Hoe bouw je een kwaliteitscentrum voor inkoop

Het communiceren van de waarde van inkoop voor bredere bedrijfsdoelstellingen verhoogt de operationele efficiëntie, bevordert de afstemming tussen belanghebbenden en stimuleert bedrijfsbrede veranderingen. Inkoopprofessionals zijn bevlogen en toegewijd, maar hun rol in de organisatie wordt ontzettend verkeerd begrepen en onderschat.

Voor velen wordt inkoop alleen gezien als een strategische partner wanneer een crisis toeslaat. Als de crisis eenmaal voorbij is, wordt de invloed van inkoop niet langer beschouwd als strategisch voor het bedrijf. In de afgelopen twintig jaar hebben we gezien dat inkoop een sterkere leidende rol is gaan spelen binnen organisaties, en dat veel daarvan te danken is aan de technologische vooruitgang in de sector, die meer zichtbaarheid biedt.

Maar het vak kampt nog steeds met een imagoprobleem. Een afwachtende en tactische aanpak van een crisis maakt dat het bedrijf traag reageert en verliezen terugwint. Als inkoop een strategisch adviseur wil zijn vóór, tijdens en na een crisis, dan moeten leiders een kwaliteitscentrum (CoE) voor inkoop opzetten dat de waarde van inkoop definieert, doelen en best practices communiceert, successen meet en nog veel meer.

Wat is een kwaliteitscentrum voor inkoop?

Elk bedrijfsonderdeel kan een CoE opzetten. Het is zowel een kwantitatieve als een kwalitatieve strategie die inkoop en bedrijfsleiders helpt wederzijdse doelen te identificeren en te begrijpen, processen vast te stellen om die doelen te bereiken, en resultaten te communiceren.

Een CoE voor inkoop biedt leiderschap op de afdeling, stelt best practices vast die worden ondersteund door sectoronderzoek en identificeert gebieden van training en ondersteuning voor belangrijke belanghebbenden en bedrijfsfuncties.

Een CoE is een manier om de strategische doelstellingen van inkoop te illustreren naast zakelijke professionals. Voor organisaties die zich bijvoorbeeld inzetten voor maatschappelijk verantwoord ondernemen als onderdeel van hun bredere doelstellingen voor merkreputatie en -bewustzijn, kan inkoop deze doelstellingen ondersteunen met sterk leveranciersbeheer en -toezicht.

Een kwaliteitscentrum voor inkoop opbouwen

Het werk van een strategisch adviseur van het bedrijf begint met het begrijpen van de huidige uitdagingen van elk bedrijfsonderdeel. Dit helpt om de bijdragen van inkoop vast te stellen die verder gaan dan de beperkte kijk op kostenbeheer en continuïteit van leveranciers.

Het interviewen van belanghebbenden uit belangrijke bedrijfsonderdelen helpt beide partijen om sterkere interne relaties op te bouwen. Sommige bedrijfsonderdelen omzeilen inkoop bijvoorbeeld, maar weet je wat de achterliggende redenen daarvoor zijn? Als bedrijfsonderdelen inkoop zien als een trage, zuinige poortwachter, probeer dan de waarde te laten zien die de afdeling kan bieden door het geld dat via besparingen beschikbaar komt op andere manieren te investeren: van het aannemen van extra personeel tot het aanschaffen van nieuwe hulpmiddelen en technologie die de operationele efficiëntie kunnen verhogen.

Met de input van interne belanghebbenden kun je beginnen je onderzoek uit te breiden naar externe belanghebbenden, waaronder je leveranciers. Leveranciers zijn niet alleen goed op de hoogte van wat er in de markt in zijn totaliteit gebeurt, maar ze kunnen ook regionaal en lokaal inzicht verschaffen.

Van de gevoelens van werknemers ten opzichte van het management in fabrieken tot zorgen over noodweer dat overstromingen en modderstromen zou kunnen veroorzaken, je leveranciers hebben informatie uit de eerste hand over risico's en kansen. Gesprekken met je leveranciers kunnen ook helpen om de gaten in je gegevens op te vullen: wie zijn de leveranciers van je leveranciers? In welke regio's of op welke locaties zijn die leveranciers actief? Aangezien de meeste organisaties een beperkt zicht hebben buiten de eersterangsleveranciers, kan deze informatie de inkoop helpen snel te handelen in geval van een verstoring.

