Comment utiliser la gestion des contrats pour atténuer le risque lié à la cybersécurité ?

Les menaces pour la cybersécurité proviennent à la fois de l’intérieur et de l’extérieur de l’organisation. Mais les incidents liés à cybersécurité qui se déroulent hors de l’organisation échappent à votre contrôle. Les accords contractuels avec d’autres parties, notamment celles impliquées dans votre chaîne d’approvisionnement, constituent peut-être votre plus grande vulnérabilité, puisque vous confiez à d’autres organisations le soin de faire preuve de diligence raisonnable et de protéger leurs données. Face à ces problématiques de responsabilité, la cybersécurité doit être une considération importante et doit être prise en compte dans tout partenariat ou accord contractuel.

La cybersécurité représente une source de risque considérable

Les cyberattaques signalées au cours de la décennie passée ont entraîné des pertes financières. Cependant ce type d’attaque a également la capacité de porter atteinte à la réputation de votre entreprise et d’affecter négativement le cours de ses actions.

Les violations de données peuvent affecter des informations commercialement sensibles et entraîner la perte d’importantes informations de propriété intellectuelle, dont la valeur réside dans le potentiel d’augmentation future des revenus. Toutes vos données sont à risque : les informations fiscales, les dossiers d’emploi, ainsi que les données de points de vente et les documents contractuels. Il existe également la conséquence très probable d’actions en justice coûteuses, car les parties affectées par une violation de données exigeront une compensation et un dédommagement pour les pertes et dommages subis.

La gestion des contrats comme stratégie de défense

La gestion des contrats peut jouer un rôle essentiel dans votre stratégie contre les atteintes à la cybersécurité. Les organisations commerciales bénéficient de l’adoption d’une politique en trois points :

1. Préparation

En cas de cyberattaque ou de violation de données, votre réponse immédiate doit reposer sur des dispositions contractuelles relatives à la protection des données et la cybersécurité. Si l’incident se produit par l’entremise d’un tiers, vos attentes concernant ses actions et réponses immédiates doivent également être documentées par un accord contractuel. Lorsque vous connaissez le contenu de votre portefeuille de contrats, vous pouvez mettre ces connaissances à profit pour renforcer vos dispositions en matière de cybersécurité. Dans un premier temps, vous pouvez identifier les types de données particulièrement vulnérables en cas de vol ou de violation interne accidentelle des données, puis prendre des dispositions afin de renforcer les restrictions d’accès, ainsi que la normalisation des clauses. Vous pouvez également prendre des mesures correctives sous la forme de formations supplémentaires ou d’un ajustement des flux de travail du système.

2. Responsabilité et imputabilité

Effectuez un examen complet des clauses de vos contrats afin d’évaluer le risque et l’exposition potentielle aux violations de données, tant en interne qu’au sein de votre chaîne d’approvisionnement. Cette évaluation des risques doit être réalisée d’un point de vue technique et contractuel. Les connaissances issues de cet examen améliorent encore l’état de préparation de votre organisation, mais permettent également à celle-ci de définir clairement les obligations de toutes les parties en cas d’incident lié à la cybersécurité. Vous pouvez évaluer les clauses et conditions déjà en place et vous assurer qu’elles incluent des déclarations claires sur le traitement des données dans le cadre des activités habituelles, sur leur durée de stockage et sur leur traitement après l’échéance du contrat. Si ces clauses et conditions ne sont pas incluses dans les contrats, des dispositions correctives peuvent être prises. 

3. Reprise et examen

Votre vitesse de réaction en cas d’incident est une facette importante du processus global de reprise. Une réponse rapide peut permettre de remédier aux atteintes à la réputation, de restaurer la confiance des consommateurs et de stabiliser le cours des actions. Les dispositions mises en œuvre dans votre portefeuille de contrats s’appliquent ici. Définissez un cadre complet d’obligations et de responsabilités pour chaque client et secteur d’activité concerné. Après avoir mis en œuvre votre processus de réponse immédiate à l’incident (notamment toutes les enquêtes médico-légales nécessaires et la suppression des données affectées), réalisez un examen approfondi. Identifiez les enseignements et élaborez un processus d’amélioration. Une fois encore, votre portefeuille de contrats joue un rôle important à cet égard, puisqu’il fournit un aperçu documenté de vos relations commerciales.

