Det du trenger for vellykket CLM
Alle vellykkede virksomheter vet at CLM (Contract Lifecycle Management) og ressursplanlegging kan være komplekst hvis man ikke har et solid system på plass. Bedrifter som ønsker å drive virksomhet og konkurrere i globale markeder, er avhengige av teknologi for å håndtere den økende etterspørselen etter forretningstransaksjoner. Dette gjør teknologi stadig viktigere.
Etter hvert som det blir flere leverandører i bedriftens økosystem, øker også behovet for effektiv kontraktsstyring. Små bedrifter kan administrere en hel kontraktlivssyklus for flere kontrakter med flere leverandører å samarbeide med, men mellomstore bedrifter vil slite med å håndtere antallet kontrakter med flere leverandører i porteføljen sin. I følge IACCM (International Association for Contract and Commercial Management) kan dårlig CLM føre til en årlig tapt inntekt på rundt 9,2%. Derfor er det viktig for bedrifter som ønsker å vokse, drive virksomhet og konkurrere i globale markeder, å ha et solid system for kontraktsstyring.
Så, hva er nøkkelelementene for vellykket CLM?
Risikovurdering
Før en bedrift inngår kontrakter med tredjeparter, er det nødvendig å grundig vurdere risikoene disse kan utgjøre. Dette er avgjørende for å sikre et godt forhold til leverandørene. Å ha et solid rammeverk for å samle informasjon fra bedriftsspesifikke datakilder er forskjellen mellom en vellykket kontraktlivssyklus og en kontrakt som kan skade virksomheten.
Kontraktopprettelse
For å sikre effektiv kontraktsadministrasjon, er det avgjørende å ha et standardisert språk og forhåndsgodkjente kontraktmaler som kan tilpasses til bestemte klausuler og oppdateres jevnlig. Dette vil øke produktiviteten i kontraktsopprettelsen og sikre overholdelse av juridiske og forskriftsmessige bestemmelser. Videre kan et bibliotek med standardiserte vilkår og klausuler hjelpe til med å identifisere kontrakter med spesifikke bestemmelser for å forbedre CLM -prosessen.
Signaturer
Med den avanserte teknologien som er tilgjengelig i dag, blir stadig flere kontrakter elektroniske. I tillegg er klimaendringer blitt et stort problem, og mange kunder foretrekker nå å handle med bedrifter som er mer miljøvennlige og ansvarlige. Dette innebærer at de fleste bedrifter nå legger bort papir fullstendig og i stedet benytter seg av elektroniske signaturer. E-signaturer blir stadig mer populære, da de bidrar til å akselerere godkjenningsprosessen for kontrakter og legger til et ekstra sikkerhetsnivå. Hvis du ønsker å oppnå suksess med CLM, kan det være viktig å bruke programvare for e-signaturer i fremtiden.
Dokumentasjon
Etter at kontraktene er forhandlet og signert, er det viktig å oppbevare all tilknyttet data og dokumentasjon på et sikkert og tilgjengelig sted. Med den økende utviklingen av teknologi og forretninger, er det nå mer data som blir opprettet enn noensinne. Derfor er det ikke lenger praktisk å lagre all informasjon sammen fysisk eller i flere databaser. Administrering av kontrakter manuelt kan også være ineffektivt, spesielt når det gjelder å opprettholde bærekraftig forretningsvekst og produktivitet. Det er viktig å ha en systematisk tilnærming til kontraktadministrasjon og bruk av teknologi for å sikre at all tilknyttet informasjon er samlet på ett sted og kan enkelt hentes frem ved behov. Dette vil bidra til å redusere risikoen for tap og menneskelige feil og forbedre effektiviteten til CLM.
Løsningen er å ha all dokumentasjonen lagret i en sentral database. Dette gir enkel tilgang og du får bedre kontroll over kontraktsprosessen. Dermed reduseres risikoen for menneskelige feil samt tap av avgjørende dokumentasjon og data som potensielt kan skade bedriftens omdømme og inntekter.
En sentralisert database er avgjørende for å sikre at alle data og dokumenter knyttet til kontrakter er tilgjengelige og sikre. Dette er spesielt viktig med tanke på personvernforordningen som nå er på plass. Derfor er en sentral database et viktig element, ikke bare for vellykket CLM, men også for hele bedriften.
Kontroll og overvåking
Effektiv CLM omfatter ikke bare prosessen med å signere en kontrakt eller prosessen som kontrakten er ment for, men også kontinuerlig overvåkning av tredjeparter. Dette er avgjørende for bedriftens suksess og for å redusere risikoen for søksmål og bøter, som kan ha alvorlige økonomiske konsekvenser. Regelmessige kontroller og gjennomganger er nødvendige for å beskytte bedriften mot manglende overholdelse og for å minimere risiko. Imidlertid kan manuell overvåkning av hver enkelt leverandør ta opp mye tid og påvirke økonomien og produktiviteten negativt.
Ved å ha kontroll over kontraktene og kontinuerlig overvåke KPI-er og analyse av data, kan bedriften øke produktiviteten og redusere risikoene. En sentralisert database og automatisert programvare kan hjelpe bedriften med å samle inn og analysere all data på en effektiv måte, og gi verdifull innsikt i ytelse og forbedringsområder. Med denne informasjonen kan bedriften også ta mer informerte beslutninger når det gjelder fremtidige avtaler og strategier.
Implementering CLM-programvare
Det kan virke som om CLM-programvare gir fordeler for større bedrifter med mange kontrakter. Men selv små bedrifter kan ha behov for å administrere flere kontrakter samtidig, og programvaren kan gjøre dette mer pålitelig. Det kan også hjelpe med å standardisere arbeidsprosesser og språk, som igjen kan bidra til å forbedre kommunikasjonen og samarbeidet mellom forskjellige avdelinger og partnere. Samtidig blir kontroll og overholdelse mindre komplekst ettersom alle handlinger som gjøres i et CLM-system, spores fullstendig i revisjonsloggene, sammen med tidsstempler og brukerinformasjon. Med automatiserte varsler og rapporter kan programvaren også bidra til å redusere risikoen for tap eller bøter på grunn av forsinkede kontraktsforlengelser eller manglende overholdelse. Og ved å integrere programvaren med eksisterende systemer og tilpasse funksjonene etter behov, kan bedrifter spare tid og penger på administrasjonen av kontrakter og tredjeparter.
Moderne teknologiutvikling gir deg muligheten til å implementere CLM-programvare og forbedre effektiviteten i bedriften din. Ved å ha et programvaresystem for administrasjon på plass, kan bedriften håndtere utvidelser av kontrakter og flere leverandører når den vokser. Kontraktsprosessen kan forenkles ved hjelp av funksjoner som dokumentopprettelse, administrering av forpliktelser, bedre ressursplanlegging og elektroniske signaturer. Dette kan ha en betydelig innvirkning på organisasjonen din.
Hvordan kan Unit4 Source to Contract fra Scanmarket hjelpe organisasjonen din?
1. juni kunngjorde Unit4 oppkjøpet av Scanmarket. Les alt om det i pressemeldingen.
Lær mer om Unit4 CLM-programvare fra Scanmarket og hvordan vi hjelper kundene våre med å nå målsettinger som genererer langsiktig verdi. Bestill en gratis, personlig demo nå, så kan vi hjelpe deg med å dra nytte av fordelene vi kan gi organisasjonen din.
