Minska felkällorna i den finansiella rapporteringen

Pålitlig finansiell rapportering är avgörande för att kunna kommunicera information om organisationens resultat och ekonomiska ställning. Därför är det viktigt att identifiera vilka felkällor som finns och att förstå hur man undviker dem.

Finansiell rapportering är så mycket mer än bara en uppsättning rapporter. Fel kan påverka prognoser, investeringar och strategisk planering.Det är därför viktigt att känna till felkällor i balansräkningen och förstå varför vissa företag har problem med felaktigheter i den finansiella rapporteringen.

Många traditionella metoder inom redovisning kommer från en svunnen tid fylld med manuella journaler och dåligt fungerande redovisningssystem. Nu är det dags att tänka om och minska mängden fel och göra redovisningsdata till en strategisk fördel i organisationen.

Problem med råbalansen

En av orsakerna till redovisningsproblem har sin grund i fel i råbalansen. Råbalansen är en intern rapport som uppstod i en era när dubbel bokföring utfördes med hjälp av manuella redovisningssystem. I råbalansen anges saldon för organisationens samtliga huvudbokföringskonton, med debet- och kreditsaldon angivna i separata kolumner.

Summorna i dessa kolumner måste vara identiska. Om de inte är det betyder det att ett problem har uppstått. Råbalansen är inte ett bokslut. Det är ett test för att avgöra om något har gått fel under bokföringen (i praktiken om alla poster har en debet- och kreditpost). Även om modern programvara för bokföring eliminerar eller minskar risken för fel i råbalansen, har råbalansen fortfarande en viktig roll – särskilt för att upprätta korrekta bokslut.

Både revisorer och bokföringsansvariga använder ofta råbalansen och huvudboken för att kontrollera att det inte finns några fel i balansräkningen efter att ha gjort föreslagna ändringar. Detta är ofta nödvändigt för att få en balansräkning i linje med redovisningsramverk, såsom GAAP eller IFRS.

Eftersom fel i råbalansen kan påverka många organisationer med traditionella redovisningsprocesser är det viktigt att förstå vilka typer av fel som finns i råbalansen.

Fundera sedan på hur modern programvara för ekonomi och redovisning,på ett mer fundamentalt sätt, kan få ekonomifunktionen att se mer framåt än bakåt.

Felkällor i råbalansen

Om råbalansen är i obalans, det vill säga om debet- och kreditsaldona för respektive konto i huvudbokföringen inte är lika stora, betyder det att det finns ett fel någonstans mellan huvudboksjournalen och råbalansen.

Fel i råbalansen är relativt vanligt.

Men alla fel är inte lätta att upptäcka, även om de senare i processen orsakar fel i boksluten.

Vanliga felkällor:

• Dubbletter. Om en inmatning görs två gånger kommer råbalansen fortfarande att vara i balans, vilket gör det här felet svårt att upptäcka.
• Poster saknas. Om en post saknas i råbalansen är det smått omöjligt att veta vad man letar efter.{1]
• Poster på fel konto. Det kan vara svårt att upptäcka ett konto med ett felaktigt saldo, såvida inte felet är så stort att det blir uppenbart.
• Omvända poster. En debetpost kan av misstag registreras som en kreditpost, eller vice versa.
• Transponerade nummer.Manuell datainmatning kan leda till att siffrorna i ett tal byter plats.
• Obalanserade poster. Detta är vanligt i manuella system, men är praktiskt taget omöjligt med moderna bokföringsprogram som ska avvisa obalanserade poster.

Modern programvara för ekonomi och redovisning kan helt enkelt eliminera de flesta fel i råbalansen.

Låt oss se hur ett nytt sätt att arbeta kan leda till färre fel i den finansiella rapporteringen samtidigt som ekonomiavdelningen blir en källa till insikt för ett bättre beslutsfattande.

En enda ekonomimodell

Programvara för ekonomihantering bör effektivisera och automatisera era ekonomiprocesser, från redovisning och upphandling till rapportering och analys, så att ni säkerställer regelefterlevnad och en starkare bolagsstyrning. Ett byte till ett redovisningssystem med en huvudbok och ingen "skuggredovisning" eliminerar väntan och avstämning.

Till skillnad från de mer traditionella metoderna med batch- eller multimoduler, som kan leda till fel i boksluten, samlar ett ekonomisystem med en huvudbok alla underkonton till ett system och en flerdimensionell finansiell modell.

Denna systemdesign leder till eliminering av förseningar, underkonton, datafragmentering och behovet av avstämning av olika moduler. Utan behov av integration mellan olika stödsystem är affärsdata i huvudboken konsekventa, alltid i balans och alltid uppdaterade.

Tre sätt att leverera korrekta bokslut

Tänk igenom hur användningen av moderna redovisningslösningar kan ge en mer korrekt finansiell rapportering. Fördelarna är fler än att bara eliminera fel i råbalansen. De nya funktionerna kan förvandla ekonomiavdelningen från en administrativ till en mer rådgivande avdelning.

Utnyttja AI och affärsinsikt

Rätt programvara med AI och självbetjäningsfunktioner för affärsinsikt kan frigöra tid. Det gör medarbetarnas dagliga arbete enklare och deras insatser effektivare för att minska och eliminera fel i boksluten. När administrativa arbetsuppgifter automatiseras effektiviseras arbetsflödet samtidigt som risken för fel minskar.

När systemen är sammankopplade kan automations- och självbetjäningsverktygen användas för rapportering och analys samt för att skapa smidiga samarbetsprocesser i alla funktioner och på alla nivåer. Alla involverade får möjlighet att analysera data och rätta eventuella fel. Resultatet är en mer korrekt finansiell rapportering.

Matcha redovisningen med verksamhetens behov

Verksamhet drivs i realtid och detta borde även gälla redovisningen. Det finns två saker som programvara för redovisning och finansiell rapportering måste uppfylla i dynamiska och personalintensiva organisationer. För det första ett system som förser intressenter med data i realtid. Ett system med en huvudbok där ändringar bara behöver göras en gång som ger information i realtid som alltid är i balans. För det andra: programvara som kan anpassas efter era arbetssätt.

Det innebär att man bör välja integrerad programvara för finansiell planering som är ”multi-allt” – multi gällande länder, företag, valuta, språk, produktsortiment och mycket mer. Med detta kan ni uppfylla specifika lokala redovisningskrav samtidigt som ni upprätthåller  konsistens, synlighet och kontroll på en global nivå.

Analysera, rapportera och dela data snabbare

Med bättre översikt minskar antalet fel. Ekonomi- och redovisningsprogram bör göra det möjligt för er att analysera, rapportera och dela data snabbt och enkelt.

Detaljgranskning i realtid, från övergripande saldon ner till de ursprungliga källdokumenten, hjälper er att identifiera inkonsekvenser som leder till fel i boksluten. Dra nytta av realtidsanalys med programvara som gör att ni kan hantera er finansiella data snabbare och mer effektivt.

Läs mer

För att ta reda på mer om hur Unit4 kan hjälpa er att eliminera fel i råbalansen och förbättra era finansiella rapportering, besöka vår produktsida för finansiell planering, budget och prognos.