Hoe je met contractbeheer het risico van cyberveiligheid kunt beperken

Bedreigingen voor cyberveiligheid komen zowel van binnen als van buiten de organisatie, maar over cyberveiligheidsincidenten die buiten de organisatie plaatsvinden, heb je geen controle. Contractuele overeenkomsten met andere partijen, waaronder partijen binnen je toeleveringsketen, vormen misschien wel de grootste kwetsbaarheid, omdat je afhankelijk bent van ze in het uitvoeren van hun eigen due diligence en gegevensbescherming. Deze aansprakelijkheidsproblemen betekenen dat cyberveiligheid goed moet worden overwogen bij elk samenwerkingsverband of contractuele overeenkomst.

Cyberveiligheid vormt een belangrijke bron van risico

Cyberaanvallen die in de afgelopen tien jaar zijn vastgesteld, hebben niet alleen financiële schade veroorzaakt, maar ze kunnen ook de reputatie van je bedrijf aanzienlijk beschadigen en een negatieve invloed hebben op de aandelenkoers.

Datalekken kunnen betrekking hebben op commercieel gevoelige informatie die leidt tot verlies van belangrijke intellectuele eigendom, dat allemaal een hoge waarde vertegenwoordigt door het potentieel voor omzetverhoging in de toekomst. Alles loopt gevaar: belastinginformatie, personeelsgegevens, gegevens van verkooppunten en contractdocumentatie. Dure rechtszaken zijn waarschijnlijk ook een van de gevolgen, omdat andere partijen die getroffen zijn door het betreffende datalek schadevergoeding en teruggaaf vorderen voor geleden verliezen en schade.

Contractbeheer als verdedigingsstrategie

Contractbeheer kan een sleutelrol spelen in je strategie tegen lekken in de cyberveiligheid. Commerciële bedrijven profiteren van het vastleggen van een driepuntenbeleid dat is gebaseerd op ‘drie R’s’:{6]

1. Readiness (bereidheid)

In het geval van een cyberaanval of datalek moet je reactie in de onmiddellijke nasleep zijn gebaseerd op contractuele taal die betrekking heeft op gegevensbescherming en cyberveiligheid. Als een derde partij de oorzaak is van een incident, worden jouw verwachtingen ten aanzien van hun onmiddellijke acties en reacties eveneens door een contractuele afspraak bepaald. Zodra je eenmaal de inhoud van je contractportfolio kent, kun je die kennis gebruiken om je cyberveiligheid te versterken. Als eerste stap identificeer je de soorten gegevens die bijzonder kwetsbaar zijn voor diefstal of toevallige interne datalekken. Er kunnen stappen worden ondernomen om de toegangsbeperkingen aan te scherpen en clausules te standaardiseren. Ook kunnen corrigerende maatregelen worden genomen in de vorm van extra training of door systeemprocedures aan te passen.

2. Responsibility & accountability (verantwoordelijkheid en verantwoording)

Voer een uitgebreide controle uit van je contractclausules om het risico en de potentiële blootstelling aan datalekken te beoordelen, zowel intern als binnen de toeleveringsketen. Deze risicobeoordeling moet worden uitgevoerd vanuit een technisch en contractueel perspectief. De informatie die je opdoet aan de hand van dit proces, vergroot de paraatheid nog meer, maar geeft je organisatie ook de kans de verplichtingen van alle partijen duidelijk vast te leggen in het geval van een cyberveiligheidsincident. Je kunt de al bestaande clausules en voorwaarden beoordelen en ervoor zorgen dat ze duidelijke verklaringen bevatten over hoe gegevens normaal gesproken worden behandeld, hoe lang ze worden opgeslagen, en wat ermee gebeurt als het contract wordt beëindigd. Op de plekken waar deze voorwaarden en clausules niet zijn opgenomen, kunnen corrigerende maatregelen worden genomen.

