Comment bâtir un centre d’excellence des achats

Communiquer la valeur du service des achats par rapport aux objectifs commerciaux de l’entreprise permettra d’accroître les synergies opérationnelles, d’aligner les parties prenantes et à soutenir le changement à l’échelle de l’entreprise. Les professionnels des achats sont passionnés et dévoués, mais leur rôle au sein de l’organisation est terriblement mal compris et sous-estimé.

Pour beaucoup, le service des achats n’est considéré comme un partenaire stratégique que lorsqu’une crise survient. Une fois la crise passée, son influence n’est plus considérée comme stratégique pour l’entreprise. Au cours des 20 dernières années, ce service a endossé un rôle de supervision plus important au sein des organisations, et cela est dû en grande partie aux avancées technologiques sectorielles offrant des niveaux de visibilité élevés.

Cependant, cette profession se heurte encore à un problème de perception. Les approches réactives et tactiques mises en œuvre en période de crise grèvent la capacité de l’entreprise à réagir et récupérer ses pertes. Pour permettre au service des achats d’intervenir en tant que conseiller stratégique avant, pendant et après une crise, les dirigeants doivent fonder un centre d’excellence des achats qui définit la valeur du service des achats, communique les objectifs et les bonnes pratiques, mesure le succès et bien davantage.

Qu’est-ce qu’un centre d’excellence des achats ?

N’importe quelle division peut fonder un centre d’excellence (CDE). Il s’agit d’une stratégie à la fois quantitative et qualitative, qui aide les responsables des achats et les dirigeants d’entreprises à identifier et comprendre les objectifs mutuels, à établir des processus permettant d’atteindre ces objectifs et à communiquer les résultats.

Un centre d’excellence des achats assure la supervision du département, établit des bonnes pratiques fondées sur des études sectorielles et identifie les domaines de formation et d’assistance nécessaires pour les principaux intervenants et fonctions commerciales.

Un centre d’excellence est un moyen de représenter les objectifs stratégiques du service des achats par rapport aux priorités de l’entreprise. Par exemple, grâce à une gestion et une surveillance rigoureuses des fournisseurs, le service des achats peut accompagner les organisations promouvant la responsabilité sociale des entreprises dans le cadre de leurs objectifs étendus en matière de réputation et de promotion.

Bâtir un centre d’excellence des achats

Devenir un conseiller stratégique auprès de l’entreprise exige de posséder une compréhension des défis auxquels chaque division fait actuellement face. Ceci permettra d’établir les contributions du service des achats au-delà de la vision étroite de la gestion des coûts et de la continuité des fournisseurs.

Réaliser des entretiens avec les parties prenantes des principales divisions aidera chaque à tisser des relations internes plus solides. Par exemple, certaines divisions ne font pas appel au département des achats, en connaissez-vous les raisons ? Si certaines divisions perçoivent le service des achats comme un contrôleur des coûts peu réactif, essayez de présenter la valeur qu’il peut apporter en réalisant des économies pouvant ensuite être investies dans d’autres domaines – le recrutement de personnel supplémentaire ou l’acquisition de nouveaux outils et technologies permettant d’accroître l’efficacité opérationnelle.

Les contributions des parties prenantes vous permettront de commencer à étendre vos recherches aux intervenants externes, parmi lesquels figurent vos fournisseurs. Les fournisseurs sont très bien informés de la situation sur le marché au sens large, et peuvent également vous communiquer des informations au niveau régional et local.

Qu’il s’agisse du sentiment des employés à l’égard de la direction d’usines ou de préoccupations concernant des phénomènes météorologiques violents pouvant provoquer des inondations et des coulées de boue, vos fournisseurs disposent d’informations de première main sur les risques et les opportunités. Les entretiens avec vos fournisseurs peuvent également vous aider à combler les lacunes de vos données : qui sont les fournisseurs de vos fournisseurs ? Dans quelles régions ou localités ces fournisseurs sont-ils présents ? La plupart des organisations ont une visibilité limitée au-delà des fournisseurs de niveau 1 ; ces informations peuvent donc aider le service des achats à agir rapidement en cas de perturbation.

