Nyckelelementen i framgångsrik avtalshantering
Alla framgångsrika företag vet att hanteringen av leverantörskontrakt och resursplanering kan vara komplicerat om det inte finns ett välfungerade systemstöd på plats. Processen för att hantera kontrakt blir allt viktigare för företag som vill expandera och vara konkurrenskraftiga på den globala marknaden. Därför är det avgörande för företagets tillväxt.2]
När antalet leverantörer ökar inom ett företags ekosystem, blir behovet av effektiv avtalshantering allt viktigare. Mindre företag kan ofta hantera flera kontrakt och hela livscykeln på egen hand vid en expansion. Men för medelstora företag kan det bli en utmaning att hantera antalet kontrakt och expansionen samtidigt. Enligt IACCM kan bristande kontraktshantering leda till en årlig förlust av inkomster på cirka 9,2 %. Därför är det viktigt för företag som vill växa, verka och konkurrera på globala marknader att ha en solid plattform för avtalshantering.
Så, vilka är nyckelelementen för framgångsrik CLM?
Riskbedömning
Innan ett företag skriver avtal med en tredje part är det viktigt att bedöma de eventuella riskerna noggrant. Detta är viktigt för att upprätthålla en god relation med leverantörerna. Det kan vara skillnaden mellan framgångsrika avtal och avtal som kan skada verksamheten. Att ha en stabil plattform för att samla in information från specifika affärsdatakällor är avgörande.
Skapa avtal
Genom att använda standardiserat språk och fördefinierade avtalsmallar som kan anpassas efter specifika behov och uppdateras regelbundet, kan produktiviteten under avtalsskapandet öka och säkerställa att alla juridiska regelverk och bestämmelser uppfylls. Att ha ett bibliotek med standardiserade villkor och klausuler gör det enklare att identifiera avtal med särskilda riktlinjer, vilket leder till en smidigare avtalshantering längre fram i processen.
Signaturer
Med den avancerade teknik som finns tillgänglig idag överförs allt fler kontrakt till internet. Dessutom har klimatförändringarna blivit ett stort problem och många kunder föredrar nu att handla med företag som är mer miljövänliga och ansvarsfulla. Därför använder de flesta företag nu elektroniska signaturer istället. E-signaturer blir alltmer populära eftersom de hjälper till att påskynda godkännandeprocessen för avtal och lägger till en extra säkerhetsnivå.
Dokumentation
När ett avtal har förhandlats klart och undertecknats av alla parter behöver alla data och dokument lagras på säker och lätttillgänglig plats. Med den snabba teknikutvecklingen, har över 90 % av all data skapats under de senaste fem åren enligt Deloitte. Det är varken praktiskt eller effektivt att lagra informationen fysiskt eller i separata databaser som många verksamheter fortfarande gör idag. Mängden dokumentation och data som krävs för varje avtal är en av de största orsakerna till varför manuell hantering av avtal på stor skala inte fungerer. Risken för förlust och mänskliga misstag är hög om informationen är spridd över flera dokument- och webbplattformar. Det är också extremt ineffektivt för att säkerställa en hållbar affärstillväxt och ökad produktivitet.
Lösningen är att ha all dokumentation lagrad i en central databas. Detta ger enkel åtkomst och ger er bättre kontroll över avtalsprocessen. Detta minskar risken för mänskliga fel och förlust av avgörande dokumentation och data som potentiellt kan skada verksamhetens rykte och resultat.
En centraliserad databas är avgörande för att säkerställa att all information och dokumentation som rör avtal är både tillgängliga och säkra. Detta är särskilt viktigt med tanke på den nya personuppgiftsskyddsförordningen. En central databas är därför en väsentlig komponent för att uppnå inte bara en effektiv avtalshantering, utan också en hållbar verksamhet i sin helhet.
Granskning och övervakning
För att säkerställa framgång och minimera risken för rättstvister och böter är det viktigt att fortsätta övervaka den tredje parten efter att avtalet undertecknats och avtalsprocesserna avslutats. Regelbunden granskning minskar risken för bristande efterlevnad och skyddar verksamheten. Om denna process utförs manuellt kan det ta för mycket tid och påverka både ekonomin och produktiviteten negativt.
Organisationen kan öka produktiviteten och minska riskerna genom att ha kontroll över kontrakten och kontinuerligt övervaka KPI:er och analysera data. En centraliserad databas och automatiserad programvara kan underlätta insamling och analys av all data, vilket ger värdefull insikt om prestanda och områden som behöver förbättras. Med denna information kan företaget fatta välgrundade beslut om framtida avtal och strategier.
Implementering av programvara för avtalshantering
Även mindre företag kan ha behov för att hantera flera kontrakt samtidigt och programvara för hantering av avtal kan hjälpa till att göra detta mer tillförlitligt. Det kan också standardisera arbetsprocesser och språk, vilket förbättrar kommunikationen och samarbetet mellan avdelningar och partners. Systemet gör också kontroll och efterlevnad mindre komplex eftersom alla åtgärder spåras i granskningsloggarna, tillsammans med tidsstämplar och användarinformation. Automatiska varningar och rapporter minskar risken för förluster eller böter på grund av sena avtalsförnyelser eller bristande efterlevnad. Genom att integrera programvaran med befintliga system och anpassa funktioner efter behov, kan organisationer både spara tid och pengar.
Med hjälp av modern teknologi kan ni förbättra effektiviteten i verksamheten och med en avtalshanteringslösning på plats kan verksamheten skapa en tillförlitlig process. Avtalsprocessen kan förenklas med bland annat hjälp av funktioner för att skapa avtalsdokument, hantering av förpliktelser, bättre resursplanering och elektroniska signaturer. Allt detta kan ha stor effekt på organisationen.
Hur kan Unit4 Source to Contract från Scanmarket hjälpa din organisation?
Den 1 juni 2022 meddelade Unit4 sitt förvärv av Scanmarket. Läs pressmeddelandet för mer information om händelsen.
Läs mer om Unit4 Contract Lifecycle Management från Scanmarket och hur vi hjälper våra kunder att uppfylla sina mål och generera ett långsiktigt värde. Boka en kostnadsfri personlig demo nu och låt oss berätta om alla de fördelar vi kan ge din organisation.
