Minskade cybersäkerhetsrisker med en effektiv avtalshantering

Hot mot cybersäkerheten kommer från både inom och utanför organisationen, men cybersäkerhetsincidenter som inträffar utanför organisationen ligger bortom er kontroll. Avtal med andra parter, inklusive de i leveranskedjan, är kanske de mest sårbara, eftersom ni är beroende av att andra parter gör sina egna due diligence-granskningar och har ett fullgott dataskydd. Dessa ansvarsfrågor innebär att cybersäkerhet bör vara en viktig faktor i alla partnerskap eller avtal.

Cybersäkerhet kan utgöra en betydande källa till risker

Cyberattacker som har inträffat under de senaste tio åren har inte bara orsakat ekonomiska förluster, de kan också orsaka stor skada på organisationens rykte och förtroende.

Dataintrång kan omfatta känslig information som leder till förlust av viktig immateriell egendom, vilken är av stort värde eftersom den ligger till grund för framtida intäkter. Allt från deklarationsdokument, anställningsbevis, information om försäljning och avtalsdokumentation är i riskzonen. Det finns också stor sannolikhet för kostsamma rättsliga åtgärder, eftersom andra parter som berörs av dataintrånget kommer att begära ersättning och skadestånd för uppkomna förluster och skador.

Avtalshantering som försvarsstrategi

Avtalshantering kan spela en viktig roll som del i din strategi för att förebygga intrång i cybersäkerheten. Organisationer får stora fördelar om de inför nedan trepunktspolicy:

1. Beredskap

I händelse av en cyberattack eller ett dataintrång måste informationen du lämnar omedelbart hänvisa till etablerade processer relaterade till dataskydd och cybersäkerhet. Om attacken sker genom tredje part gäller samma regler för information. Så fort du känner till innehållet i din avtalsportfölj kan du använda den kunskapen för att förbättra din egen cybersäkerhet. Först identifierar du vilka typer av data som är särskilt sårbara antingen för stöld eller oavsiktliga interna dataintrång. Sedan kan du begränsa åtkomsten och standardisera klausuler. Avhjälpande åtgärder kan också utföras i form av vidareutbildning eller anpassning av systemet för arbetsflöde.

2. Ansvar & ansvarsskyldighet

Genomför en grundlig genomgång av avtalsklausulerna för att bedöma risken och den potentiella exponeringen av dataintrång, både internt och inom leverantörskedjan. Riskbedömningen bör göras både ur ett tekniskt och avtalsmässigt perspektiv. Kunskapen som erhålls genom denna process ökar beredskapen ytterligare, men gör också att din organisation tydligt kan definiera alla parters skyldigheter om det skulle inträffa en incident med cybersäkerhet. Du kan bedöma de klausuler och villkor som redan finns och se till att de innehåller tydliga regler om hur data ska hanteras i normal verksamhet, hur länge den lagras och vad som händer när avtalet sägs upp. Om dessa villkor och klausuler inte ingår kan korrigerande åtgärder vidtas. 

3. Återskapande och granskning

En viktig del av den övergripande återhämtningsprocessen är hur snabbt du reagerar på incidenten. En snabb reaktion kan reparera skadan på ryktet, ge förtroende från kunden och förbättra aktiekursen. Det språk som används i avtalsportföljen gäller även här. Se till att du har ett heltäckande ramverk av skyldigheter och ansvar på plats som gäller för varje kund och affärsområde som berörs av incidenten. När den omedelbara responsprocessen är i gång, inklusive alla nödvändiga undersökningar och borttagning av berörda data, är det dags att göra en grundlig granskning. Lär dig av det som har hänt och kom överens om hur du kan göra förbättringar. Återigen kommer avtalsportföljen att spela en viktig roll eftersom den ger en dokumenterad överblick över kommersiella relationer.

Programvara för avtalshantering som en lösning för cybersäkerhet

Den bästa programvaran för avtalshantering innehåller funktioner som ger de exakta resultat du behöver för att stärka ditt försvar mot kriminella cyberattacker och minska resultaten av intrång i leveranskedjan.

En centraliserad databas

Om du har hela avtalsportföljen i en molnbaserad mjukvara kan du söka efter särskilda villkor och klausuler gällande cybersäkerhet och dataintrång. Det säkerställer att du får rätt feedback på alla incidenter kring cybersäkerhet och ger dig även möjlighet att förbättra och standardisera språket som är nödvändigt för att få en bättre säkerhet i framtiden.

Kryptering av data 

Genom att se till att all överförda data är krypterad har du det bästa skyddet och integriteten för dina data. Detta är särskilt viktigt vad gäller efterlevnad av branschstandarder, avtalsvillkor och din egen bolagsstyrning.

Behörighetsbaserad åtkomstkontroll 

Medan det molnbaserade systemet för avtalshantering ger säker, global åtkomst via en webbläsare på en dator eller mobil enhet, ger funktionen för behörighetsbaserade åtkomstkontroll ännu mer säkerhet genom att begränsa inloggningar. Det innebär att åtkomst endast ges när behörig personal ger tillstånd till det och all åtkomst och all aktivitet i mjukvaran spåras, dokumenteras och övervakas.

Anpassningsbar rapportering 

Identifiera sårbara data och språk som rör cybersäkerhet och dataintrång genom att köra rapporter med specifik terminologi. Genomför riskhanteringsövningar snabbt och smidigt och implementera korrigerande åtgärder vid behov. Du kan även standardisera språk och skydd i hela avtalsportföljen samtidigt som du upprätthåller en tydlig och detaljerad historik över alla ändringar och uppdateringar.

Automatisering

Alla dessa funktioner använder en hög grad av automatisering, så att du kan använda färre resurser för att skydda ditt företag. Systemlösningar för avtalshantering är är designade med arbetsflödesoptimering i åtanke. Automatisering gör sök- och identifieringsprocesserna mer effektiva och sparar tid. Genom att minska behovet av mänsklig hantering av data minskar också risken för oavsiktliga dataintrång.

I dagens globala ekonomi är kommersiella organisationer mer sammankopplade med sina leverantörer, kunder och konkurrenter än någonsin tidigare. Din avtalsportfölj är det nav genom vilket alla affärs- och konsumentrelationer rör sig. Även om avtalsportföljen har stor potential för hög kapacitet, öppnar den också för högre risker via kopplingar till tredje part. Se därför till att använda dessa funktioner i din systemlösning för avtalshantering att tydligt kommunicera till alla parter att dataskydd är din högsta prioritet. 

Hur kan Unit4 hjälpa dig?

Unit4:s hantering av avtalets livscykler (Contract Lifecycle Management) i Scanmarket kan hantera hela processen för avtalshantering från början till slut, vilket ger dig den insikt och information som krävs för att välja bättre tillvägagångssätt och automatisera due diligence. Detta inkluderar att utarbeta fördefinierade klausuler som handlar om dataskydd och bestämmelser för cybersäkerhet från dina leverantörer, redan från början av relationen. För att lära dig mer, kolla in produktsidan här.