Slik bruker du kontraktstyring til å redusere risiko innen Cyber Security

Trusler mot datasikkerheten kan komme fra både interne og eksterne kilder i en organisasjon. Dessverre er det lite du kan gjøre med hendelser som skjer utenfor organisasjonen. En spesiell bekymring er avtaler med leverandører og andre samarbeidspartnere, ettersom du må stole på at disse partene har tilstrekkelig beskyttelse av sine egne systemer og data. Derfor er det viktig å ta hensyn til datasikkerhet når du inngår partnerskap og avtaler..

Cybersikkerhet representerer en betydelig risikokilde

Nettangrep som er rapportert i løpet av siste tiår har ikke bare påført økonomiske tap. De kan også påføre stor skade på selskapets rykte og vil ha en negativ innvirkning på selskapets omdømme.

Datainnbrudd kan føre til tap av viktig og sensitiv informasjon, som for eksempel patenter, varemerker, opphavsrett og forretningshemmeligheter. Dette kan ha stor økonomisk betydning for selskapet, da det kan påvirke fremtidig inntektspotensial. Alt fra skatteinformasjon og ansattregister til salgsdata og kontrakter er i fare for å bli stjålet. I tillegg kan et datainnbrudd føre til betydelige juridiske kostnader, da andre berørte parter kan kreve erstatning for tap og skade.

Kontraktstyring som en forsvarsstrategi

Kontraktstyring kan spille en nøkkelrolle i strategien mot brudd på datasikkerheten. . Kommersielle organisasjoner drar nytte av å ta i bruk trepunktspolicyen «BAG» (Beredskap, Ansvar og Gjenoppretting og gjennomgang):

1. Beredskap

Hvis det oppstår et nettangrep eller et datainnbrudd, må du umiddelbart følge etablerte prosedyrer knyttet til datasikkerhet og nettsikkerhet. Hvis angrepet involverer en tredjepart, må du fortsatt følge samme prosedyrer for å håndtere informasjonen. Når du vet hva slags data som er inkludert i kontraktsporteføljen din, kan du bruke denne kunnskapen til å forbedre din egen nettsikkerhet. Start med å identifisere hvilke typer data som er spesielt sårbare for tyveri eller utilsiktet intern tilgang. Deretter kan du begrense tilgangen og standardisere klausuler. Forbedringstiltak kan også innebære ytterligere opplæring eller justering av arbeidsflytsystemet.

2. Ansvar

Ta en grundig gjennomgang av kontraktklausulene for å vurdere risikoen og potensiell eksponering for datainnbrudd, både internt og innenfor leverandørkjeden. Risikovurderingen bør gjøres fra både et teknisk og kontraktsmessig perspektiv. Å ha kunnskapen som man får gjennom denne prosessen øker beredskapen ytterligere og lar organisasjonen din klart definere forpliktelsene til alle parter hvis en hendelse med nettsikkerhet oppstår. Du bør vurdere vilkårene og klausulene som allerede er på plass og forsikre deg om at de inneholder klare regler for hvordan data vil bli håndtert i normal drift, hvor lenge de vil bli lagret og hva som vil skje når avtalen er terminert. Hvis disse vilkårene og klausulene ikke er inkludert, kan det iverksettes utbedrende tiltak.

3. Gjenoppretting og gjennomgang

En viktig del av gjenopprettingsprosessen er å reagere raskt på hendelsen for å reparere skaden på omdømmet og gjenvinne tillit fra kunden. Det er også viktig å ha et omfattende rammeverk av forpliktelser og ansvar på plass som gjelder for hver kunde og forretningsområde som er påvirket av hendelsen. Når reaksjonsprosessen er i gang, inkludert alle nødvendige undersøkelser og fjerning av berørte data, er det tid for en grundig gjennomgang for å lære av det som har skjedd og avtale hvordan man kan gjøre forbedringer. Kontraktporteføljen vil igjen spille en viktig rolle ved å gi en dokumentert oversikt over kommersielle relasjoner.

Programvare for kontraktstyring er en løsning for nettsikkerhet

En effektiv kontraktsstyring bør inneholde funksjoner som gir nøyaktige og pålitelige resultater som kan bidra til å styrke forsvaret mot kriminelle nettangrep og potensielle databrudd i leverandørkjeden din.

En sentralisert database

Med kontraktporteføljen lagret i en skybasert programvare, har du muligheten til å søke etter spesifikke vilkår og klausuler relatert til nettsikkerhet og datainnbrudd. Dette vil gi deg riktige tilbakemeldinger på alle hendelser rundt nettsikkerhet samt gi deg muligheten til å forbedre og standardisere språket som er nødvendig for å oppnå bedre sikkerhet i fremtiden.

Datakryptering

For å sikre at dataene dine er beskyttet og personvernet ivaretas på best mulig måte, bør du alltid sørge for at all overført data er kryptert. Dette er av særlig betydning når det gjelder overholdelse av bransjestandarder, kontraktsvilkår og styring av egen virksomhet.

Tilgangskontroll basert på tillatelser

Selv om programvaren for kontraktstyring er skybasert og gir global tilgang via en nettleser eller mobil enhet, gir adgangskontrollen ytterligere sikkerhet ved å begrense pålogginger. Dette betyr at tilgang kun gis når autorisert personell gir tillatelse til det, og all aktivitet i programvaren spores, dokumenteres og overvåkes. Dette sikrer at uautorisert tilgang og aktivitet ikke kan forekomme.

Rapportering som kan tilpasses

Ved å kjøre rapporter gjennom spesifikk terminologi kan du identifisere sårbare data og språk knyttet til nettsikkerhet og datainnbrudd. Deretter kan du gjennomføre risikostyring og implementere tiltak for å utbedre eventuelle mangler. Dette vil også hjelpe deg med å standardisere språket og beskyttelsen i hele kontraktporteføljen samtidig som du har en klar og detaljert oversikt over all aktivitet knyttet til kontraktene.

Automatisering

All disse funksjonene er automatiserte, slik at det kreves mindre ressurser for å beskytte bedriften. Programvareløsninger for kontraktstyring er designet for å optimalisere arbeidsflyten. Automatisering gjør søke- og identifikasjonsprosessen mer effektiv, og sparer deg for tid. Reduksjonen av behovet for menneskelig håndtering av data, reduserer også risikoen for utilsiktede databrudd.

I dagens globale økonomi er det stadig tettere bånd mellom kommersielle organisasjoner, deres leverandører, kunder og konkurrenter. Kontraktporteføljen din inneholder viktig informasjon om forretnings- og forbrukerrelasjoner, og selv om den er sterk, åpner den også for høyere risiko via forbindelser til tredjepart. Derfor er det viktig å bruke funksjonene i løsningen for kontraktsstyring for å vise at databeskyttelse er din høyeste prioritet, og sende en klar beskjed til alle parter.

Slik kan Unit4 hjelpe deg

Unit4 Contract Lifecycle Management fra Scanmarket kan håndtere hele prosessen for kontraktsstyring  fra start til slutt,  og gi deg den innsikten og informasjonen som kreves for å velge bedre tilnærminger og automatisere due dilligence.Programvaren inkluderer utforming av predefinerte klausuer som omhandler databeskyttelse og bestemmelser om nettsikkerhet fra dine leverandører, helt fra starten av samarbeidet. For å lære mer, sjekk ut produktsiden her.