Die Best Practices beim Contract Lifecycle Management

In der Geschäftswelt ist der Begriff Contract Lifecycle Management in aller Munde. Und das zu Recht. Denn Verträge bilden das Fundament eines jeden Geschäfts. Sie sind so etwas wie das Lebenselixier von Unternehmen, weil sie die Beziehungen aller beteiligten Parteien, den Waren- und Dienstleistungsverkehr sowie alles Finanzielle regeln. Ein effizientes Vertragsmanagement kann auch die Rentabilität eines Unternehmens steigern, indem der Prozess optimiert wird und neue Möglichkeiten erschlossen werden.

Zwischen der einfachen Handhabung von Verträgen und Contract Lifecycle Management besteht jedoch ein riesiger Unterschied, wobei die Betonung hier vor allem auf „Lifecycle“ liegt. Seitdem es das Konzept der rechtlichen Vereinbarungen gibt, müssen Unternehmen eine Fülle an Verträgen verwalten. Und dies involvierte in der Regel Berge von Papieren, die alle manuell archiviert werden mussten. In gewisser Weise kann dies natürlich als Vertragsmanagement bezeichnet werden. Contract Lifecycle Management beschreibt jedoch einen holistischen Prozess des Vertragsmanagements, der dafür sorgt, dass Verträge schneller und effizienter abgeschlossen werden.

Die vier Prinzipen des Contract Lifecycle Managements

Contract Lifecycle Management ist der effektivste Ansatz zur Verwaltung von Verträgen – vorausgesetzt, Sie berücksichtigen diese Prinzipien:

Zentral

Der holistische Ansatz des Contract Lifecycle Managements beschränkt sich nicht auf einzelne Verträge. Zudem muss die gesamte Vertragsbibliothek als Ganzes betrachtet werden. Durch die zentrale Aufbewahrung aller Vertragsdokumente schaffen Sie eine zentrale Datenquelle, die Ihnen als wertvolles Tool zur Verfügung steht. Werden einzelne Verträge an verschiedenen Orten oder auf unterschiedliche Weise aufbewahrt, können Sie den Prozess nicht optimieren. Jedes einzelne Dokument muss im Handumdrehen abrufbar sein.

Standardisiert

Der globale Markt birgt von Natur aus eine Vielzahl an Risiken, die jedoch in den letzten Jahren exponentiell gewachsen sind. Das Risikomanagement ist daher ein wichtiger Bestandteil in der heutigen Geschäftslandschaft, wobei die Standardisierung von Vertragsbedingungen wesentlich zur Risikominderung beiträgt. Durch die Verwendung von durch die Geschäftsführung und Rechtsabteilungen genehmigten Formulierungen und Klauseln können Mitarbeitende problemlos Verträge aushandeln und erstellen und sich sicher sein, dass die häufigsten und riskantesten Elemente bei der Vertragsgestaltung berücksichtigt wurden. Darüber hinaus lässt sich durch standardisierte Verträge auch der Verkaufszyklus verkürzen und Mitarbeitende haben mehr Zeit, um weitere Geschäfte abzuschließen. Darüber hinaus können dadurch auch die administrativen Prozesse (wie die Genehmigung und Ausführung) vereinheitlicht werden. All dies steigert die Effizienz beim Vertragsmanagement.

Automatisiert

Die Automatisierung der zugrundeliegenden Prozesse ist die schnellste und effektivste Weise, um ein System zu optimieren, und davon ist das Contract Lifecycle Management nicht ausgenommen. Die Umstellung auf eine vollständig digitale Strategie, die Reduzierung der manuellen Eingriffe und die Automatisierung zahlreicher Prozesse bringen zwei Vorteile mit sich: verkürzte Zyklen und die Risikominderung. Durch Automatisierung lassen sich Verwaltungsaufgaben in der Regel viel schneller erledigen. Denn das System ist nicht darauf angewiesen, dass Mitarbeitende anwesend oder ausreichend geschult sind. Die Prozesse werden automatisch und ohne Störungen ausgeführt. Dies trägt auch zur Risikominderung bei. Denn Automatisierung sorgt für ein hohes Maß an Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Zwei wichtige Voraussetzungen, damit Unternehmen widerstandsfähig sind und Herausforderungen meistern können. Dank der Automatisierung dieser Prozesse gehören auch menschliche Fehler der Vergangenheit an.

Kontrolliert

Die zentrale und standardisierte sowie größtenteils automatisierte Vertragserfassung sorgt auch für ein höheres Maß an Kontrolle, und das auf verschiedenen Ebenen. Dadurch kann die Performance einzelner oder auch mehrerer Verträge sowie die interne Compliance überwacht werden. Sie wissen so stets, ob Sie die erwarteten Waren und Dienstleistungen auch wirklich zu den vereinbarten Fristen erhalten haben, und ob auch Sie Ihre Verpflichtungen erfüllt haben. Dadurch können Sie Ihre Entscheidungen auf Daten stützen und Risiken minimieren. Wie? Weil Sie zum einen Vertragskonflikte und Auseinandersetzungen vermeiden und zum anderen datengestützte Entscheidungen im Hinblick auf Ihre Geschäftspartner treffen können.

Geschwindigkeit und Genauigkeit

Es ist dieser holistische Ansatz, der für höhere Geschwindigkeit und Genauigkeit sorgt. Ein Unternehmen kann seine Excel-Spreadsheets oder manuellen Archivierungssysteme noch so sorgfältig verwalten, es wird sicherlich nicht proaktiv agieren können. Durch die Betrachtung jedes Vertrags im Hinblick auf seine gesamte Laufzeit wird aus dem simplen Dokumentenmanagement ein wirkungsvolles Beziehungsmanagement. Auf diese Weise kann das Unternehmen die Vertragsdaten als zusätzliches kommerzielles Instrument nutzen, statt sie lediglich als notwendiges Übel handhaben zu müssen.

