Hvordan redusere mengden feil i finansiell rapportering

Regnskapsrapporter er måten vi formidler selskapets økonomiske situasjon. For at disse rapportene skal være fullstendige og nøyaktige, må man identifisere mulige feilkilder og lære hvordan man unngår disse.

Rapporteringen handler om mye mer enn et nøyaktig regnskap. Feil kan påvirke prognoser, investeringer, og strategisk planlegging. Derfor er det viktig å kjenne til feilkilder i balansen og grunnen til hvorfor noen selskaper har problemer med unøyaktig finansiell rapportering.

Mange tradisjonelle fremgangsmåter i regnskap kommer fra en svunnen tid fylt med manuelle føringer og funksjonsfattige regnskapssystemer. Tiden er nå inne for å tenke nytt om finansiell rapportering, redusere antall feil og gjøre regnskapsdata til en strategisk fordel i organisasjonen.

Problemet med råbalansen    

En kilde til regnskapsfeil stammer fra feil i råbalansen. Råbalansen er i praksis en rapport som stammer fra tiden da man tok i bruk dobbel bokføring ved føring av regnskap i en bok. Råbalansen viser balanser i hver av organisasjonens hovedbokskontoer der debet- og kredittbalanser er oppført i separate kolonner. Totalen i disse kolonnene skal være identiske. Hvis ikke, betyr det at det har oppstått et problem. 

Råbalansen er ikke et regnskapsoppgjørsrapport. Det er en test for å avgjøre om noe har oppstått feil ved bokføringen (i praksis om alle poster har en debet og kredittpost).

Selv om moderne regnskapsløsninger eliminerer eller reduserer mulighetene for feil i råbalansen, spiller råbalansen fortsatt en viktig rolle – spesielt når det kommer til å utarbeide et nøyaktig regnskap. Både revisorer og regnskapsførere bruker ofte råbalansen og hovedbokskontoen til å vise at det ikke finnes feil i balansen etter å ha gjennomført foreslåtte endringer. Dette er ofte nødvendig for å få balansen til å samsvare med rammeverket for regnskap, som for eksempel GAAP eller IFRS.

Siden feil i råbalansen kan påvirke mange organisasjoner med tradisjonelle regnskapsprosesser, er det viktig å forstå feiltypene i råbalansen. Deretter kan du vurdere måtene en moderne programvare for økonomistyring og regnskap kan, på en mer fundamental måte, få økonomifunksjonen til å se mer fremover enn bakover.

Ulike feil i råbalansen    

Hvis en råbalanse ikke er i «balanse», at debet- og kredittbalansen på hovedbokskontoene ikke har lik verdi, betyr det at det er en feil et sted mellom hovedbokjournalen og råbalansen.

Feil i råbalansen er relativt vanlig, men ikke alltid like lett å oppdage. Vanlige feil inkluderer:

• Doble føringer. Hvis en oppføring blir gjort to ganger, vil råbalansen fortsatt være i balanse, noe som gjør feilen vanskelig å oppdage.
• Manglende føringer. Hvis en føring ikke ble gjort i en råbalanse til å begynne med, vet du ikke at du skal lete etter den.
• Føring på feil konto. Det kan være vanskelig å oppdage en konto med en feilaktig balanse, dersom feilen ikke er så stor at den er åpenbar.
• Reverserte føringer. En debet-føring kan feilaktig bli registrert som en kreditt, eller omvendt.
• Manuelle feil/ slurv. Manuell inntasting av data kan føre til at sifrene i et tall byttes om.
• Føringer som ikke balanserer. Dette er vanlig i manuelle systemer, men er tilnærmet umulig med moderne regnskapsprogrammer som skal avvise ubalanserte føringer.

Moderne programvare for økonomistyring og regnskap kan enkelt eliminere de fleste feilene i råbalansen. Det fører til raskere produksjon av nøyaktige regnskap. La oss se hvordan en ny tilnærming kan føre til færre feil i regnskapet samtidig som økonomiavdelingen blir en kilde til innsikt for bedre beslutningstaking.