Les logiciels de gestion des contrats comme solution de cybersécurité

Les meilleures suites logicielles de gestion des contrats incluent des fonctionnalités permettant d’obtenir les résultats précis indispensables pour renforcer votre défense contre les cyberattaques criminelles et les conséquences des violations de données au sein de votre chaîne d’approvisionnement.

Un référentiel centralisé

La centralisation de l’ensemble de votre portefeuille de contrats avec une suite logicielle dans le Cloud vous permet de rechercher les conditions et les clauses spécifiques relatives à la cybersécurité et aux violations de données. Cette démarche vous permet d’informer et de définir votre réponse en cas d’incident lié à la cybersécurité, mais également de consolider et de normaliser les dispositions, si nécessaire, afin d’offrir une meilleure protection à l’avenir.

Chiffrement des données 

Le chiffrement de toutes les données transférées offre une protection et une confidentialité inégalées de vos données. Cette mesure est particulièrement importante au regard de votre conformité aux normes du secteur, aux conditions contractuelles et à vos pratiques de gouvernance d’entreprise.

Contrôle d’accès basé sur les autorisations 

Si l’approche Cloud du logiciel de gestion des contrats offre la praticité d’un accès sécurisé dans le monde entier, depuis n’importe quel navigateur installé sur un appareil mobile ou connecté à Internet, la fonction de contrôle d’accès basé sur les autorisations apporte la sécurité supplémentaire des restrictions de connexion. Cela signifie que l’accès est uniquement possible après permission par le personnel autorisé, et que l’ensemble des accès et activités au sein du logiciel sont suivis, documentés et vérifiables.

Rapports personnalisables 

Identifiez les données vulnérables et les dispositions relatives à la cybersécurité et aux violations de données en exécutant des rapports recherchant une terminologie spécifique. Réalisez facilement des exercices de gestion du risque et mettez en œuvre des dispositions correctives, si nécessaire. Vous pouvez également normaliser les dispositions et les protections sur l’ensemble de votre portefeuille de contrats, tout en conservant un enregistrement clair et détaillé de l’historique des révisions.

Automatisation

Toutes ces fonctionnalités recourent à un degré d’automatisation élevé ; ainsi, la protection de votre entreprise consomme beaucoup moins de ressources. La conception des solutions de gestion des contrats est centrée sur l’optimisation des flux de travail. L’automatisation de ces processus de recherche et d’identification permet de rationaliser les processus, offrant ainsi un gain de temps. En outre, la réduction de la nécessité, pour le personnel, de manipuler des données amoindrit considérablement le risque de violations accidentelles de données.

Dans l’économie mondiale d’aujourd’hui, les organisations commerciales sont plus que jamais connectées à leurs fournisseurs, leurs clients et leurs concurrents. Votre portefeuille de contrats est le portail par lequel transitent toutes les relations avec les entreprises et consommateurs. Si votre portefeuille de contrats offre un immense potentiel de solidité, il comporte également des risques inhérents aux relations avec les tiers. Vous devez donc déployer ces fonctionnalités dans votre solution de gestion des contrats, afin d’indiquer clairement à toutes les parties que la protection des données est votre priorité absolue. 

Comment Unit4 peut vous aider

Unit4 Contract Lifecycle Management by Scanmarket permet de gérer l’ensemble de votre processus de gestion des contrats, de la création à la finalisation, et vous fournit les informations et les enregistrements indispensables à l’élaboration de meilleures approches et à l’automatisation d’une diligence raisonnable. La solution introduit de la clarté et de la transparence dans les clauses prédéfinies concernant la protection des données et les dispositions en matière de cybersécurité de vos fournisseurs, et ce, dès le début de la relation. Pour en savoir plus, consultez notre page produit dédiée ici.