Comment réduire les erreurs liées à l’information financière
Des états financiers exacts sont essentiels pour communiquer les performances et la situation financière de votre organisation. Assurez-vous de comprendre comment éviter les erreurs, notamment les erreurs courantes de la balance de vérification, afin d’établir des rapports financiers complets et exacts.
L’information financière est bien plus qu’un simple ensemble d’états financiers précis. Des erreurs présentes dans vos données peuvent se propager et affecter les prévisions de performances, les investissements dans de nouvelles capacités et la planification stratégique. C’est pourquoi il est particulièrement important de comprendre les causes des erreurs liées au bilan et les raisons pour lesquelles certaines organisations peuvent avoir des difficultés à produire une information financière précise.
Aujourd’hui, de nombreuses pratiques comptables établies de longue date sont le produit d’époques révolues, lorsque la saisie manuelle était nécessaire et que les logiciels de comptabilité disposaient de fonctionnalités limitées. L’heure est maintenant venue de repenser votre approche de l’information financière, afin de réduire la présence d’erreurs dans les états financiers et de transformer votre comptabilité en une source de force.
Le problème de la balance de vérification
Les erreurs de balance de vérification sont une source de problèmes comptables. La balance de vérification est un rapport interne, qui date de l’époque de la comptabilité en partie double et de l’utilisation de systèmes comptables manuels. La balance de vérification répertorie les soldes de chacun des comptes du grand livre d’une organisation, les soldes débiteurs et créditeurs étant indiqués dans des colonnes distinctes. Le total de ces colonnes doit être identique ; si les totaux diffèrent, cela révèle un problème.
La balance de vérification n’est pas un état financier. Elle incarne plutôt le proverbe « canari dans la mine de charbon », c’est-à-dire un test permettant de déterminer si une divergence est apparue entre le journal et la balance de vérification.
Les logiciels comptables modernes permettent pratiquement d’éliminer les erreurs de la balance de vérification. Toutefois, le rôle de la balance de vérification demeure important, notamment pour la création d’états financiers ajustés et précis. Les auditeurs et les comptables utilisent souvent la balance de vérification et le grand livre pour démontrer que le bilan ne comporte aucune erreur après la mise en œuvre des ajustements proposés, qui sont souvent nécessaires pour assurer la conformité d’un bilan aux cadres comptables tels que GAAP ou IFRS.
Puisque les erreurs de la balance de vérification peuvent affecter un grand nombre d’organisations employant des processus comptables traditionnels, il est important de comprendre les types d’erreurs pouvant être présentes dans une balance de vérification. Ensuite, considérez de quelles manières les logiciels modernes de gestion financière et de comptabilité peuvent transformer fondamentalement l’équipe financière et comptable, en la faisant évoluer d’une approche rétrospective vers une approche prospective.
Types d’erreurs présentes dans la balance de vérification
Si une balance de vérification n’est pas « équilibrée », c’est-à-dire si les soldes débiteurs et créditeurs de chacun des comptes du grand livre ne sont pas égaux, cela indique qu’une erreur est présente quelque part entre le journal et la balance de vérification.
Les erreurs liées de la balance de vérification sont relativement courantes. Et toutes les erreurs ne sont pas faciles à repérer dans la balance de vérification, même si elles entraînent la présence d’erreurs dans les états financiers, à un stade ultérieur du processus. Les erreurs les plus courantes incluent notamment :
- Les écritures passées deux fois. Lorsqu’une écriture est passée deux fois, la balance de vérification reste équilibrée, ce qui rend cette erreur difficile à détecter.
- Les écritures manquantes. Si une écriture n’a pas été passée dans une balance de vérification, vous ne pouvez pas deviner que vous devez la rechercher.
- Les écritures sur le mauvais compte. Il peut être difficile de détecter un compte dont le solde est erroné, à moins que l’erreur soit tellement importante qu’elle devient manifeste.
- Les écritures inversées. Une écriture correspondant à un débit peut être enregistrée par erreur comme un crédit, ou inversement.
- Les chiffres transposés. La saisie manuelle de données peut entraîner la permutation des chiffres d’un nombre.
- Les écritures déséquilibrées. Cette situation est courante dans les systèmes manuels, mais elle est devenue impossible avec les logiciels financiers modernes, qui refusent les écritures déséquilibrées.
Les logiciels modernes de gestion financière et de comptabilité permettent d’éliminer facilement la plupart des erreurs de la balance de vérification, permettant ainsi l’établissement plus rapide d’états financiers précis. Maintenant, examinons comment une approche nouvelle permet de réduire le nombre d’erreurs présentes dans les états financiers, tout en transformant les équipes financières en une source d’informations améliorant la prise de décision.
