Elementen van succesvol Contract Lifecycle Management
Elk succesvol bedrijf weet dat Contract Lifecycle Management (CLM) en Resource Planning ingewikkeld kan zijn zonder een betrouwbaar systeem, en nu bedrijven zaken willen doen en concurreren op wereldmarkten, wordt technologie om de toenemende vraag naar zakelijke transacties aan te kunnen snel van vitaal belang voor groei.
Wanneer het aantal leveranciers in het ecosysteem van je bedrijf toeneemt, zijn er ook meer contracten om te beheren. Kleinere bedrijven kunnen misschien een hele levenscyclus van verschillende contracten beheren, maar middelgrote tot grote ondernemingen zouden moeite hebben om het aantal betrokken contracten op de juiste manier te beheren of een eventuele uitbreiding aan te kunnen. Volgens de IACCM gaat er jaarlijks ongeveer 9,2% van de omzet verloren door slecht CLM.
Wat zijn nu de belangrijkste elementen voor succesvol Contract Lifecycle Management?
Beoordeling van het risico
Voordat er contracten worden opgesteld, moet er een nauwkeurige beoordeling zijn van de risico's die een derde partij met zich kan meebrengen. Het uitvoeren van due diligence is cruciaal als je een succesvolle relatie met een leverancier wilt hebben. Het beschikken over een succesvol kader om de informatie te verzamelen die je nodig hebt uit specifieke gegevensbronnen voor jouw bedrijf, kan het verschil zijn tussen een succesvolle contractlevenscyclus of een contract dat je bedrijf schaadt.
Contractcreatie
Gestandaardiseerde taal en vooraf goedgekeurde contractsjablonen die kunnen worden geconfigureerd voor specifieke clausules en die regelmatig worden bijgewerkt, verbeteren de productiviteit bij het opstellen van contracten en helpt de naleving van wet- en regelgeving te waarborgen. Een bibliotheek van gestandaardiseerde termen en clausules kan helpen bij het identificeren van contracten die bepaalde bepalingen kunnen bevatten, wat bevorderlijk is voor je CLM verderop in het proces.
Handtekeningen
Met de huidige geavanceerde technologie worden contracten voortdurend online gezet, en omdat klimaatverandering een groot probleem is, worden veel klanten nu aangetrokken tot bedrijven die betere eco-certificaten hebben en 'groen' zijn. Dit betekent dat de meeste bedrijven papierloos worden. Elektronische handtekeningen worden steeds populairder om het goedkeuringsproces van contracten te versnellen en een extra beveiligingsniveau toe te voegen. Als je wilt dat je CLM succesvol wordt, kan software voor elektronische handtekeningen een enorm belangrijk element zijn voor de toekomst.
Documentatie
Als contracten eenmaal zijn onderhandeld en ondertekend door alle partijen, moeten alle bijbehorende gegevens en documenten worden opgeslagen op een toegankelijke maar veilige locatie. Deloitte heeft berekend dat 90% van alle data in de afgelopen vijf jaar zijn gecreëerd dankzij de snelle vooruitgang van de technologie en het bedrijfsleven. Als zodanig is het niet langer praktisch of efficiënt om informatie fysiek bij elkaar op te slaan, of zoals de meeste bedrijven nu doen, over verschillende databases. De hoeveelheid documentatie en gegevens die voor elk contract nodig is, vormt een groot deel van de reden waarom het handmatig beheren van overeenkomsten als systeem vaak tekortschiet. Het is logisch dat de kans op verlies en menselijke fouten groot is als al je informatie verspreid is over verschillende gedeelde locaties. Het is ook enorm inefficiënt als je probeert duurzame bedrijfsgroei en productiviteit te handhaven.
De oplossing is om al je documentatie op te slaan in een centraal archief. Dit maakt het makkelijker om toegang te krijgen, en door alle afzonderlijke documenten en informatie te verzamelen, kun je het contractproces beter beheren en het risico verminderen van menselijke fouten en verlies van cruciale documentatie en gegevens, wat de reputatie en inkomsten van je bedrijf kan schaden.