De informatie van zowel interne als externe belanghebbenden op één centrale plaats zorgt voor één bron van waarheid voor je inkoopteam met bruikbare en betrouwbare inzichten.

Extra informatie: Optimaliseer je strategie voor het beheer van leveranciersrelaties

De rol van inkoop binnen de algemene strategie van het bedrijf

Als je eenmaal de input hebt van de belangrijkste belanghebbenden, is het tijd om de waarde van inkoop in kaart te brengen wat betreft de algemene strategie van de organisatie. Hier is het belangrijk de gebieden te identificeren en te definiëren op welke manier inkoop bijdraagt aan de algemene bedrijfsdoelen. Kostenbesparingen zijn belangrijk voor elk bedrijf, dus het mag niet worden afgedaan als een KPI.

Naast kostenbesparingen en leveringscontinuïteit speelt inkoop ook een duidelijke rol bij risicobeheersing. Uit een onderzoek van Dun & Bradstreet bleek dat het niet de directe leveranciers (eerste niveau) waren die tijdens de pandemie de meeste problemen veroorzaakten in de toeleveringsketen, maar voornamelijk leveranciers op het tweede en derde niveau die voor verstoringen zorgden.

Zichtbaarheid in het leveranciersbestand is een sterke risicobeperkende strategie om kinderarbeid, mensenhandel en onveilige of illegale arbeidsomstandigheden uit te sluiten. Naast de maatschappelijke gevolgen van zakendoen met kwaadwillende bedrijven zijn er ook de gevolgen voor de reputatie van de organisatie.

Als het gaat om interne bedrijfsfuncties, kunnen gebieden waar niet-geplande uitgaven (ook bekend als tail spend) onder beheer kunnen worden gebracht, opnieuw in het bedrijf worden geïnvesteerd en de cashflow vergroten, wat op dit moment noodzakelijk is. Een kwaliteitscentrum voor inkoop moet duidelijk omschreven doelen en KPI's hebben, schaalbare en herhaalbare processen omvatten, en gebieden voor innovatie en verbetering aanwijzen. Een aantal van die gebieden die de waarde van inkoop buiten het traditionele bereik laten zien, zijn bijvoorbeeld:

Categoriebeheer: ontwikkel grondige kennis over categorieën in zowel interne als externe bedrijfsfuncties die nauwkeurigere voorspellingen opleveren.

Beheer van leveranciersrelaties: risico's in leveranciersrelaties beheren, doelen en KPI's ontwikkelen om de prestaties van leveranciers te meten, en leveranciers controleren op naleving.

Strategic Sourcing: identificeer niet-geplande uitgaven die onder kunnen worden gebracht, minimaliseer de tijd die het kost om ingewikkelde onderhandelingen met leveranciers te voeren via digitale hulpmiddelen zoals eAuctions, en stroomlijn RFx-activiteiten met software voor contractbeheer, zoals eRFx.

Projectbeheer: organiseer en volg projecten op één centrale locatie die toegankelijk is in een cloud, maak projectdashboards om resultaten door te geven, en beheer workflows binnen je team.

Inkooppersoneel bestaat uit detailgerichte, deskundige strategen en voortreffelijke relatiebeheerders. Maar bedrijfsleiders reageren op gegevens. Kostenbesparingen zijn een belangrijke KPI om te communiceren, maar dat is niet alles wat inkoop te bieden heeft. Een kwaliteitscentrum voor inkoop kan een integrale rol spelen bij het valideren van inkoop als strategische partner in de gunstigste en ongunstigste omstandigheden.

Hoe kan Unit4 je helpen een kwaliteitscentrum voor inkoop op te zetten?

Unit4 Source to Contract by Scanmarket legt de technologische basis voor een kwaliteitscentrum voor inkoop. Door je teams een uniform platform te bieden voor elk aspect van het inkooptraject en met behulp van vooraf gedefinieerde sjablonen en geautomatiseerde workflows, kan iedereen in je organisatie met meer vertrouwen afspraken met leveranciers plannen die de strategische doelen van je organisatie ondersteunen.

Om te zien wat onze oplossingen voor jou kunnen doen, kun je onze pagina's over eAction, eRFx of Supplier Risk & Performance Management bezoeken, of hier klikken om een demo te boeken.