Fouten in de financiële verslaglegging verminderen

Nauwkeurige financiële overzichten zijn cruciaal om de prestaties en de financiële positie van je bedrijf te presenteren. Zorg ervoor dat je begrijpt hoe je fouten kunt vermijden, waaronder veel voorkomende fouten op de proefbalans, voor volledige en nauwkeurige financiële rapportages.

Financiële verslaglegging draait om veel meer dan alleen een reeks nauwkeurige financiële overzichten. Fouten in je gegevens kunnen gevolgen hebben voor voorspellingen van prestaties, investeringen in nieuwe mogelijkheden en strategische planning. Daarom is het zo belangrijk om te begrijpen wat de oorzaken zijn van fouten op de balans en wat de redenen zijn waarom sommige bedrijven moeite hebben met het maken van nauwkeurige financiële rapportages.

Het resultaat is dat veel van de oude praktijken in de boekhouding een product zijn van het verleden, toen handmatige invoering nodig was en boekhoudsoftware beperkte functionaliteit had. Nu is het tijd om je aanpak van financiële verslaglegging opnieuw te bekijken, om fouten in financiële overzichten te verminderen en je boekhouding in een voordeel te veranderen.

Het probleem met de proefbalans    

Eén bron van boekhoudkundige problemen zijn terug te vinden in fouten op de proefbalans. De proefbalans is een intern rapport dat dateert uit het tijdperk van dubbel boekhouden met handmatige boekhoudsystemen. Proefbalansen bevatten de saldi op elke grootboekrekening van een bedrijf, met debet- en creditsaldi in aparte kolommen. Het totaal van deze kolommen moet gelijk zijn, en als de totalen verschillen, is er een probleem.

Een proefbalans is geen financieel overzicht. In plaats daarvan is het de spreekwoordelijke kanarie in een kolenmijn: een test om vast te stellen of er iets mis is gegaan tussen het kasboek en de proefbalans.

Moderne boekhoudsoftware kan zulke fouten vrijwel volledig elimineren. Maar de proefbalans speelt nog steeds een belangrijke rol, vooral voor het maken van aangepaste nauwkeurige financiële overzichten. Auditors en accountants gebruiken de proefbalans en het grootboek regelmatig om aan te tonen dat er geen balansfouten zijn na het maken van voorgestelde aanpassingen, die vaak nodig zijn om een balans af te stemmen op boekhoudkundige kaders zoals GAAP of IFRS.

Omdat fouten op de proefbalans een groot aantal bedrijven kunnen treffen die traditionele boekhoudprocessen gebruiken, is het belangrijk te begrijpen wat de soorten fouten op de proefbalans inhouden. Daarna bekijk je de manieren waarop moderne software voor financieel beheer en boekhouding het financiële en boekhoudkundige team op een grondige manier kan veranderen, van achteruit kijken naar een blik op de toekomst.

Soorten fouten op de proefbalans

Als een proefbalans niet 'in evenwicht'’ is, wat wil zeggen dat de debet- en creditbalansen van elk van je grootboekrekeningen niet gelijk zijn, is dat een teken dat er een discrepantie zit tussen het kasboek en de proefbalans.

Fouten op de proefbalans komen relatief vaak voor. En niet alle fouten zijn eenvoudig te ontdekken in de proefbalans, ook al zorgen ze later in het proces voor fouten in de jaarrekening. Veel voorkomende fouten zijn onder andere:

• Dubbele boekingen. Als een boeking twee keer wordt uitgevoerd, is de proefbalans nog steeds in evenwicht, waardoor deze fout moeilijk kan worden getraceerd.
• Ontbrekende boekingen. Als een boeking in eerste instantie al niet op een proefbalans is ingevoerd, weet je niet waar je naar moet zoeken.
• Boekingen op de verkeerde rekening. Het kan een hele opgave zijn om een rekening met een foutief saldo te ontdekken, tenzij het om een overduidelijke fout gaat.
• Teruggedraaide boekingen. Een boeking voor een debet kan per ongeluk als een credit worden geboekt, of omgekeerd.
• Omgekeerde getallen. Het handmatig invoeren van gegevens kan ertoe leiden dat de cijfers verkeerd worden ingevoerd.
• Onevenwichtige boekingen. Dit komt vaak voor bij handmatige systemen, maar is onmogelijk met moderne financiële software die onevenwichtige boekingen niet accepteert.

