Les principes de la gestion du cycle de vie des contrats
Le concept de gestion du cycle de vie des contrats apparaît fréquemment dans les discussions professionnelles, pour la simple raison que les accords juridiques sont indispensables au succès d’une entreprise commerciale. Les contrats constituent la clé de voûte de l’entreprise, puisqu’ils définissent et régissent les relations entre l’ensemble des parties et facilitent les flux de biens, de services et de revenus. La gestion efficace de ces documents permet également d’améliorer la rentabilité d’une entreprise en rationalisant le processus et en révélant de nouvelles opportunités.
Il existe toutefois une différence subtile, mais importante, entre la « gestion » de base des contrats et la gestion du cycle de vie des contrats, la distinction résidant clairement dans l’aspect du « cycle de vie ». Les entreprises ont dû « gérer » des contrats depuis l’introduction du concept d’accords juridiques. Historiquement, cette gestion impliquait généralement des montagnes de papier et des systèmes de classement manuels complexes. En effet, toute initiative visant à traiter le contenu d’un contrat peut être considérée comme de la « gestion de contrat ». Cependant, la gestion du cycle de vie des contrats est un processus qui considère spécifiquement l’accord juridique comme dans son ensemble, plutôt que sous la forme de composantes individuelles. Cette approche plus globale permet d’assurer une rationalisation plus rapide et plus efficace du processus contractuel.
Les quatre principes de la gestion du cycle de vie des contrats
La gestion du cycle de vie des contrats étant l’approche la plus efficace de l’administration des accords juridiques au sein des entreprises, il est important de mettre en œuvre un plan qui tienne compte des stratégies de gestion du cycle de vie les plus fiables, éprouvées et testées. Il existe quatre principes fondamentaux à adopter, permettant de garantir un succès pérenne à l’avenir :
Centralisation
L’approche de la gestion du cycle de vie des contrats ne se limite pas aux accords individuels. Elle repose également sur le principe selon lequel l’ensemble de la bibliothèque de contrats forme un ensemble unique et unifié. La centralisation de toute la documentation contractuelle transforme une collection de contrats en une source unique d’informations exactes, et toutes les données qu’elle contient en un outil précieux et accessible. Une collection de contrats ne peut être rationalisée si elle est stockée à différents endroits et de différentes manières. Chaque fragment de la documentation doit être rapidement et facilement accessible.
Normalisation
Le marché mondial comporte un risque intrinsèque, mais au cours de ces dernières années, le risque commercial a connu une croissance apparemment exponentielle. La gestion du risque est, par conséquent, une composante essentielle de chaque processus opérationnel dans le commerce moderne. De plus, la normalisation des conditions générales contractuelles constitue un facteur important pour l’atténuation efficace des risques. L’utilisation d’un langage et de clauses approuvés par les équipes de direction et juridiques d’une organisation, assure à celle-ci de pouvoir négocier et créer des contrats en toute confiance, avec la certitude que les aspects constituant la principale source de risque ont été pris en compte lors de la rédaction du contrat. La normalisation du contenu des documents permet de raccourcir le cycle de vente, et ainsi, de libérer le personnel, qui peut se consacrer à la conclusion de nouvelles transactions. Enfin, l’utilisation de contenus normalisés facilite la normalisation des processus administratifs (notamment l’approbation et l’exécution), l’ensemble de ces améliorations contribuant à accroître l’efficacité du processus contractuel.
Automatisation
L’automatisation des processus administratifs de base, représente le moyen le plus rapide et efficace de rationaliser n’importe quel système, notamment la gestion du cycle de vie des contrats. L’adoption d’une stratégie entièrement numérique, la réduction du besoin d’intervention humaine et l’incorporation d’un niveau d’automatisation élevé offrent deux avantages : la rapidité et la réduction du risque. L’automatisation permet généralement d’exécuter des tâches administratives beaucoup plus rapidement que les humains, notamment parce que le système n’est pas dépendant d’une présence humaine. L’automatisation garantit le déroulement ininterrompu de ces types de tâches, que les humains soient au travail, en congé ou en arrêt-maladie. Cette approche concerne également la réduction des risques, dans la mesure où l’automatisation offre ce type d’évolutivité et de fiabilité, aidant ainsi les entreprises à résister aux problèmes qu’entraînent les urgences de santé publique et les phénomènes météorologiques extrêmes. En outre, l’automatisation de ces processus signifie que la stratégie de gestion du cycle de vie des contrats d’une entreprise ne dépend pas du développement professionnel continu du personnel, ni de l’absence d’erreurs humaines.
Surveillance
Lorsqu’une entreprise a centralisé et normalisé l’ensemble des contrats et automatisé une grande partie de son administration, elle peut assurer un contrôle documentaire à différents niveaux de granularité. La surveillance de la bibliothèque de contrats repose sur l’analyse de la performance des accords en tant que contrats individuels et groupes de contrats, ainsi que sur la surveillance de la conformité interne. C’est la surveillance de la collection de contrats qui détermine si vous recevez les biens et les services que vous devriez recevoir, à l’instant prévu, et si vous les fournissez également. Cette démarche facilite non seulement la prise de décisions fondées sur des données, mais permet également de réduire considérablement le risque. Cette stratégie de gestion du risque opère en minimisant le risque de conflit et de litige contractuel et en atténuant le risque au travers de décisions fondées sur des données factuelles concernant les relations avec les tiers.