Op het gebied van naleving, met de nieuwe AVG in volle kracht, is het hebben van volledige controle over welke documentatie en gegevens worden opgeslagen gunstig voor het naleven van de regelgeving. Een centrale opslagplaats is dus een belangrijk element van niet alleen succesvol CLM, maar van je volledige bedrijf.
Controle en toezicht
Succesvol CLM houdt niet op bij de ondertekening van het contract of bij het proces waarvoor het contract is opgesteld. Het is essentieel om externe partijen voortdurend te controleren, zowel voor het succes van je bedrijf als om het risico op rechtszaken en boetes te beperken, die verwoestende financiële gevolgen kunnen hebben. Regelmatige audits en beoordelingen beschermen het bedrijf tegen niet-naleving en minimaliseren het risico. Als je dit proces echter handmatig uitvoert, dan kan de tijd die is gemoeid met de constante controle van elke individuele leverancier kostbaar zijn voor de financiën en de productiviteit.
Door het beheer van je contracten en resultaten niet uit het oog te verliezen, handmatig of met behulp van geautomatiseerde software, loop je minder kans het einde van contracten en verlengingen te missen. Door KPI's te gebruiken en operationele gegevens en workflows te analyseren, krijg je een compleet overzicht van verbeterpunten. Als je al je gegevens van processen op één plaats hebt, kan dit je bedrijf ook helpen bij het plannen van toekomstige overeenkomsten door mogelijke risico's voor externe partijen te voorspellen of problemen snel op te lossen, zoals knelpunten in het systeem of gemiste deadlines.
CLM-software implementeren
Hoewel het lijkt alsof software voor Contract Lifecycle Management alleen voordelen biedt voor grotere bedrijven met een groot aantal contracten, kunnen de functies en tools van de software vaak uiterst nuttig zijn voor andere bedrijven, ongeacht de omvang of het aantal contracten. De creatie van configureerbare contractsjablonen en gestandaardiseerd taalgebruik kan het doorgaans lange en eentonige werk van het opstellen van contracten veel sneller en gemakkelijker maken. Controles en naleving worden minder complex omdat elke actie in een CLM-systeem volledig wordt bijgehouden in de auditlogboeken, samen met een tijdstempel en de informatie van de gebruiker. Met aangepaste rapporten kan je operationele gegevens en workflows analyseren, en geautomatiseerde rapportage houdt essentiële informatie en mijlpalen met betrekking tot je contracten bij. Je kunt waarschuwingen op basis van triggers instellen voor deze mijlpalen en gebeurtenissen, zodat niets je ontgaat. De software kan worden geïntegreerd in bestaande ERP-systemen en je kunt de software ook configureren zodat je alleen de functies kunt implementeren die je bedrijf het meest nodig heeft. Hierdoor is het een waardevolle en kosteneffectieve oplossing.
Door de moderne ontwikkeling van de huidige technologie is er echt geen reden om geen CLM-software te implementeren om de efficiëntie van je bedrijf te verbeteren en aan de top te blijven. Als je bedrijf uitbreidt, beschik je al over een softwaresysteem voor het beheer van contracten en leveranciers. Vereenvoudiging van het contractproces met documentcreatie, beheer van verplichtingen, betere resourceplanning en elektronische handtekeningen kan echt een verschil maken voor je organisatie.
Hoe kan Unit4 Source to Contract by Scanmarket je organisatie helpen?
Op 1 juni kondigde Unit4 de overname van Scanmarket aan. Lees het persbericht voor meer informatie.
Kom meer te weten over de Unit4 Contract Lifecycle Management by Scanmarket-software en hoe we onze klanten helpen hun doelstellingen te bereiken die waarde op lange termijn genereren. Boek nu een gratis persoonlijke demo en dan vertellen we je welke voordelen we je organisatie kunnen bieden.
