Hvordan gjøre innkjøpsavdelingen til en avdeling med innkjøpsekspertise?

Bred kommunikasjon om innkjøpsavdelingens verdi vil bidra til å øke driftseffektiviteten, bygge tillit hos interessenter og drive frem endring i hele selskapet. Mennesker som jobber med innkjøp er lidenskapelige og engasjerte, men deres rolle i organisasjonen blir ofte misforstått og undervurdert.

For mange blir innkjøpsavdelingen sett på som en strategisk partner, kun når det oppstår en krise. Når krisen er over, blir ikke denne avdelingen sett på som viktig lenger. I løpet av de siste 20 årene har vi sett at innkjøp har tatt en sterkere posisjon i organisasjoner. Det skyldes i stor grad teknologiske fremskritt som har gitt bedre oversikt i bransjen.

Men mange har fortsatt feil oppfatning av innkjøp. Avventende og taktiske tilnærminger til en krise gjør virksomheten treg til å reagere og hente inn tap. For at innkjøp skal være en strategisk rådgiver før, under og etter en krise må ledere opprette en «avdeling med innkjøpsekspertise», som definerer innkjøpsavdelingens verdi, kommuniserer mål, beste praksis, måler suksess og mye, mye mer.

Hva er en avdeling med innkjøpsekspertise?

En hver forretningsenhet kan lage en avdeling med innkjøpsekspertise. Det er både en kvantitativ og kvalitativ strategi som hjelper innkjøps- og bedriftsledere til å identifisere og forstå felles mål, etablere prosesser for å oppnå målene og kommunisere resultatene.

En avdeling med innkjøpsekspertise sørger for avdelingsledelse, etablerer beste praksis støttet av bransjekunnskap, og identifiserer områder for opplæring og støtte for sentrale interessenter og forretningsfunksjoner.

Avdelingen støtter innkjøp sine strategiske mål sammen med prioriteringer. For organisasjoner som forplikter seg til samfunnsansvar som en del av et større mål for omdømme og bevissthet, kan innkjøpsavdelingen støtte disse målene gjennom god leverandør-styring og oversikt.

Opprettelse av en "avdeling med innkjøpsekspertise"

For at innkjøpsavdelingen skal kunne bidra med mer enn bare kostnadsstyring og leverandørkontinuitet er det viktig at en strategisk rådgiver for bedriften forstår utfordringene som enhver forretningsenhet står overfor.

Samtaler med interessenter fra viktige forretningsenheter vil hjelpe begge parter med å bygge sterkere interne relasjoner. Men hvorfor omgår noen forretningsenheter innkjøpsavdelingen? Innkjøpsavdelingen kan bli oppfattet som en dørstopper som bremser tempoet gjennom kostnadskontroll. I stedet for at det blir sett på som kostnadskontroll kan du prøve å vise verdien som avdelingen kan bidra med gjennom innsparinger. Innsparingene kan investeres på andre måter – fra å ansette flere personer til å anskaffe nye verktøy og teknologi som kan øke driftseffektiviteten.

Når du har fått innspill fra interne interessenter kan du gå til leverandørene for å få svar. De har ikke bare oversikt over hva som skjer bredt i markedet. De kan også gi innsikt om hva som rører seg lokalt og regionalt.

Leverandørene har førstehåndsinformasjon om risikoer og muligheter om alt fra hva ansatte mener om ledelsen i fabrikkene til bekymringer om alvorlige værfenomen. Diskusjoner med leverandørene kan også gi nyttig informasjon om hvem som er dine leverandørers leverandører, og hvor disse leverandørene opererer. Siden de fleste organisasjoner bare kjenner til sine egne leverandører på første nivå, kan denne informasjonen hjelpe innkjøpsavdelingen med å handle raskt i tilfelle uforutsette hendelser.

Informasjonen man får, både fra interne og eksterne interessenter, sørger for at man får nyttig og pålitelig informasjon samlet på ett sted.

Innkjøpsavdelingens rolle i selskapets overordnede strategi

Når du har fått innspill fra viktige interessenter, er det på tide å kartlegge innkjøpsavdelingens verdi knyttet opp mot bedriftens overordnede strategi. Her er det viktig å identifisere og definere områder hvor innkjøp bidrar til å nå bedriftens overordnede forretningsmål. Kostnadsbesparelser er viktig i alle virksomheter, så det er en viktig KPI som må være på plass.

Utover kostnadsbesparelser og kontinuitet i leveransen er håndteringen av risiko et åpenbart ansvar for innkjøpsavdelingen. En Dun & Bradstreet-studie fant at det ikke var leverandører på første nivå som forårsaket flest problemer i forsyningskjeden under pandemien, men heller leverandører på andre og tredje nivå.

Oversikt over forsyningsbasen er en sterk strategi for å unngå risikoer som barnearbeid, menneskehandel og utrygge eller ulovlige arbeidsforhold. I tillegg til samfunnsmessige konsekvenser av å gjøre forretninger med dårlige aktører kommer den omdømmemessige innvirkningen for organisasjonen.

Når det gjelder interne forretningsfunksjoner, kan områder der uregistrert forbruk bringes under kontroll, reinvesteres i virksomheten og øke kontantstrømmen – noe som er helt nødvendig for tiden. En avdeling for innkjøpsekspertise må ha klare definerte mål og resultatindikatorer, inkludere skalerbare og repeterbare prosesser, og identifisere områder for innovasjon og forbedring. Noen slike områder som viser innkjøpsverdien utover det tradisjonelle omfanget, kan omfatte følgende:

• Kategoristyring – Utvikle dyp kategoriekspertise innen både interne og eksterne forretningsfunksjoner som vil føre til mer nøyaktig prognostisering.
• Leverandøroppfølging – Håndtér risiko i leverandørforhold, utvikle mål og resultatindikatorer for å vurdere leverandørytelse og kontrollér leverandørenes samsvar med regler og standarder.
• Strategisk anskaffelse – Identifiser uregistrert forbruk for å få slutt på det, minimer tiden det tar å gjennomføre komplekse leverandørforhandlinger med digitale verktøy som eAuctions, og effektiviser RFx-aktiviteter, det vil si forespørsler om informasjon, forslag eller tilbud, med konkurransegjennomføringsverktøy som eRFx.
• Prosjektledelse – Organiser og spor prosjekter på ett sentralisert sted som er tilgjengelig i skyen, opprett prosjektdashbord for å kommunisere resultater, og administrere arbeidsflyter i teamet ditt.

Personer som jobber med innkjøp er detaljorienterte, ekspertstrateger og gode relasjonsledere, mens bedriftsledere reagerer på data. Kostnadsbesparelser er en viktig resultatindikator å kommunisere, men innkjøpsavdelingen kan tilby mer enn det. En avdeling med innkjøpsekspertise kan spille en avgjørende rolle i å validere innkjøpsavdelingen som en strategisk partner både i gode og dårlige tider.

Hvordan kan Unit4 hjelpe deg med å skape en avdeling for Innkjøpsekspertise?

Unit4 Source to Contract by Scanmarket legger det teknologiske grunnlaget for en avdeling med innkjøpsekspertise. Gi teamene dine en enhetlig plattform for alle innkjøpsaktivitetene. Bruk forhåndsdefinerte maler og automatiserte arbeidsflyter for å styrke alle i organisasjonen, slik at de kan inngå leverandøravtaler som støtter organisasjonens strategiske mål.

Hvis du vil se hva løsningene våre kan gjøre for deg, gå til sidene eAction, eRFx og Styring av leverandørrisiko og -ytelse, eller du kan klikke her for å bestille en demo.