Vitesse et précision
L’approche fondée sur le cycle de vie offre la rapidité et la précision indispensables à des processus efficaces de gestion des contrats. Quel que soit le soin apporté par une entreprise à l’administration de ses feuilles de calcul Excel ou à son système de classement manuel, cette forme de traitement des accords juridiques ne permet pas d’adopter des stratégies proactives. Envisager chaque contrat selon la perspective de sa durée totale, transforme la gestion documentaire en gestion relationnelle. Ce qui permet aux entreprises de considérer les données contractuelles comme un outil commercial supplémentaire, plutôt que comme une tâche ménagère.
Augmenter la vitesse à laquelle les contrats sont créés, négociés, approuvés et exécutés permet de raccourcir les cycles de vente. Le personnel est ainsi en mesure de suivre un plus grand nombre de clients potentiels, mais cela signifie également que les avantages financiers de chaque contrat individuel sont perçus plus rapidement. Réduire le temps consacré à l’administration lors des premières étapes du cycle de vie des contrats permet d’activer chaque accord plus rapidement, et ainsi, de dégager plus précocement des bénéfices.
Augmenter la précision de la création, de l’exécution et du suivi des contrats permet de minimiser les risques. En effet, la centralisation de la documentation contractuelle facilite le contrôle préalable, la rédaction et la surveillance d’accords avec les tiers. L’utilisation de cet ensemble de données comme ressource soutenant la prise de décisions fondées sur des informations factuelles assure à tout le personnel autorisé de disposer des versions les plus récentes du langage approuvé, ainsi que d’informations récentes concernant les tiers et les opportunités commerciales potentielles.
Comment les logiciels soutiennent les principes de la gestion du cycle de vie des contrats
Lorsque l’on établit les avantages de l’approche du cycle de vie de la gestion des contrats commerciaux, il devient évident qu’une solution numérique représente le meilleur moyen pour mettre en œuvre un programme efficace de gestion du cycle de vie des contrats. Un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats est spécifiquement conçu pour gérer l’approche fondée sur le cycle de vie, et propose une gamme de fonctionnalités offrant tous les avantages qu’implique cette stratégie, réunies dans un produit unique.
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- Référentiel centralisé – Le référentiel centralisé est le cœur d’un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, et il remplit plusieurs fonctions. Premièrement, il offre un emplacement unique de stockage des contrats, indispensable à la gestion efficace et pérenne de leur cycle de vie. Deuxièmement, il intègre l’identification personnalisable des métadonnées des contrats, afin de faciliter leur classification et de transformer la collection en une ressource consultable. Troisièmement, il permet la création d’une bibliothèque de modèles normalisés, garantissant que l’ensemble des conditions générales sont préalablement approuvées et accélérant par conséquent le processus de création, d’approbation et d’exécution des contrats.
- Processus automatisés – Un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats intègre un degré élevé d’automatisation, qui augmente considérablement l’efficacité du système et des processus opérationnels.
- Historiques d’audit – La conception intégrée aux navigateurs de la plateforme logicielle renforce l’efficacité de la sécurité des données du système en permettant la collaboration avec un accès basé sur les autorisations. L’avantage supplémentaire de cette fonctionnalité est la création d’historiques d’audit automatisés. La journalisation précise de toutes les activités des utilisateurs permet de maintenir des niveaux élevés de responsabilité et de transparence, soutenant à son tour la conformité aux réglementations internes et externes, ainsi qu’aux obligations contractuelles.
- Flux de travail – Les flux de travail automatisés assurent que chaque tâche est signalée à la bonne personne, au bon moment. Ils soutiennent les initiatives des entreprises visant à garantir la réalisation des échéances et le respect des calendriers sur l’ensemble du cycle de vie du contrat. À l’image des historiques d’audit automatisés, les flux de travail automatisés sont un facteur important de conformité aux réglementations et exigences contractuelles.
- Suivi des données – L’automatisation permet aux entreprises de suivre leurs données en fonction d’indicateurs clés de performance personnalisés. En spécifiant exactement quelles données sont nécessaires pour améliorer la rentabilité de l’opération, les organisations peuvent surveiller de près l’activité et les progrès, et ainsi, fournir les informations nécessaires pour prendre des décisions permettant d’augmenter leurs revenus.
- Rapports personnalisés – La fonction de création de rapports d’un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats est l’outil qui transforme la bibliothèque de contrats d’une collection de documents en une source de données puissante et unifiée. Chaque composante de l’ensemble de données devient précieuse et exploitable, offrant le potentiel d’informer les décisions concernant les relations avec les tiers, les nouvelles opportunités commerciales et la propriété intellectuelle. Les performances passées permettent de tirer des enseignements, tandis que les performances actuelles peuvent être surveillées et analysées à tous les niveaux de granularité, soutenant l’évolution de l’entreprise.
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