Composantes d’une gestion réussie du cycle de vie des contrats

Comme le savent toutes les entreprises performantes, la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) et la planification des ressources peuvent s’avérer complexes en l’absence d’un système fiable. Et à l’heure où les entreprises veulent faire des affaires et affronter la concurrence sur les marchés mondiaux, la technologie permettant de maîtriser la demande grandissante de transactions commerciales devient rapidement cruciale pour leur croissance. 

L’augmentation du nombre de fournisseurs inclus dans l’écosystème de votre entreprise s’accompagne d’une augmentation du volume de contrats à gérer. Si les petites entreprises peuvent être en mesure de gérer l’ensemble du cycle de vie de plusieurs contrats, les moyennes et grandes entreprises pourraient avoir des difficultés à gérer correctement le volume de contrats concernés ou à faire face à une éventuelle augmentation de ce volume. Selon IACCM, la perte annuelle de revenus imputable à une mauvaise gestion des contrats est de l’ordre de 9,2 %.

Alors, quels sont les éléments essentiels d’une gestion réussie du cycle de vie des contrats ? 

Évaluation du risque

Avant d’établir un contrat, il convient d’évaluer avec précision le risque que peut représenter un tiers. Il est essentiel d’effectuer un contrôle préalable si vous espérez établir une relation fructueuse avec un fournisseur. La mise en place d’un cadre efficace, permettant la compilation des informations dont vous avez besoin à partir de sources de données spécifiques à votre entreprise, peut faire la différence entre un cycle de vie contractuel performant et un contrat qui porte préjudice à votre entreprise.

Création de contrats

Disposer d’un langage normalisé et de modèles de contrats pré-approuvés, pouvant être configurés en fonction de clauses spécifiques et régulièrement mis à jour, améliore la productivité lors de la rédaction des contrats et contribue à garantir la conformité à d’éventuelles restrictions légales ou réglementations. Une bibliothèque de conditions et clauses normalisées peut aider à identifier les contrats susceptibles d’inclure des dispositions particulières, ce qui facilitera le travail de votre équipe CLM à un stade ultérieur du processus.

Signatures

Grâce aux technologies avancées actuellement disponibles, les contrats sont continuellement transférés en ligne. A l’heure où le changement climatique devient un enjeu majeur, de nombreux clients sont attirés par les entreprises qui affichent de meilleures références écologiques et promeuvent une politique « verte ». Par conséquent, la plupart des entreprises adoptent désormais des procédures sans papier. Les signatures électroniques gagnent en popularité, permettant d’accélérer le processus d’approbation des contrats et d’ajouter un niveau de sécurité supplémentaire. Si vous souhaitez établir un processus CLM performant, un logiciel de gestion des signatures électroniques peut devenir un outil crucial à l’avenir.

Documentation

Lorsque les contrats ont été négociés et signés par toutes les parties, l’ensemble des données et documents correspondants doivent être stockés dans un emplacement accessible, mais sécurisé. Deloitte a calculé que 90 % de toutes les données ont été créées au cours des cinq dernières années, grâce aux progrès rapides de la technologie et des affaires. Par conséquent, il n’est désormais ni pratique, ni efficace de stocker les informations physiquement ou, comme le font désormais la plupart des entreprises, dans différentes bases de données. Le volume de documentation et de données requises pour chaque contrat explique en grande partie pourquoi la gestion manuelle des accords s’avère souvent inefficace. Le risque de perte et d’erreurs humaines est logiquement élevé lorsque toutes vos informations sont disséminées sur plusieurs sites de stockage de documents partagés. Par ailleurs, cette approche s’avère extrêmement inefficace si vous aspirez à préserver durablement la croissance et la productivité de votre entreprise.

La solution consiste à stocker l’ensemble de votre documentation dans un référentiel central. Cette approche améliore l’accessibilité, et en rassemblant l’ensemble des documents et informations individuels, vous pouvez contrôler plus étroitement le processus contractuel et réduire le risque d’erreur humaine et de perte de documents et données essentiels, qui pourrait porter atteinte à la réputation et au chiffre d’affaires de votre entreprise.

En termes de conformité, maintenant que le nouveau règlement RGPD est entré en vigueur, disposer d’un contrôle total de la documentation et des données stockées est avantageux pour préserver votre conformité aux réglementations. Un référentiel central est donc un élément essentiel de la réussite de votre processus CLM, mais également de votre entreprise dans son ensemble.

Audit et suivi

Une approche CLM performante ne s’arrête pas à la signature du contrat ou au processus associé à celui-ci. Il est essentiel d’auditer en permanence vos tiers, à la fois pour préserver le succès de votre entreprise et pour réduire le risque de litiges et d’amendes, dont les conséquences financières peuvent être dévastatrices. Des audits et des examens réguliers protègent l’entreprise contre les incidents liés à la non-conformité et permettent de minimiser les risques. Cependant, si vous effectuez ce processus manuellement, le temps nécessaire à la surveillance continue de chaque fournisseur peut s’avérer coûteux en termes de finances et de productivité.

La gestion continue de vos contrats et de leurs résultats, qu’elle soit effectuée manuellement ou avec un logiciel automatisé, réduit le risque de manquer les dates d’échéance et de renouvellement des contrats. L’utilisation d’indicateurs clés de performance et l’analyse des données opérationnelles et des flux de travail vous assurent de disposer d’une vue d’ensemble complète des aspects pouvant être améliorés. Avoir accès à toutes les données concernant vos processus dans un emplacement unique peut également aider votre entreprise à planifier des accords futurs en anticipant les éventuels risques liés à des tiers ou en résolvant rapidement les problèmes, tels que les goulets d’étranglement dans le système ou les délais non respectés.

La mise en œuvre d’un logiciel CLM

Bien que le déploiement d’un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats puisse ne sembler être bénéfique qu’aux grandes entreprises disposant d’une multitude de contrats, les fonctionnalités et outils de ce logiciel peuvent souvent être extrêmement utiles à une entreprise, quelle que soit sa taille ou le nombre de contrats qu’elle gère. La création de modèles de contrats configurables et d’un langage normalisé peut accélérer et faciliter la rédaction des contrats, une tâche habituellement longue et fastidieuse. Les audits et la conformité deviennent moins complexes, car chaque action effectuée dans un système CLM est entièrement tracée dans les journaux d’audit, avec un horodatage et les informations de l’utilisateur. Les rapports personnalisés vous permettent d’analyser les données opérationnelles et les flux de travail, tandis que les rapports automatisés permettent le suivi des informations et des échéances essentielles concernant vos contrats. Vous pouvez définir, pour ces échéances et événements, des alertes basées sur des déclencheurs, afin de n’omettre aucun détail. Le logiciel peut être intégré dans des systèmes ERP existants, et vous pouvez également le configurer afin de mettre en œuvre uniquement les fonctionnalités les plus essentielles pour votre entreprise. Il s’agit donc d’une solution précieuse et rentable.

Grâce aux progrès accomplis par la technologie moderne, il n’y a vraiment aucune raison de ne pas déployer un logiciel CLM pour améliorer l’efficacité de vos activités et garantir les performances de votre entreprise. Si votre entreprise se développe, vous disposerez déjà d’un système logiciel de gestion indispensable pour maîtriser l’augmentation du nombre de contrats et de fournisseurs. La simplification des processus contractuels grâce à la création de documents, la gestion des engagements et une meilleure planification des ressources, ainsi qu’à la gestion des signatures électroniques peut vraiment faire la différence pour votre organisation.

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