Én enkelt økonomimodell

Programvare for økonomistyring bør effektivisere og automatisere de økonomiske prosessene, fra regnskap og innkjøp til rapportering og analyse, slik at man får bedre samsvar og bedriftsstyring.

Et bytte til et regnskapssystem med én hovedbok og uten «skyggeregnskap» fjerner venting og avstemming. I motsetning til de mer tradisjonelle batch eller flermodulsdesign, som kan føre til feil i regnskap, samler ett enkelt finanssystem hovedbokskontoen og alle underkontoer inn i ett system og én flerdimensjonal økonomimodell. Dette enkle systemdesignet fører til eliminering av forsinkelser, underkontoer, datafragmentering og behovet for avstemming av forskjellige moduler.

Uten behovet for integrasjon mellom støttesystemer er forretningsdataene i hovedbokskontoene konsekvente, alltid i balanse og alltid oppdaterte.

Tre måter å levere nøyaktige regnskap      

Tenk igjennom hvordan bruk av moderne regnskapsløsninger kan gi mer nøyakting økonomisk rapporteringer. Fordelene er mer enn bare å eliminere feil i balansen. De nye funksjonene kan forvandle økonomiavdelingen fra å være en administrativ funksjon til å bli mer rådgivende.

Utnytt kunstig intelligens og forretningsinformasjon     

Riktig programvare som har kunstig intelligens og selvbetjente løsninger kan frigjøre tid. Gjør de ansattes daglige arbeid enklere og innsatsen mer effektiv for å redusere og eliminere feil i regnskapsarbeidet. Automatiserte administrasjonsoppgaver forbedrer arbeidsflyten samtidig som man reduserer sjansen for å gjøre feil gjennom manuelle prosesser.

Når systemene er koblet sammen, kan automatisering og selvbetjente verktøy muliggjøre rapportering, analyse og smidige samarbeidsprosesser i alle funksjoner og nivåer. Alle får muligheten til å analysere data og korrigere eventuelle feil. Resultatet blir mer nøyaktig økonomisk rapportering.

Sørg for samsvar mellom regnskap og forretningsbehov     

Virksomheten din kjører i sanntid. Det bør regnskapet også gjøre. Dynamiske, personalinsentive organisasjoner trenger to nøkkelfunksjoner fra programvaren for regnskap og økonomisk rapportering.

For det første trenger den et system som tilbyr sanntidsdata til alle interessenter. Ett enkelt økonomisystem betyr at du kun trenger å utføre endringer en gang og deretter se at de fylles ut overalt. Da får du økonomisk informasjon som alltid er i balanse.

For det andre trengs programvare som fungerer der du arbeider og for måten du arbeider på. Det betyr å velge en programvare for integrert, økonomisk planlegging som er allsidig – enten det gjelder land, selskap, valuta, språk, produktlinje og mer. Denne funksjonen lar deg møte lokale regnskapskrav og opprettholde global konsistens, synlighet og kontroll.

Analysér, rapportér og del data raskere   

Du kan redusere antall feil gjennom økt synlighet. Økonomi- og regnskapsprogramvare bør la deg analysere, rapportere og dele dataene dine raskt og enkelt. Det å drille ned i sanntid fra balanser på høyt nivå til originale kildedokumenter hjelper deg med å finne avvik som fører til feil i regnskapsoppgjør.

Dra nytte av sanntidsanalyse med programvare som lar deg søke i alle økonomiske data raskere, inkludert excelark, avdelingsdatabaser og til og med eksterne informasjonskilder.

Finn ut mer   

For å lære mer om hvordan Unit4 kan hjelpe deg med å eliminere feil i råbalansen og forbedre din økonomiske rapportering, gå til produktsiden vår for økonomisk planlegging og prognose.