Un modèle financier unique
Les logiciels de gestion financière doivent permettre de rationaliser et d’automatiser vos processus financiers, de la comptabilité et l’approvisionnement jusqu’à l’établissement de rapports et l’analyse – et ainsi, de renforcer votre conformité et votre gouvernance d’entreprise.
Une approche transformatrice consiste à adopter un système comptable à grand livre (unifié). Cette approche permet d’éliminer les sous-systèmes et les grands livres auxiliaires. Et, avec ce changement, d’éliminer également le processus d’attente et de rapprochement. Contrairement aux approches traditionnelles par lots ou à modules multiples, susceptibles d’introduire des erreurs dans les états financiers, un système à grand livre unique réunit le grand livre général et l’ensemble des grands livres auxiliaires dans un système et un modèle financier multidimensionnel uniques. Cette architecture à système unique permet d’éliminer les retards, les grands livres auxiliaires, la fragmentation des données et la nécessité de réconcilier différents modules.
Sans la nécessité d’une intégration entre les sous-systèmes, les données opérationnelles de vos grands livres sont cohérentes, toujours équilibrées et toujours à jour.
Trois façons d’établir des états financiers précis
Réfléchissez à la manière dont une nouvelle approche fondée sur des solutions de comptabilité numérique modernes peut améliorer la précision de l’information financière. Les avantages vont au-delà de l’élimination des erreurs liées au bilan ; vos nouvelles capacités peuvent transformer les rôles de la gestion financière et de la comptabilité en ceux de conseillers de confiance.
Tirer parti de l’IA et de l’information décisionnelle
Un logiciel performant peut aider vos équipes à libérer du temps grâce à des fonctionnalités d’information décisionnelle fondées sur l’IA, accessibles en libre-service. Simplifiez le quotidien de vos collaborateurs et améliorez l’efficacité de leurs efforts afin de réduire et d’éliminer la présence d’erreurs dans les états financiers. L’automatisation des tâches de back-office améliore les flux de travail, tout en réduisant les possibilités d’erreurs, grâce à la saisie manuelle des données.
Lorsque vos systèmes sont connectés, l’automatisation et les outils accessibles en libre-service peuvent faciliter l’information financière et les analyses, mais également encourager des processus fluides et collaboratifs à tous les niveaux et fonctions. Les participants à tous les niveaux peuvent analyser les données et corriger les erreurs, afin de produire des rapports d’information financière précis.
Adaptez votre comptabilité aux besoins de votre entreprise
Votre entreprise opère en temps réel, et votre comptabilité devrait en faire autant. Les entreprises dynamiques, centrées sur les utilisateurs, ont besoin d’un logiciel de comptabilité et d’information financière possédant deux capacités essentielles.
Premièrement, le système doit fournir des données en temps réel à toutes les parties prenantes impliquées dans les finances. Un système à grand livre unique signifie que vous pouvez apporter des modifications une fois seulement, puis les disséminer partout, garantissant ainsi des informations financières en temps réel toujours équilibrées.
Deuxièmement, le fonctionnement du logiciel doit s’adapter à l’endroit où vous travaillez, ainsi qu’à vos méthodes de travail. Cela nécessite de choisir un logiciel de planification financière intégrée « multi-tout », prenant en charge plusieurs pays, sociétés, devises, langues, lignes de produits, etc. Cette capacité vous permet de répondre à des exigences comptables locales spécifiques et de préserver la cohérence, la visibilité et le contrôle à l’échelle mondiale.
Analysez, déclarez et partagez les données – plus rapidement
Une meilleure visibilité permet de réduire le nombre d’erreurs. Les logiciels financiers et de comptabilité doivent vous permettre d’analyser, de déclarer et de partager vos données rapidement et facilement. L’exploration en temps réel des données, des bilans de haut niveau jusqu’aux documents source originaux, vous aide à identifier les incohérences qui entraînent des erreurs dans les états financiers.
Tirez parti de la révolution de l’analyse en mémoire avec un logiciel qui vous permet d’examiner toutes les données financières beaucoup plus rapidement, notamment les feuilles de calcul, les bases de données départementales et même les sources d’information externes.
En savoir plus
Pour découvrir comment Unit4 peut vous aider à éliminer les erreurs de la balance de vérification et à transformer vos capacités d’information financière, consultez notre page produit dédiée aux solutions de planification et de prévisions financières.