Moderne software voor financieel beheer en boekhouding kan de meeste fouten op een proefbalans eenvoudig elimineren, wat leidt tot een snellere productie van nauwkeurige financiële overzichten. Laten we eens kijken hoe een nieuwe aanpak kan leiden tot minder fouten in financiële overzichten, terwijl financiële teams ook een bron van inzichten worden voor betere besluitvorming.

Eén financieel model

Het doel van software voor financieel beheer is het stroomlijnen en automatiseren van financiële processen, van boekhouding en inkoop tot rapportage en analyse, voor een betere naleving en een sterker ondernemingsbestuur.

Eén transformerende aanpak is de overstap naar een verenigd boekhoudsysteem. Dit elimineert subsystemen en subboeken, en elimineert met de verandering ook het wacht- en afstemmingsproces. In tegenstelling tot de meer traditionele ontwerpen in batches of met meerdere modules, die kunnen resulteren in fouten in financiële overzichten, brengt een enkelvoudig grootboeksysteem het grootboek en alle subboeken onder in één systeem en één multidimensionaal financieel model. Dit eenduidige systeemontwerp leidt tot eliminatie van tijdsverloop, subboeken, gegevensfragmentatie en de noodzaak om verschillende modules op elkaar af te stemmen.

Zonder de noodzaak van integratie tussen subsystemen zijn de bedrijfsgegevens in je grootboeken consistent, altijd in evenwicht en altijd up-to-date.

Drie manieren voor nauwkeurige financiële overzichten      

Denk na over hoe een nieuwe aanpak met moderne digitale boekhoudoplossingen nauwkeurigere financiële rapportages kan opleveren. De voordelen gaan verder dan het elimineren van fouten op de balans, want de nieuwe mogelijkheden kunnen de rol van financieel beheer en boekhouding transformeren tot vertrouwde adviseurs.

Maak gebruik van AI en business intelligence     

De juiste software kan de tijd van je teams vrijmaken met mogelijkheden voor AI en selfservice business intelligence. Maak dagelijkse taken van je personeel eenvoudiger en hun inspanningen effectiever, om fouten in financiële overzichten te verminderen en uiteindelijk te elimineren. De automatisering van backoffice-taken verbetert workflows, terwijl de kans op fouten met handmatige gegevensinvoer afneemt.

Wanneer je systemen aan elkaar zijn gekoppeld, kunnen automatisering en tools voor selfservice rapportage, analyse en vloeiende, collaboratieve processen in alle functies en op alle niveaus mogelijk maken. Deelnemers op alle niveaus krijgen de mogelijkheid om gegevens te analyseren en fouten te corrigeren om nauwkeurige financiële verslaglegging te leveren.

Stem je boekhouding af op je bedrijfsbehoeften     

Je bedrijf draait in real-time; je boekhouding zou dat ook moeten doen. Boekhoud- en financiële rapportagesoftware moeten dynamische, op mensen gerichte bedrijven twee belangrijke mogelijkheden kunnen aanbieden.

Ten eerste een systeem dat alle financiële belanghebbenden real-time gegevens biedt. Een systeem met één grootboek betekent dat je slechts één keer wijzigingen kunt aanbrengen en die dan overal terugziet, voor real-time financiële informatie die altijd in balans is.

Ten tweede software die zich aanpast aan waar en hoe je werkt. Dat betekent kiezenvoor geïntegreerde financiële planningssoftware die 'multi-alles' is: multi-land, bedrijf, valuta, taal, productlijn en meer. Met deze mogelijkheid kun je voldoen aan specifieke vereisten voor lokale boekhoudkundige en behoud je wereldwijde consistentie, zichtbaarheid en controle.

Sneller gegevens analyseren, rapporteren en delen   

Met meer inzicht kun je fouten verminderen. Financiële en boekhoudsoftware moet je de mogelijkheid bieden je gegevens snel en gemakkelijk te analyseren, te rapporteren en te delen. Real-time inzicht in belangrijke balansen tot aan originele brondocumenten helpen je inconsistenties op te sporen die leiden tot fouten in financiële overzichten.

Profiteer van de revolutie van in-memory analyse met software waarmee je veel sneller alle financiële gegevens kunt doorzoeken, inclusief spreadsheets, databases van afdelingen en zelfs externe informatiebronnen.

Meer info   

Voor meer informatie over hoe Unit4 je kan helpen om fouten op de proefbalans te elimineren en je financiële rapportagemogelijkheden te veranderen, ga je naar onze productpagina voor financiële planning en voorspellingen.