Darüber hinaus lassen sich so Verträge schneller erstellen, aushandeln, genehmigen und umsetzen, was den Verkaufszyklus enorm beschleunigt. Dies wiederum gibt Mitarbeitenden mehr Zeit, zusätzliche Leads zu verfolgen und neue Verträge abzuschließen. Und auch die finanziellen Vorteile jedes einzelnen Vertrags werden früher sichtbar. Denn der verringerte Verwaltungsaufwand in den Anfangsphasen bedeutet, dass Verträge schneller ausgeführt werden, was natürlich auch bedeutet, dass der Gewinn schneller realisiert wird.

Wenn Verträge mit höherer Genauigkeit erstellt, ausgeführt und kontrolliert werden, wird das Risiko zudem gemindert. Denn die Due Diligence, Verfassung und Kontrolle werden jeweils durch das zentrale Vertragsmanagement erleichtert. Diese zentrale Datenquelle dient somit als Ressource für fundierte Entscheidungen. Alle autorisierten Mitarbeitenden haben auch Zugriff auf die aktuellsten genehmigten Formulierungen und die neuesten Informationen über potenzielle Geschäftspartner und Chancen.

Software erleichtert das CLM

Nachdem wir uns mit den Vorteilen eines holistischen CLM-Ansatzes befasst haben, sollte es deutlich werden, dass eine digitale Lösung für die Implementierung eines effektiven Contract Lifecycle Managements unerlässlich ist.

Contract Lifecycle Management Software wurde speziell für die Umsetzung dieses holistischen Ansatzes entwickelt und bringt all die Vorteile dieser Strategie in einem Produkt zusammen.

• Zentrales Repository – Das zentrale Repository bildet die Grundlage für die Contract Lifecycle Management Software und dient mehreren Zwecken. 1. Es agiert als zentraler Speicherort für alle Verträge für ein langfristig effektives Vertragsmanagement. 2. Es bietet die Option, die Vertragsmetadaten mit personalisierbaren Tags zu versehen, um die Klassifizierung von Verträgen zu erleichtern und die Vertragssammlung in eine durchsuchbare Ressource zu verwandeln. 3. Es ermöglicht die Erstellung einer standardisierten Vorlagenbibliothek, wodurch sichergestellt wird, dass alle Formulierungen und Klauseln vorab genehmigt werden. Dies beschleunigt die Vertragserstellung, Genehmigung und Ausführung.
• Automatisierte Prozesse – Die Contract Lifecycle Management Software ermöglicht ein hohes Maß an Automatisierung, was die Effizienz innerhalb des Systems und der Geschäftsprozesse erheblich steigert.
• Audit-Protokolle – Das browserbasierte Plattformdesign der Software schafft eine effektive Datensicherheit, indem es die Zusammenarbeit mit Zugriffsrechten ermöglicht. Außerdem automatisiert die Software die Erstellung von Audit-Protokollen. Durch die genaue Protokollierung aller Benutzeraktivitäten wird ein hohes Maß an Verantwortung und Transparenz aufrechterhalten. Dies wiederum unterstützt die Einhaltung interner und externer Vorschriften sowie die Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen.
• Workflow – Automatisierte Workflows stellen sicher, dass die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit der richtigen Person zugewiesen wird. Unternehmen können so sicherstellen, dass sie ihre Meilensteine erreichen und Fristen einhalten. Automatisierte Workflows sind ebenso wie automatisierte Audit-Protokolle ein wichtiger Faktor für die Einhaltung von Vorschriften und vertraglichen Anforderungen.
• Datenverfolgung – Durch die Automatisierung können Unternehmen Daten anhand benutzerdefinierter KPIs (Key Performance Indicators) verfolgen. Durch die Spezifizierung der zur Steigerung der Rentabilität erforderlichen Daten können Unternehmen Aktivitäten und Fortschritte genau überwachen und die Informationen bereitstellen, die für umsatzsteigernde Entscheidungen erforderlich sind.
• Maßgeschneiderte Berichterstattung – Die Reporting-Funktion der Contract Lifecycle Management Software ist das Tool, das die Vertragsbibliothek von einer Sammlung von Dokumenten in eine leistungsstarke zentrale Datenquelle verwandelt. Dadurch wird jeder Datensatz wertvoll und liefert umsetzbare Informationen, damit Unternehmen fundierte Entscheidungen in Bezug auf Beziehungen mit Dritten, neue Geschäftsmöglichkeiten und geistiges Eigentum treffen können. Aus der vergangenen Performance können Unternehmen wertvolle Erkenntnisse gewinnen, während die aktuelle Performance auf allen Ebenen überwacht und analysiert werden kann. Dies verbessert die Skalierbarkeit.

Wie können Sie von Unit4 profitieren?

Unit4 Source to Contract by Scanmarket bietet ein vollständig integriertes Contract Lifecycle Management Modul zur Vertragserstellung, mit dem Sie den Wert über die Vertragslaufzeit maximieren, viele Prozesse durch die Verwendung von Vorlagen und integrierten Daten automatisieren und durch frühere Verträge kontinuierliche Verbesserungen vornehmen können.

Weitere Informationen und nähere Details zu den Vorteilen finden Sie auf der CLM Produktseite, wo Sie sich auch eine kurze Demo ansehen können. Alternativ können Sie hier eine persönliche Demo anfordern.