3. Recovery & review (herstel en controle)

Een belangrijk onderdeel van het totale herstelproces is de snelheid waarmee je op een incident reageert. Een snelle reactie kan reputatieschade, consumentenvertrouwen en aandelenkoersen herstellen. Hier geldt de taal die binnen je contractportfolio is vastgelegd. Zorg voor een uitgebreid raamwerk van verplichtingen en verantwoordelijkheden met betrekking tot elke getroffen klant en bedrijfsonderdeel. Zodra je onmiddellijke incident response-proces in gang is gezet, inclusief alle noodzakelijke forensische onderzoeken en het verwijderen van getroffen gegevens, is het tijd voor een grondige evaluatie. Stel vast wat je hebt geleerd en maak afspraken over hoe je het in de toekomst beter kunt doen. Ook hier speelt je contractportfolio een belangrijke rol, omdat die een gedocumenteerd overzicht geeft van je commerciële relaties.

Software voor contractbeheer als oplossing voor cyberveiligheid

De allerbeste softwarepakketten voor contractbeheer bevatten functies om nauwkeurige resultaten te leveren die nodig zijn om je verdediging tegen criminele cyberaanvallen en de gevolgen van datalekken binnen je toeleveringsketen te versterken.

Een gecentraliseerde opslagplaats

Door je hele contractportfolio te centraliseren met een softwarepakket in de cloud, kun je zoeken naar specifieke termen en clausules met betrekking tot cyberveiligheid en datalekken. Dit verschaft informatie over hoe je moet reageren op elk cyberbeveiligingsincident, en biedt ook de gelegenheid om waar nodig het taalgebruik aan te scherpen en te standaardiseren, zodat je in de toekomst beter bent beschermd.

Gegevensversleuteling

De versleuteling van alle overgedragen gegevens biedt de allerbeste bescherming en privacy voor je gegevens. Dit is vooral belangrijk voor de naleving van de normen in de sector, de contractuele voorwaarden en je eigen bedrijfsbestuur.

Op toestemming gebaseerde toegangscontrole

Terwijl de cloudgebaseerde benadering van contractbeheersoftware het gemak biedt van veilige wereldwijde toegang via elke browser op een mobiel apparaat met internet, biedt de op toestemming gebaseerde toegangscontrole extra veiligheid dankzij inlogrestricties. Dit betekent dat toegang alleen wordt verleend als er toestemming is gegeven door bevoegd personeel, en dat alle toegang en activiteiten binnen de software worden bijgehouden, gedocumenteerd en controleerbaar zijn.

Aanpasbare rapportage

Speur kwetsbare gegevens en taal op met betrekking tot cyberveiligheid en datalekken door rapporten uit te voeren met specifieke terminologie. Voer eenvoudig oefeningen voor risicobeheer uit en implementeer waar nodig corrigerende maatregelen. Je kunt ook taal en veiligheid in je hele contractportfolio standaardiseren, terwijl je tegelijkertijd een duidelijk en gedetailleerd overzicht van de controlegeschiedenis bijhoudt.

Automatisering

Al deze functies maken gebruik van een hoge mate van automatisering, zodat je veel minder geld kwijt bent aan de bescherming van je bedrijf. Softwareoplossingen voor contractbeheer zijn ontworpen met het oog op de optimalisatie van workflows. Het automatiseren van deze zoek- en identificatieprocessen stroomlijnt het proces en bespaart tijd. Bovendien wordt het risico van onopzettelijke datalekken aanzienlijk verminderd, doordat er minder personeel nodig is om gegevens te behandelen.

In de huidige wereldeconomie zijn commerciële organisaties meer dan ooit verbonden met hun leveranciers, klanten en concurrenten. Je contractportfolio is de spil waarom alle zakelijke en consumentenrelaties draaien. En hoewel je contractportfolio in potentie veel versterking biedt, kan het ook leiden tot risico’s door verbindingen met externe partijen. Verwerk daarom deze functies in je contractbeheeroplossing om een duidelijk signaal af te geven aan alle partijen dat de bescherming van gegevens je hoogste prioriteit heeft.

Hoe kan Unit4 je helpen

Unit4 Contract Lifecycle Management by Scanmarket kan je hele contractbeheerproces van begin tot eind afhandelen, en je daarnaast voorzien van het inzicht en de gegevens die nodig zijn om een betere aanpak te ontwikkelen en due diligence te automatiseren. Dit is mogelijk door onder meer vooraf gedefinieerde clausules over gegevensbescherming en cyber veiligheidsbepalingen van je leveranciers vanaf het begin van de relatie duidelijk en transparant te maken. Bekijk voor meer informatie onze speciale productpagina hier.