclus wordt elke overeenkomst sneller actief, waardoor eerder winst kan worden gemaakt.

Door de contacten nauwkeuriger op te stellen, uit te voeren en te controleren, wordt het risico geminimaliseerd. Dit komt doordat due diligence, het opstellen en controleren door externe partijen allemaal worden ondersteund door de centralisatie van contractdocumentatie. Door deze gegevenspool als bron te gebruiken voor op bewijs gebaseerde beslissingen, kan al het bevoegde personeel beschikken over de meest actuele versies van goedgekeurde taal, en de meest actuele informatie over externe partijen en mogelijke verdere zakelijke kansen in de toekomst.

Hoe software de principes van CLM ondersteunt

Nu de voordelen van de levenscyclusbenadering voor het beheer van zakelijke contracten zijn vastgesteld, wordt het duidelijk dat een digitale oplossing de beste manier is om een effectief Contract Lifecycle Management-plan te implementeren. Contract Lifecycle Management-software is speciaal ontworpen voor de levenscyclusbenadering, met een aantal functies die alle voordelen van deze strategie bieden in één enkel product.

• Centrale opslag: de centrale opslagplaats is de kern van Contract Lifecycle Management-software en dient meerdere doelen. Ten eerste biedt het de enkele opslagplaats voor contracten die nodig is voor effectief levenscyclusbeheer op lange termijn. Ten tweede bevat het aanpasbare markeringen voor metagegevens van contracten, om de classificatie van contracten te vergemakkelijken en de verzameling om te zetten in een doorzoekbare bron. Ten derde maakt het een gestandaardiseerde modelbibliotheek mogelijk, waardoor alle taal en clausules vooraf worden goedgekeurd en het proces van het opstellen, de goedkeuring en uitvoering van contracten wordt versneld.
• Geautomatiseerde processen: de Contract Lifecycle Management-software bevat een hoge mate van automatisering die de efficiëntie binnen het systeem en de bedrijfsprocessen aanzienlijk verhoogt.
• Audit trails: het browsergebaseerde platformontwerp van de software creëert effectieve gegevensbeveiliging voor het systeem door samenwerking mogelijk te maken met op toestemming gebaseerde toegang. Het bijkomende voordeel van deze functie is geautomatiseerde audit trails. Door alle gebruikersactiviteiten nauwkeurig te registreren wordt een hoge mate van verantwoording en transparantie gewaarborgd. Dit ondersteunt ook de naleving van zowel interne als externe regelgeving en van contractuele verplichtingen.
• Workflow: geautomatiseerde workflows zorgen ervoor dat de juiste taak op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt. Dit ondersteunt bedrijven bij hun inspanningen om te garanderen dat mijlpalen worden behaald en planningen worden aangehouden tijdens de hele levenscyclus van het contract. Geautomatiseerde workflows zijn, net als geautomatiseerde controletrajecten, een belangrijke factor in de naleving van voorschriften en contractuele vereisten.
• Volgen van gegevens: automatisering maakt het voor bedrijven mogelijk om gegevens te volgen aan de hand van gepersonaliseerde key performance indicators. Door precies aan te geven welke gegevens nodig zijn om de winstgevendheid van het bedrijf te verbeteren, kunnen organisaties de activiteit en de voortgang nauwlettend in de gaten houden en de informatie aanbieden die nodig is om beslissingen te nemen die de omzet verhogen.
• Aangepaste rapportage: de rapportagefunctie van Contract Lifecycle Management-software is de tool dat de contractenbibliotheek verandert van een verzameling documenten in een krachtige, uniforme gegevensbron. Elk onderdeel van de gegevensset wordt waardevol en bruikbaar, met de mogelijkheid om beslissingen te nemen over externe relaties, nieuwe zakelijke kansen en intellectueel eigendom. Prestaties uit het verleden leiden tot 'geleerde lessen', terwijl de huidige prestaties kunnen worden gevolgd en geanalyseerd op alle niveaus van granulariteit. Dit biedt ondersteuning aan schaalbare activiteiten.

Hoe kan Unit4 je helpen?

Unit4 Source to Contract by Scanmarket bevat een volledig geïntegreerde Contract Lifecycle Management-module die je helpt contracten op te stellen die zijn ontworpen om de waarde tijdens de looptijd van een overeenkomst te maximaliseren, veel processen te automatiseren door sjablonen en geïntegreerde gegevens te gebruiken, en die eerdere overeenkomsten opnieuw gebruiken om voortdurend verbeteringen aan te brengen. Wil je meer weten en zien wat het voor jou kan betekenen, ga dan naar onze CLM-productpagina om een korte demo te bekijken of klik hier om een persoonlijke demo aan te vragen.