Så här bygger ni ett kompetenscentrum för upphandling (CoE)
Att kommunicera upphandlingens värde kopplat till övergripande verksamhetsmål ger ökad effektivitet och säkerställer att alla intressenter jobbar åt samma håll och driver på förändring inom hela organisationen. Medarbetare som arbetar inom upphandling är ofta passionerade och engagerade, men deras roll i organisationen är ofta missförstådd och underskattad.
För många ses upphandlingsavdelningen endast som en strategisk partner när en kris slår till. När krisen mojnar anses upphandlingsavdelningen inte längre vara strategiskt viktigt för verksamheten. Under de senaste 20 åren har vi sett hur upphandlingsavdelningen har axla en starkare ledarroll inom organisationer, och mycket av detta beror på tekniska framsteg inom branschen. Ny teknik som ger djupare insikter.
Men många har fortfarande fel uppfattning om inköp. Reaktiva och taktiska förhållningssätt vid kris gör att verksamheten reagerar långsamt och det tar lång tid att ta igen förluster. För att upphandlingsavdelningen ska vara en strategisk komponent före, under och efter en kris, måste ledare skapa ett kompetenscentrum för upphandling (CoE, Procurement Center of Excellence) som definierar upphandlingens värde, kommunicerar mål och bästa praxis, mäter framgång och mycket mer.
Vad är ett kompetenscentrum för upphandling?
Alla organisationer kan skapa ett CoE. Det är både en kvantitativ och kvalitativ strategi som hjälper upphandlingsavdelningen och beslutsfattare att identifiera och förstå gemensamma mål, etablera processer för att uppnå dessa mål och kommunicera resultat.
Ett CoE för upphandling erbjuder ledarskap på avdelningsnivå, fastställer bästa praxis som backas upp av branschforskning och identifierar utbildningsområden och stöd för viktiga intressenter och verksamhetsfunktioner.
CoE är ett sätt att illustrera upphandlingens strategiska mål i linje med verksamhetens prioriteringar. Ett exempel: För organisationer som fokuserar på socialt ansvar och arbetare med det som en del av det övergripande varumärkesarbetet, kan upphandling stödja dessa mål med kraftfull leverantörshantering och god överblick.
Skapa ett kompetenscentrum för upphandling
För att inköpsavdelningen ska kunna bidra med mer än bara inköpshantering och leverantörskontinuitet är det viktigt att de förstår de utmaningar som varje affärsenhet står inför.
Genom att intervjua intressenter från viktiga affärsenheter kan båda parter skapa starkare interna relationer. Vissa affärsenheter kringgår ibland upphandlingsavdelningen, men vet ni varför? Om affärsenheter uppfattar upphandlingsavdelningen som en långsam dörrvakt som är besatt av kostnadskontroll, kan ni försöka visa vilket värdeupphandlingsavdelningen kan bidra med genom exempelvis besparingar som sedan kan investeras på andra sätt. Detta kan vara allt från att utöka personalstyrkan till att förvärva nya verktyg och ny teknik som kan öka den operativa effektiviteten.
När ni har fått input från interna intressenter kan ni utvidga undersökningen till externa intressenter och då även inkludera leverantörer. Leverantörerna kanske inte vet vad som händer på marknaden i stort men de kan ge insikter på regional och lokal nivå.
Leverantörerna har förstahandsinformation om risker och möjligheter – med allt från medarbetarnas inställning till hur fabrikerna sköts till oro för svåra väderfenomen. Diskussioner med leverantörer kan bidra till att fylla luckorna i er data. Vilka leverantörer använder dina leverantörer? I vilka regioner eller på vilka orter verkar dessa leverantörer? Eftersom de flesta organisationer bara känner till sina egna leverantörer kan denna information hjälpa inköpsavdelningen att agera snabbt i händelse av oförutsedda händelser.
Informationen ni får, från interna och externa intressenter, säkerställer att ni får användbar och tillförlitlig information samlad på ett ställe. Läs mer: Optimera er strategi för leverantörshantering.
Upphandlingens roll inom ramen för verksamhetens övergripande strategi
När du väl har fått input från viktiga intressenter, är det dags att kartlägga upphandlingens värde Här är det viktigt att identifiera och definiera de områden där upphandling bidrar till de övergripande affärsmålen. Kostnadsbesparingar är viktiga för alla organisationer så det ska inte avfärdas som KPI.
Förutom kostnadsbesparingar och kontinuitet i leveranskedjan har upphandlingsavdelningen en självklar roll i att hantera risker. En studie från Dun & Bradstreet fann att det inte var direktleverantörer (nivå 1) som orsakade mest besvär i distributionskedjan under pandemin, utan det var snarare leverantörer på nivå två och tre som satte käppar i hjulen.
Insikt i leverantörsledet är en strategi för att minska riskerna, bland annat för att få bort barnarbete, människohandel och osäkra eller olagliga arbetsförhållanden. Förutom de samhällsmässiga effekterna av att göra affärer med dåliga aktörer finns det även risk att organisationens anseende påverkas.
Det är viktigt att identifiera områden med onödig konsumtion som sedan kan återinvesteras i verksamheten och öka kassaflödet. Ett CoE ska ha tydligt definierade mål och KPI:er, innefatta skalbara och repeterbara processer samt identifiera områden för innovation och förbättring. Ett par sådana områden som visar upphandlingens värde utanför dess traditionella omfattning kan bland annat vara:
Kategorihantering – Utveckla djupgående kategoriexpertis inom både interna och externa verksamhetsfunktioner, vilket leder till mer exakta prognoser.
Leverantörsuppföljning– Hantera risker i leverantörsrelationer, utveckla mål och KPI:er för att bedöma leverantörsprestationer och utföra granskningar av leverantörer för att kontrollera om de följer alla regler.
Strategisk upphandling – Få kontroll på merkostnader, minimera den tid det tar att genomföra komplexa leverantörsförhandlingar med digitala verktyg som eAuctions och effektivisera RFx-aktiviteter med programvara för avtalshantering, som eRFx.
Projektledning – Organisera och spåra projekt på en centraliserad plats som är tillgänglig i molnet, skapa projektinstrumentpaneler för att kommunicera resultat och hantera arbetsflöden inom teamet
Upphandlingsansvariga är detaljinriktade expertstrateger och är otroligt bra på att hantera kundrelationer. Men det företagsledare vill se är data. Kostnadsbesparingar är ett viktigt nyckeltal att lägga fram men upphandlingen kan erbjuda mer ãn så. Ett CoE kan spela en avgörande roll vad gäller att validera upphandlingsavdelningen som en strategisk partner, både under goda och dåliga tider.
Hur kan Unit4 hjälpa dig att skapa ett kompetenscentrum för upphandling (CoE)?
Unit4 Source to Contract från Scanmarket skapar den tekniska grunden för ett kompetenscentrum för upphandling med en enhetlig plattform för alla inköpsaktiviteter. Använd fördefinierade mallar och automatiserade arbetsflöden för att ge alla i organisationen möjlighet att ingå leverantörsavtal som stödjer organisationens strategiska mål.
Om du vill se vad våra lösningar kan göra för dig, besöka våra sidor för eAction, eRFx, Hantering av leverantörsrisker och prestationer.