Réunis dans un emplacement centralisé, les renseignements provenant d’intervenants internes et externes constituent pour votre service des achats une source unique d’informations exactes, offrant des connaissances fiables et exploitables.

Lecture supplémentaire : « Optimize Your Supplier Relationship Management Strategy » (en anglais uniquement)

Le rôle des achats dans la stratégie globale de l’entreprise

Lorsque vous avez recueilli l’avis des principales parties prenantes, l’heure est venue de définir la valeur du service des achats par rapport à la stratégie globale de l’organisation. À ce stade, il est important d’identifier et de définir les domaines dans lesquels le service des achats contribue aux objectifs généraux de l’entreprise. Les économies de coûts sont importantes pour toutes les entreprises et ne doivent donc pas être considérées comme un indicateur clé de performances.

Au-delà des économies de coûts et de la continuité de l’approvisionnement, le service des achats joue un rôle évident dans la gestion du risque. Une étude réalisée par Dun & Bradstreet a révélé que les responsables des perturbations affectant la chaîne d’approvisionnement pendant la pandémie n’étaient pas les fournisseurs directs (niveau 1), mais les fournisseurs de niveaux 2 et 3.

La visibilité de la base d’approvisionnement est une puissante stratégie d’atténuation du risque, permettant de traquer le travail des enfants, la traite d’êtres humains, ainsi que les conditions de travail dangereuses ou illégales. Outre l’impact sociétal du commerce avec des acteurs malveillants, les conséquences pour la réputation de l’organisation sont considérables.

En ce qui concerne les fonctions internes de l'entreprise, les dépenses non contrôlées (ou non stratégiques) peuvent être maîtrisées et réinvesties dans l’entreprise, et ainsi, améliorer les flux de trésorerie – ce qui constitue un impératif, à l’heure actuelle. Un centre d’excellence des achats doit établir des objectifs et des indicateurs clés de performance clairement définis, inclure des processus évolutifs et reproductibles et identifier le potentiel d’innovation et d’amélioration. Parmi les domaines susceptibles d’illustrer la valeur du service des achats au-delà de son champ d’application traditionnel figurent les suivants :

Management de produits – Développez une expertise approfondie du management de produits au sein des fonctions opérationnelles internes et externes, permettant d’établir des prévisions plus précises.

Gestion des relations fournisseurs – Gérez le risque lié aux relations fournisseurs, définissez des objectifs et des indicateurs clés de performance afin d’évaluer les performances des fournisseurs et auditez la conformité de ces derniers.

Approvisionnement stratégique – Identifiez et maîtrisez les dépenses non contrôlées, réduisez les délais nécessaires à l’aboutissement de négociations complexes avec les fournisseurs grâce à des outils numériques tels que eAuctions et rationalisez les activités liées aux RFx avec un logiciel de gestion des contrats, tel que eRFx.

Gestion de projet – Organisez et suivez les projets depuis un emplacement centralisé, accessible dans un Cloud, créez des tableaux de bord de projet afin de communiquer les résultats et gérez les flux de travail au sein de votre équipe.

Le personnel du service des achats réunit des experts, extrêmement rigoureux et stratèges, ainsi que de talentueux spécialistes de la gestion des relations. Cependant, les chefs d’entreprise réagissent aux données, et si les économies de coûts sont un indicateur clé de performances important, le service des achats a bien davantage à offrir. Un centre d’excellence des achats peut jouer un rôle essentiel en validant le rôle de partenaire stratégique du service des achats pendant les périodes fastes comme pendant les périodes d’austérité.

Comment Unit4 peut-elle vous aider à fonder un centre d’excellence des achats ?

Unit4 Source to Contract by Scanmarket crée la fondation technologique d’un centre d’excellence en matière d'approvisionnement. En fournissant à vos équipes une plateforme unifiée couvrant chaque aspect du parcours d’achat, et en utilisant des modèles prédéfinis et des flux de travail automatisés, vous donnez à tous les membres de votre organisation la capacité de conclure des accords avec les fournisseurs, et ainsi, de soutenir les objectifs stratégiques de votre organisation.

Pour découvrir ce que nos solutions peuvent faire pour vous, veuillez consulter nos pages eAction, eRFx, Supplier Risk & Performance Management ou cliquez ici pour réserver une démonstration.